Planificación de Vacaciones y Diferentes Ausencias
SmartBook facilita la gestión de los períodos de ausencia de los empleados, ya sea por unas vacaciones de una semana completa o una ausencia de solo unas pocas horas. Basta con indicar la fecha de inicio y la fecha de fin, o solo la fecha de inicio si aún no se conoce el fin de la ausencia, y el sistema bloqueará automáticamente todos los intervalos de tiempo correspondientes. Si los planes cambian, puedes editar o eliminar las fechas en cualquier momento. Así, obtendrás una sola herramienta que cubre diversas situaciones: desde vacaciones anuales regulares hasta breves ausencias por motivos personales.
Días Libres Generales, Festivos y Horario de la Compañía
Además de los horarios individuales de los empleados, SmartBook ayuda a establecer períodos no laborables a nivel de toda la organización, como días festivos, eventos corporativos y otras ocasiones. En esas fechas, todos los empleados se consideran no disponibles y el sistema no los ofrecerá para reservar. Esto resulta útil cuando se necesita suspender o, por el contrario, reanudar la atención para todos al mismo tiempo.
Circunstancias Imprevistas y Ausencias con Fecha de Fin Abierta
A veces es imposible determinar de antemano la fecha exacta de finalización de la ausencia. Por ejemplo, si un empleado se enferma y no se sabe cuándo podrá volver al trabajo, o si la empresa enfrenta un caso de fuerza mayor, como una reparación, un accidente u otro incidente cuyo plazo de resolución aún se desconoce. En tales casos:
- Solo indicas la fecha de inicio de la ausencia, dejando la fecha de fin “abierta”.
- Cuando se conoce la fecha real de regreso, se introduce fácilmente en el sistema y todas las franjas horarias que antes estaban bloqueadas pasan a estar disponibles de nuevo para la reserva.
Transparencia para los Gerentes, Comodidad para los Clientes
Una de las características clave de SmartBook es la diferenciación de la visibilidad de las razones de ausencia. Los gerentes y el personal responsable pueden ver toda la información: quién está ausente, por qué motivo y durante cuánto tiempo. Sin embargo, los clientes, al reservar en línea, solo ven los intervalos de tiempo disponibles y no pueden seleccionar aquellos bloqueados, sin que se muestren los detalles del motivo de la ausencia. Esto permite gestionar eficazmente los horarios dentro de la empresa, manteniendo al mismo tiempo la comodidad y una experiencia positiva para los clientes.
Beneficios para el Negocio
- Automatización y ahorro de tiempo: El calendario se actualiza al instante y no requiere ajustes manuales, evitando que los empleados pierdan tiempo dando explicaciones.
- Reducción del riesgo de errores: El sistema bloquea los horarios no disponibles, evitando reservas duplicadas.
- Ajustes flexibles: La duración de las ausencias no tiene límite, puede ser desde unos minutos hasta varias semanas o incluso más.
- Comodidad para los clientes: Solo ven intervalos de tiempo realmente disponibles, lo que aumenta la confianza y mejora la experiencia del usuario.
Conclusión
El módulo «Planificación de Vacaciones y Control de Ausencias» de SmartBook es una herramienta universal que cubre cualquier situación relacionada con la indisponibilidad de los empleados o de departamentos completos. Con él, tu empresa mantiene un calendario claro y fácil de consultar, y los clientes siempre podrán reservar únicamente las fechas y los horarios en los que tus especialistas estén realmente disponibles.