Das Buchungsmanagementsystem ermöglicht es, den gesamten Prozess der Online-Buchung für Ihre Dienstleistungen zu organisieren. Sie können mühelos Zeitpläne einsehen und bearbeiten, Anfragen von Kunden bestätigen oder stornieren und automatisch Benachrichtigungen über den Buchungsstatus senden. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Fehler zu minimieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Automatisierung von Buchungen und Fehlervermeidung
- Auswahl verfügbarer Zeitfenster. Das System zeigt in Echtzeit verfügbare Zeitfenster an, unter Berücksichtigung des Unternehmensplans, der Verfügbarkeit des Personals und der Eigenschaften jeder Dienstleistung. Dies verhindert Doppelbuchungen oder Überschneidungen.
- Berücksichtigung von Art und Dauer der Dienstleistungen. Für jede Dienstleistung können Sie die Dauer festlegen und qualifiziertes Personal zuweisen. Das System wählt automatisch die optimale Zeit aus, sodass Kunden nicht warten müssen und Fachkräfte nicht untätig sind.
- Erfassung von Kundendaten. Bei der Buchung werden die Kontakt- und persönlichen Daten des Kunden gespeichert. Dies erleichtert Folge-Buchungen und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die Kundenhistorie.
Optimierung des Zeitplans und Arbeitslastkontrolle
- Planung der Arbeitszeiten des Personals. Sie können individuelle Zeitpläne für jede Fachkraft festlegen, und das System verteilt die Buchungen automatisch basierend auf Verfügbarkeit und gewünschter Auslastung.
- Berichte zur Arbeitsauslastung. Visuelle Berichte zur Anzahl der Buchungen, der Arbeitsauslastung des Personals und der Beliebtheit der Dienstleistungen sind verfügbar, um die Effizienz zu analysieren und die Expansion zu planen.
- Reduzierung des Verwaltungsaufwands. Mitarbeiter und Administratoren verbringen weniger Zeit mit der manuellen Verwaltung von Buchungen und Anrufen, wodurch Ressourcen für produktivere Aufgaben freigesetzt werden.
Kundenmanagement: Historie und Präferenzen
- Speicherung der Buchungshistorie. Die gesamte Historie der Kundeninteraktionen — welche Dienstleistungen sie in Anspruch genommen haben, wann sie besucht haben und welchem Fachpersonal sie zugewiesen wurden — wird im System gespeichert. Dies ermöglicht einen individuellen Ansatz für jeden Kunden.
- Analyse von Vorlieben. Indem Sie die Vorlieben Ihrer Kunden kennen, können Sie ihnen relevante Aktionen und zusätzliche Dienstleistungen anbieten, wodurch die Loyalität gesteigert und der Umsatz erhöht wird.
- Schnellsuche und Folge-Buchungen. Vereinfachen Sie den Prozess der Folge-Buchungen: Das System "merkt" sich die Kundendaten, wodurch eine erneute Buchung in wenigen Sekunden abgeschlossen werden kann.
Benachrichtigungen und Erinnerungen
- Benachrichtigungen für das Personal. Fachkräfte erhalten automatische Benachrichtigungen über neue Buchungen und Änderungen in ihrem Zeitplan. Dies verhindert verpasste Termine und Doppelbuchungen.
- Erinnerungen für Kunden. Das System sendet SMS-Erinnerungen an Kunden über bevorstehende Termine. Dadurch wird die Anzahl der verspäteten Ankünfte und kurzfristigen Absagen reduziert.
- Flexible Einstellungen. Sie können den Zeitpunkt und die Häufigkeit der Benachrichtigungen anpassen sowie die Kanäle für Erinnerungen und Buchungsbestätigungen auswählen.
Warum das Online-Format die Effizienz steigert
- Verfügbarkeit rund um die Uhr. Ihre Kunden können Dienstleistungen zu jeder beliebigen Zeit buchen, auch wenn Ihr Büro geschlossen ist.
- Gewinnung neuer Kunden. Der Komfort von Online-Buchungen wird zu einem wichtigen Wettbewerbsvorteil, der Ihnen hilft, Ihre Kundenbasis zu erweitern.
- Reduzierung der Arbeitsbelastung des Personals. Ihre Mitarbeiter und Administratoren sparen Zeit und können sich stärker auf den Kundenservice konzentrieren, anstatt auf routinemäßige Verwaltungsaufgaben.
Das Buchungsmanagement automatisiert routinemäßige Prozesse, hilft bei der Überwachung der Arbeitslast des Unternehmens und stellt Komfort für die Kunden sicher. Dies ist nur eine der vielen Funktionen des SmartBook-Systems, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Abläufe zu optimieren und die Servicequalität zu verbessern. Es hilft Ihnen, Zeit zu sparen, Planungsfehler zu vermeiden und die Voraussetzungen für eine stärkere Kundenbindung zu schaffen.
Häufig gestellte Fragen
In der Buchungskarte stehen die Aktionen „Bestätigen“ und „Stornieren“ zur Verfügung. Nach einer Statusänderung aktualisiert das System sofort den Zeitplan und sendet dem Kunden eine Benachrichtigung über das Ergebnis.
Ja. Eine Buchung kann im Kalender per Drag & Drop verschoben oder über die Aktion „Bearbeiten“ geändert werden. Der gesamte Verlauf bleibt erhalten und der Kunde wird automatisch über die Änderung informiert.
SmartBook überprüft in Echtzeit die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, Arbeitszeiten und die Dauer der Dienstleistungen. Bei Konflikten wird der Zeitraum blockiert und alternative Zeiten werden vorgeschlagen.
Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen über neue oder geänderte Buchungen, während Kunden Bestätigungen und Terminerinnerungen erhalten. Kanäle und Versandzeitpunkte sind konfigurierbar, und Erinnerungen können Stunden oder Tage im Voraus gesendet werden.
Ja. Sie können festlegen, wie viele Tage im Voraus gebucht werden kann, die minimale Vorlaufzeit vor einem Termin sowie Pufferzeiten vor oder nach einer Dienstleistung. Dies hilft, die Arbeitsbelastung auszugleichen und Überschneidungen zu vermeiden.
Berichte zeigen die Anzahl der Buchungen, die Mitarbeiterbelastung, die Beliebtheit der Dienstleistungen und die No-Show-Rate. Die Daten können zur weiteren Analyse in Excel, PDF oder CSV exportiert werden.