Planowanie Urlopów i Różnych Nieobecności
SmartBook umożliwia łatwe zarządzanie okresami nieobecności pracowników — niezależnie od tego, czy jest to pełny tydzień urlopu, czy krótkotrwała nieobecność trwająca zaledwie kilka godzin. Wystarczy wskazać datę rozpoczęcia i datę zakończenia lub tylko datę rozpoczęcia, jeśli koniec nieobecności nie jest jeszcze znany, a system automatycznie zablokuje wszystkie odpowiadające temu przedziały czasu. Jeśli plany się zmienią, można w każdej chwili edytować lub usunąć wprowadzone daty. W ten sposób zyskujesz jedno narzędzie obejmujące różnorodne sytuacje: od regularnych corocznych urlopów po krótkie nieobecności z przyczyn osobistych.
Wspólne Dni Wolne, Święta i Harmonogram Pracy Firmy
Oprócz indywidualnych grafików pracowników, SmartBook pomaga ustalać ogólnofirmowe okresy wolne od pracy, takie jak święta, wydarzenia korporacyjne i inne okazje. We wszystkie te dni wszyscy pracownicy są uznawani za niedostępnych, a system nie będzie oferował ich do rezerwacji. Jest to wygodne, gdy trzeba szybko wstrzymać lub, przeciwnie, wznowić świadczenie usług dla wszystkich jednocześnie.
Nieprzewidziane Okoliczności i Otwarta Data Zakończenia
Czasami nie da się z góry określić dokładnej daty zakończenia nieobecności. Na przykład, gdy pracownik zachoruje i nie wiadomo, kiedy będzie mógł wrócić do pracy, lub gdy w firmie wystąpią okoliczności siły wyższej — remont, awaria czy inne zdarzenie, którego czas rozwiązania jest jeszcze nieznany. W takich przypadkach:
- Wskazujesz tylko datę rozpoczęcia nieobecności, pozostawiając datę zakończenia „otwartą”.
- Kiedy pozna się rzeczywistą datę powrotu, łatwo ją wprowadzić do systemu, a wszystkie wcześniej zablokowane sloty automatycznie znowu staną się dostępne do rezerwacji.
Przejrzystość dla Menedżerów, Wygoda dla Klientów
Jedną z kluczowych cech SmartBook jest zróżnicowanie widoczności powodów nieobecności. Menedżerowie i osoby odpowiedzialne widzą pełny obraz: kto jest niedostępny, z jakiego powodu i na jak długo. Klienci natomiast, rezerwując wizytę online, widzą jedynie dostępne przedziały czasowe i nie mogą wybrać zablokowanych slotów, nie znając szczegółów przyczyny nieobecności. Pozwala to efektywnie zarządzać harmonogramem w firmie, zachowując jednocześnie komfort i pozytywne doświadczenia klientów.
Zalety dla Biznesu
- Automatyzacja i oszczędność czasu: harmonogram jest aktualizowany natychmiast i nie wymaga ręcznych poprawek, a pracownicy nie tracą czasu na wyjaśnienia.
- Zmniejszenie ryzyka błędów: system blokuje niedostępne przedziały czasu, zapobiegając sytuacjom podwójnej rezerwacji.
- Elastyczne ustawienia: czas trwania nieobecności nie jest ograniczony — od kilku minut do kilku tygodni lub nawet dłużej.
- Wygoda dla klientów: widzą oni tylko faktycznie dostępne przedziały, co zwiększa zaufanie i poprawia doświadczenie użytkownika.
Podsumowanie
Moduł „Planowanie Urlopów i Ewidencja Nieobecności” w SmartBook to uniwersalne narzędzie, które obejmuje wszelkie sytuacje związane z niedostępnością pracowników lub całych działów. Dzięki niemu twoja firma zachowuje przejrzysty i czytelny harmonogram, a klienci zawsze mogą zarezerwować wyłącznie te terminy, w których specjaliści rzeczywiście pracują.