Система управления бронированиями позволяет организовать весь процесс онлайн-бронирования ваших услуг. Вы можете легко просматривать и редактировать расписание, подтверждать или отменять заявки клиентов, а также автоматически отправлять уведомления о статусе бронирования. Это отличный способ минимизировать ошибки и повысить удовлетворенность клиентов.
Автоматизация записи и исключение ошибок
- Подбор свободных слотов. Система в реальном времени показывает доступные интервалы для записи с учётом расписания компании, занятости сотрудников и особенностей каждой услуги. Это устраняет проблему дублированных или пересекающихся бронирований.
- Учет типа и длительности услуг. Для каждой услуги можно задать её продолжительность, а также выбрать сотрудников, компетентных в её выполнении. Таким образом, система автоматически подбирает оптимальное время, чтобы клиенту не приходилось ждать, а специалист не простаивал без дела.
- Фиксация данных клиента. При бронировании сохраняются контактные и личные данные клиента. Это упрощает повторные записи и помогает быстро находить информацию об истории взаимодействия.
Оптимизация графика и контроль загрузки
- Планирование работы сотрудников. Вы можете задать индивидуальный график для каждого специалиста, а система будет автоматически распределять записи, учитывая доступное время и желаемую загруженность.
- Отчёты о загруженности. Для анализа эффективности и планирования расширения штата доступны наглядные отчёты о количестве бронирований, занятости сотрудников и популярности услуг.
- Снижение административной нагрузки. Сотрудники и администраторы тратят меньше времени на ручной учёт записей и звонки. За счёт этого высвобождаются ресурсы для более продуктивной деятельности.
Работа с клиентами: история и предпочтения
- Хранение истории заказов. Вся история обращений клиента — какие услуги он заказывал, когда посещал, к какому сотруднику записывался — сохраняется в системе. Это помогает формировать индивидуальный подход к каждому клиенту.
- Анализ предпочтений. Зная предпочтения клиентов, вы сможете предлагать им релевантные акции и дополнительные услуги, тем самым повышая лояльность и увеличивая продажи.
- Быстрый поиск и повторные записи. Упростите процесс повторного бронирования: система «помнит» данные клиента, поэтому повторная запись занимает считанные секунды.
Уведомления и напоминания
- Оповещения сотрудников. Специалисты получают автоматические уведомления о новых бронированиях и изменениях в расписании. Это исключает риск пропущенных записей и двойных бронирований.
- Напоминания клиентам. Система отправляет клиентам SMS уведомления о предстоящих визитах. Благодаря этому снижается число опозданий и отмен в последний момент.
- Гибкая настройка. Вы можете настроить время и частоту отправки уведомлений, а также выбрать каналы для напоминаний и подтверждений записи.
Почему онлайн-формат повышает эффективность
- Доступность 24/7. Ваши клиенты могут записаться на услугу в любое удобное время, даже когда офис уже закрыт.
- Привлечение новых клиентов. Удобство онлайн-записи становится важным конкурентным преимуществом, помогая расширить клиентскую базу.
- Уменьшение нагрузки на персонал. У сотрудников и администраторов высвобождается время: они могут сосредоточиться на обслуживании клиентов, а не на рутинном ведении бумажных журналов.
Управление бронированием автоматизирует рутинные процессы, помогает контролировать загрузку компании и обеспечивает удобство записи для клиентов. Это лишь одна из возможностей системы SmartBook, позволяющая оптимизировать вашу деятельность и повысить качество обслуживания. Благодаря ей вы экономите время, избегаете ошибок при планировании и создаёте условия для роста лояльности клиентов.
Частые вопросы
В карточке заявки доступны действия «Подтвердить» и «Отменить». После смены статуса система сразу обновляет расписание и отправляет клиенту уведомление о результате.
Да. Запись можно перенести перетаскиванием в календаре или через действие «Изменить». История полностью сохраняется, а клиенту автоматически отправляется уведомление об изменении.
SmartBook в реальном времени сверяет занятость сотрудников, рабочие часы и длительность услуг. При попытке пересечения слот блокируется и предлагаются доступные альтернативы.
Сотрудники получают уведомления о новых и изменённых записях, клиенты — подтверждения и напоминания о визитах. Каналы и сроки отправки настраиваются, поддерживаются напоминания за заданное число часов или дней.
Да. Можно задать, за сколько дней вперёд доступна запись, минимальное время до визита и буферы до/после услуги. Это помогает выровнять нагрузку и избежать накладок.
В отчётах доступны показатели по количеству бронирований, загрузке сотрудников, популярности услуг и уровню неявок. Данные можно выгружать в Excel, PDF и CSV для дальнейшего анализа.