SmartBook est un outil pratique et flexible qui vous permet d’organiser efficacement le travail de votre équipe et de contrôler la charge de chaque employé. Le système fournit des outils pour la gestion du personnel : ajout de nouveaux utilisateurs, attribution de rôles et de droits d’accès, et contrôle des horaires de chaque employé. Vous pouvez consulter leur charge de travail et planifier les équipes afin d’améliorer la productivité.
Les tâches résolues par « Gestion du personnel »
- Centralise les données RH : fiches du personnel, contacts, rôles, compétences et accès — tout au même endroit.
- Synchronise les plannings : équipes, horaires individuels, congés/maladies avec exclusion automatique des créneaux indisponibles.
- Augmente l’occupation sans « trous » : la durée des services et les intervalles sont automatiquement pris en compte dans la grille de réservation.
- Réduit les tâches manuelles : notifications Telegram/SMS, modifications rapides, décalages et actions groupées.
- Offre une vision managériale : chiffre d’affaires, efficacité, popularité des services, visites récurrentes — par employé et par période.
Pour qui c’est particulièrement utile
Salons de beauté et barbiers, clubs de fitness et entraîneurs, cliniques et pratiques privées, ateliers automobiles et prestataires à domicile — partout où il y a du personnel, des plannings et des rendez-vous programmés.
Création et configuration des profils
Ajoutez le nombre nécessaire d’employés et assignez-leur des services avec des prix et des durées personnalisés. Même un même service peut prendre des durées différentes et coûter différemment selon le niveau de compétence de l’employé. À partir de ces données, le système génère automatiquement des intervalles individuels de réservation pour chaque employé afin d’utiliser leur temps de la manière la plus efficace.
Accès différencié
Fournissez aux employés un identifiant et un mot de passe personnels, puis attribuez-leur un rôle :
- Administrateur — accès complet à tous les paramètres et sections.
- Manager — gestion des réservations, des tâches et des rapports pour toute l’équipe.
- Employé — accès à son planning personnel, possibilité d’ajouter des clients et de recevoir des notifications (y compris via Telegram).
Rôles et droits d’accès
| Action | Administrateur | Manager | Employé |
|---|---|---|---|
| Voir toutes les réservations | Oui | Oui | Seulement les siennes |
| Modifier les plannings | Tous | Équipe | Personnel (si autorisé) |
| Attribuer services/prix/durée | Oui | Oui (au sein de l’équipe) | Non |
| Accès aux rapports et analyses | Complet | Par équipe | Résumé personnel |
| Notifications Telegram/SMS | Oui | Oui | Oui |
| Gestion des accès et des rôles | Oui | Non | Non |
Une configuration fine des droits aide à respecter le principe du moindre privilège et renforce la sécurité des données.
Planning individuel
Chaque employé peut avoir son propre emploi du temps — par jour de la semaine, par équipe ou à des dates spécifiques. Le système permet également de planifier facilement les congés et arrêts maladie : les réservations sont automatiquement bloquées pendant ces périodes.
Notifications instantanées
L’employé sera toujours informé des nouvelles réservations, des modifications ou des annulations grâce aux alertes instantanées. Si nécessaire, il peut ajuster son propre planning ou ajouter un rendez-vous pour un client.
Analyse et rapports
Suivez la performance de chaque employé : nombre de réservations, revenus, services et clients. Les statistiques sont disponibles pour toute période, avec la possibilité de segmenter les données par statut, service ou client.
Scénarios pratiques
- Salon de beauté : le coiffeur travaille en 2 équipes ; coloration — 120 minutes, coupe — 45 minutes ; la grille montre uniquement les créneaux valides, sans « trous ».
- Club de fitness : l’entraîneur donne des cours collectifs selon le planning et des séances individuelles pendant le temps libre ; les congés bloquent automatiquement les réservations.
- Clinique : différents rôles (admin/manager/médecin), notifications Telegram pour les médecins, rapports par services et patients sur la période.
Comment ajouter un employé et attribuer des services — étape par étape
- Ouvrez la section Employés → Ajouter un employé et remplissez la fiche : nom, coordonnées, rôle et identifiants d’accès (facultatif).
- Attribuez les services proposés : indiquez le prix, la durée et les règles d’intervalle.
- Configurez le planning : par jour de la semaine, par équipe ou pour des dates spécifiques. Marquez les congés et arrêts maladie.
- Activez les notifications (Telegram/SMS) afin que l’employé reçoive rapidement les nouvelles réservations et modifications.
- Enregistrez — l’employé apparaîtra dans la grille de planning et les clients verront les créneaux disponibles selon les paramètres définis.