Planering av Semestrar och Olika Frånvaro
SmartBook gör det enkelt att hantera personalens frånvaro, vare sig det handlar om en hel veckas semester eller en kortare frånvaro på några timmar. Ange bara startdatum och slutdatum eller bara startdatum om slutet på frånvaron ännu inte är känt, så blockerar systemet automatiskt alla motsvarande tidsluckor. Om planerna ändras kan du när som helst redigera eller ta bort datumen. På så sätt får du ett enda verktyg som täcker flera olika situationer: från regelbundna årliga semestrar till kortare frånvaro av personliga skäl.
Gemensamma Lediga Dagar, Helgdagar och Företagets Arbetstider
Förutom individuella scheman för varje anställd hjälper SmartBook dig att fastställa arbetsfria perioder för hela organisationen, såsom helgdagar, företagsevenemang och andra tillfällen. Under dessa datum anses alla anställda vara otillgängliga, och systemet kommer inte att erbjuda tider för bokning. Detta är praktiskt när du snabbt behöver stoppa eller återuppta arbetet för alla på en gång.
Oförutsedda Omständigheter och Öppet Slutdatum
Ibland är det omöjligt att i förväg ange ett exakt slutdatum för frånvaron. Till exempel om en anställd blir sjuk och det är oklart när personen kan återgå i arbete, eller om företaget drabbas av force majeure som en reparation, olycka eller annan händelse vars tidsåtgång ännu är okänd. I sådana fall:
- Anger du bara startdatum för frånvaron och lämnar slutdatumet ”öppet”.
- När det faktiska återgångsdatumet blir känt är det enkelt att lägga in det i systemet, och alla tidigare blockerade tidsluckor blir automatiskt tillgängliga för bokning igen.
Transparens för Chefer, Bekvämlighet för Kunder
En av SmartBooks viktigaste funktioner är olika nivåer av synlighet för orsaken till frånvaron. Chefer och ansvariga ser hela bilden: vem som är otillgänglig, av vilken anledning och under vilken tidsperiod. Kunder som bokar online ser däremot endast tillgängliga tidsluckor och kan inte välja blockerade tider, utan att få detaljer om orsaken till frånvaron. Det gör det möjligt att effektivt hantera schemat inom företaget, samtidigt som man bibehåller komfort och en positiv upplevelse för kunderna.
Fördelar för Företaget
- Automatisering och tidsbesparing: Schemat uppdateras omedelbart och kräver inga manuella justeringar, och personalen slipper lägga tid på förklaringar.
- Minskad risk för fel: Systemet blockerar otillgängliga tidsluckor och förhindrar dubbelbokningar.
- Flexibla inställningar: Frånvarons längd är inte begränsad — från några minuter till flera veckor eller ännu längre.
- Bekvämt för kunderna: De ser endast verkligt tillgängliga tider, vilket ökar förtroendet och förbättrar användarupplevelsen.
Slutsats
Modulen ”Semesterplanering och Frånvarohantering” i SmartBook är ett allsidigt verktyg som täcker alla situationer där anställda eller hela avdelningar är otillgängliga. Med hjälp av det kan ditt företag behålla ett tydligt och överskådligt schema, och kunderna kan alltid boka enbart de datum och tider då era specialister faktiskt är på plats.