Planejamento de Férias e Diversas Ausências
O SmartBook facilita o gerenciamento dos períodos de ausência dos colaboradores — seja para férias completas de uma semana ou para uma ausência breve de apenas algumas horas. Basta indicar a data de início e a data de término ou somente a data de início, caso o fim da ausência ainda seja desconhecido, e o sistema bloqueará automaticamente todos os intervalos de tempo correspondentes. Se os planos mudarem, é possível editar ou excluir as datas a qualquer momento. Assim, você tem uma ferramenta única que abrange várias situações: desde férias anuais regulares até ausências curtas por motivos pessoais.
Feriados, Dias de Folga Gerais e Horário de Funcionamento da Empresa
Além dos cronogramas individuais de cada colaborador, o SmartBook ajuda a definir períodos não trabalháveis para toda a organização, como feriados, eventos corporativos e outras ocasiões. Nesses dias, todos os colaboradores são considerados indisponíveis, e o sistema não os oferecerá para agendamento. Isso é conveniente quando é necessário interromper ou, ao contrário, retomar o atendimento para todos de uma só vez.
Circunstâncias Imprevistas e Data de Término em Aberto
Às vezes é impossível determinar de antemão a data exata de término da ausência. Por exemplo, se um colaborador fica doente e não se sabe quando poderá voltar ao trabalho, ou se ocorre uma situação de força maior na empresa — como um reparo, acidente ou outro problema cujo prazo de resolução ainda não está claro. Nesses casos:
- Você informa apenas a data de início da ausência, deixando a data de término “em aberto”.
- Quando a data real de retorno se torna conhecida, é fácil inseri-la no sistema, e todos os horários anteriormente indisponíveis voltam a ficar disponíveis para agendamento.
Transparência para Gestores, Comodidade para Clientes
Uma das principais características do SmartBook é a diferenciação de visibilidade dos motivos de ausência. Gestores e responsáveis veem todo o panorama: quem está indisponível, por que motivo e por quanto tempo. Já os clientes, ao realizarem agendamentos online, veem apenas os horários disponíveis e não podem selecionar aqueles bloqueados, sem acesso aos detalhes sobre o motivo da ausência. Isso permite gerenciar efetivamente os cronogramas dentro da empresa, mantendo ao mesmo tempo conforto e uma experiência positiva para os clientes.
Vantagens para o Negócio
- Automação e economia de tempo: a agenda é atualizada instantaneamente e não requer ajustes manuais, e os colaboradores não perdem tempo com explicações.
- Redução de risco de erros: o sistema bloqueia os horários indisponíveis, evitando agendamentos duplos.
- Ajustes flexíveis: a duração das ausências não tem limite — pode variar de alguns minutos até várias semanas ou até mais.
- Comodidade para os clientes: eles veem apenas os horários realmente disponíveis, o que aumenta a confiança e melhora a experiência do usuário.
Conclusão
O módulo «Planejamento de Férias e Controle de Ausências» do SmartBook é uma ferramenta universal que cobre qualquer situação relacionada à indisponibilidade de colaboradores ou setores inteiros. Com ele, sua empresa mantém um cronograma claro e visual, e os clientes podem sempre agendar apenas as datas e horários em que seus especialistas realmente estejam trabalhando.