SmartBook es una herramienta práctica y flexible que te permite organizar eficazmente el trabajo del equipo y controlar la carga de cada empleado. El sistema ofrece herramientas para la gestión del personal: añadir nuevos usuarios, asignar roles y permisos de acceso, y controlar el horario de cada empleado. Puedes visualizar su carga de trabajo y planificar los turnos para mejorar la productividad del equipo.
Tareas que resuelve “Gestión de empleados”
- Centraliza los datos del personal: fichas de empleados, contactos, roles, habilidades y accesos, todo en un solo lugar.
- Sincroniza los horarios: turnos, horarios individuales, vacaciones/bajas médicas con exclusión automática de los intervalos no disponibles.
- Aumenta la ocupación sin “ventanas vacías”: la duración de los servicios y los intervalos de tiempo se consideran automáticamente en la cuadrícula de reservas.
- Reduce las operaciones manuales: notificaciones por Telegram/SMS, cambios rápidos, reprogramaciones y operaciones masivas.
- Proporciona una visión gerencial: ingresos, eficiencia, popularidad de los servicios, visitas repetidas, por empleado y por período.
Quién lo encuentra especialmente útil
Salones de belleza y barberías, gimnasios y entrenadores, clínicas y prácticas privadas, talleres de automóviles y técnicos móviles — en cualquier lugar donde haya personal, horarios y reservas por tiempo.
Creación y configuración de perfiles
Añade el número necesario de empleados y asígnales servicios con precios y duraciones individuales. Incluso el mismo servicio puede requerir diferentes tiempos y tener distintos precios según el nivel de experiencia del empleado. Basándose en estos datos, el sistema genera automáticamente intervalos personalizados para las reservas de cada empleado, utilizando su tiempo de forma más eficiente.
Acceso diferenciado
Proporciona a los empleados un inicio de sesión y contraseña personales, y asigna un rol:
- Administrador — acceso completo a todas las configuraciones y secciones.
- Gerente — gestión de reservas, tareas e informes para todo el equipo.
- Empleado — acceso a su horario personal, posibilidad de registrar clientes y recibir notificaciones (incluido a través de Telegram).
Roles y permisos de acceso
| Acción | Administrador | Gerente | Empleado |
|---|---|---|---|
| Ver todas las reservas | Sí | Sí | Solo las propias |
| Modificar horarios | Todos | Equipo | Propio (si está permitido) |
| Asignar servicios/precios/duración | Sí | Sí (dentro del equipo) | No |
| Acceso a informes y analítica | Completo | Del equipo | Resumen personal |
| Notificaciones Telegram/SMS | Sí | Sí | Sí |
| Gestión de accesos y roles | Sí | No | No |
La configuración detallada de permisos ayuda a seguir el principio de acceso mínimo necesario y mejora la seguridad de los datos.
Horario individual
Cada empleado puede tener su propio horario — por días de la semana, turnos o fechas específicas. El sistema también facilita la planificación de vacaciones y bajas médicas: durante estos periodos, las reservas se bloquean automáticamente.
Notificaciones instantáneas
El empleado siempre estará al tanto de nuevas reservas, cambios o cancelaciones gracias a las notificaciones instantáneas. Si es necesario, puede ajustar su horario o añadir una cita para un cliente.
Analítica e informes
Supervisa la eficiencia de cada empleado: número de reservas, ingresos, servicios y clientes con los que trabaja. Para cualquier periodo se dispone de estadísticas con posibilidad de segmentar los datos por estado de operación, servicios específicos o clientes.
Escenarios prácticos
- Salón de belleza: el estilista trabaja en 2 turnos; coloración — 120 minutos, corte — 45 minutos; la cuadrícula muestra solo intervalos válidos, eliminando las “ventanas vacías”.
- Gimnasio: el entrenador imparte clases grupales según el horario y sesiones individuales en el tiempo libre; las vacaciones bloquean automáticamente las reservas.
- Clínica: diferentes roles (admin/gerente/médico), notificaciones por Telegram para los médicos, informes por servicios y pacientes durante el periodo.
Cómo añadir un empleado y asignar servicios — paso a paso
- Abre la sección Empleados → Añadir empleado y completa la ficha: nombre, datos de contacto, rol y credenciales de acceso (opcional).
- Asigna los servicios ofrecidos: especifica el precio, la duración y las reglas de intervalos.
- Configura el horario: por días de la semana, turnos o fechas específicas. Marca las vacaciones o bajas médicas.
- Activa las notificaciones (Telegram/SMS) para que el empleado reciba rápidamente las nuevas reservas y cambios.
- Guarda — el empleado aparecerá en la cuadrícula de horarios, y los clientes verán los intervalos disponibles según los parámetros establecidos.