SmartBook ist ein praktisches und flexibles Tool, mit dem Sie die Arbeit Ihres Teams effektiv organisieren und die Auslastung jedes Mitarbeiters kontrollieren können. Das System bietet Werkzeuge für die Mitarbeiterverwaltung: Hinzufügen neuer Benutzer, Zuweisung von Rollen und Zugriffsrechten sowie Überwachung der Arbeitspläne jedes Mitarbeiters. Sie können deren Auslastung einsehen und Schichten planen, um die Produktivität des Teams zu verbessern.
Aufgaben, die „Mitarbeiterverwaltung“ löst
- Zentralisiert Personaldaten: Mitarbeiterkarten, Kontakte, Rollen, Fähigkeiten und Zugriffe — alles an einem Ort.
- Synchronisiert Zeitpläne: Schichten, individuelle Arbeitszeiten, Urlaub/Krankheit mit automatischem Ausschluss nicht verfügbarer Zeitfenster.
- Steigert die Auslastung ohne „Leerlaufzeiten“: Servicedauer und Intervallzeiten werden automatisch im Buchungsraster berücksichtigt.
- Reduziert manuelle Vorgänge: Telegram/SMS-Benachrichtigungen, schnelle Änderungen, Verschiebungen und Massenaktionen.
- Bietet eine Management-Übersicht: Umsatz, Effizienz, Service-Popularität, Wiederholungsbesuche — pro Mitarbeiter und Zeitraum.
Für wen es besonders nützlich ist
Schönheitssalons und Barbershops, Fitnessstudios und Trainer, Kliniken und Privatpraxen, Autowerkstätten und mobile Dienstleister – überall, wo es Personal, Zeitpläne und Terminbuchungen gibt.
Erstellung und Konfiguration von Profilen
Fügen Sie die erforderliche Anzahl von Mitarbeitern hinzu und weisen Sie ihnen Dienstleistungen mit individuellen Preisen und Dauern zu. Selbst derselbe Service kann je nach Qualifikationsniveau des Mitarbeiters unterschiedlich lange dauern und verschieden kosten. Auf Grundlage dieser Daten erstellt das System automatisch individuelle Buchungsintervalle für jeden Mitarbeiter, um die Zeit möglichst effizient zu nutzen.
Differenzierter Zugriff
Geben Sie den Mitarbeitern ein persönliches Login und Passwort und weisen Sie ihnen eine Rolle zu:
- Administrator – vollständiger Zugriff auf alle Einstellungen und Bereiche.
- Manager – Verwaltung von Buchungen, Aufgaben und Berichten für das gesamte Team.
- Mitarbeiter – Zugriff auf den eigenen Kalender, Möglichkeit, Kunden einzutragen und Benachrichtigungen zu erhalten (auch über Telegram).
Rollen und Zugriffsrechte
| Aktion | Administrator | Manager | Mitarbeiter |
|---|---|---|---|
| Alle Buchungen anzeigen | Ja | Ja | Nur eigene |
| Zeitpläne ändern | Alle | Team | Eigene (wenn erlaubt) |
| Dienstleistungen/Preise/Dauer zuweisen | Ja | Ja (innerhalb des Teams) | Nein |
| Zugriff auf Berichte und Analysen | Vollständig | Teambezogen | Eigene Übersicht |
| Telegram/SMS-Benachrichtigungen | Ja | Ja | Ja |
| Verwaltung von Zugängen und Rollen | Ja | Nein | Nein |
Die fein abgestimmte Rechteverwaltung hilft, das Prinzip des minimal notwendigen Zugriffs einzuhalten und die Datensicherheit zu erhöhen.
Individueller Zeitplan
Für jeden Mitarbeiter kann ein eigener Zeitplan festgelegt werden – nach Wochentagen, Schichten oder festen Daten. Das System erleichtert auch die Planung von Urlaub und Krankheitszeiten: Während dieser Zeiträume wird die Buchung automatisch blockiert.
Sofortige Benachrichtigungen
Der Mitarbeiter wird stets über neue Termine, geänderte oder stornierte Buchungen informiert – dank sofortiger Benachrichtigungen. Bei Bedarf kann er seinen eigenen Zeitplan anpassen oder einen Termin für einen Kunden hinzufügen.
Analysen und Berichte
Verfolgen Sie die Leistung jedes Mitarbeiters: Anzahl der Buchungen, Einnahmen, Dienstleistungen und Kunden. Statistiken sind für jeden Zeitraum verfügbar und können nach Status, Dienstleistung oder Kunde segmentiert werden.
Praktische Anwendungsfälle
- Beauty-Salon: Der Stylist arbeitet in 2 Schichten; Färben – 120 Minuten, Haarschnitt – 45 Minuten; das Raster zeigt nur gültige Slots und vermeidet „Leerlaufzeiten“.
- Fitnessstudio: Der Trainer führt Gruppentrainings laut Zeitplan und individuelle Sitzungen in der verbleibenden Zeit durch; Urlaub blockiert automatisch Buchungen.
- Klinik: Unterschiedliche Rollen (Admin/Manager/Arzt), Telegram-Benachrichtigungen für Ärzte, Berichte nach Dienstleistungen und Patienten für den Zeitraum.
Wie man einen Mitarbeiter hinzufügt und Dienstleistungen zuweist — Schritt für Schritt
- Öffnen Sie den Abschnitt Mitarbeiter → Mitarbeiter hinzufügen und füllen Sie das Formular aus: Name, Kontaktinformationen, Rolle und Anmeldedaten (optional).
- Weisen Sie die angebotenen Dienstleistungen zu: Geben Sie Preis, Dauer und Intervallregeln an.
- Richten Sie den Zeitplan ein: nach Wochentagen, Schichten oder bestimmten Daten. Markieren Sie Urlaube oder Krankheitszeiten.
- Aktivieren Sie Benachrichtigungen (Telegram/SMS), damit der Mitarbeiter sofort über neue Buchungen und Änderungen informiert wird.
- Speichern Sie — der Mitarbeiter erscheint im Kalender, und Kunden sehen verfügbare Zeitfenster entsprechend den festgelegten Parametern.