Планирование отпусков и различных отсутствий
SmartBook позволяет с лёгкостью управлять периодами отсутствия сотрудников — будь то полноценный отпуск на неделю или кратковременное отсутствие на пару часов. Достаточно указать дату начала и дату окончания или только начало, если конец отсутствия ещё не известен, и система автоматически заблокирует все соответствующие временные слоты. Если планы меняются, даты можно отредактировать или удалить в любой момент. Таким образом, вы получаете единый инструмент, который покрывает самые разные случаи: от регулярных ежегодных отпусков до коротких отсутствий по личным делам.
Общие выходные, праздничные дни и режим работы компании
Помимо индивидуальных графиков сотрудников, SmartBook помогает устанавливать общие нерабочие периоды для всей организации: праздничные дни, корпоративные мероприятия и другие случаи. Все сотрудники в эти даты считаются недоступными, и система не будет предлагать их для бронирования. Это удобно, когда нужно быстро закрыть или, наоборот, открыть приём для всех сразу.
Непредвиденные обстоятельства и открытая дата окончания
Иногда невозможно заранее указать точную дату завершения отсутствия. Например, если сотрудник заболел и неизвестно, когда он сможет вернуться к работе, или в компании случился форс-мажор — ремонт, авария или иное событие, и сроки устранения проблемы пока не ясны. В таких ситуациях:
- Вы указываете только дату начала отсутствия, оставляя дату окончания «открытой».
- Когда реальная дата возвращения становится известна, её легко внести в систему, и все недоступные ранее слоты автоматически снова станут свободными для записи.
Прозрачность для менеджеров, удобство для клиентов
Одна из ключевых особенностей SmartBook — разграничение видимости причин отсутствия. Менеджеры и ответственные лица видят полную картину: кто именно недоступен, по какой причине и на какой срок. Клиенты же при онлайн-бронировании видят только доступные временные промежутки и не могут выбрать заблокированные слоты, но подробности о причине отсутствия для них не отображаются. Это позволяет грамотно управлять расписанием внутри компании, сохраняя при этом комфорт и позитивный опыт для клиентов.
Преимущества для бизнеса
- Автоматизация и экономия времени: расписание обновляется моментально и не требует ручных корректировок, а сотрудники не тратят время на объяснения.
- Снижение риска ошибок: система блокирует недоступные слоты, исключая ситуацию двойного бронирования.
- Гибкость настроек: продолжительность отсутствий не ограничена — от нескольких минут до нескольких недель или даже дольше.
- Удобство для клиентов: они видят только реально доступные интервалы, что повышает доверие и улучшает пользовательский опыт.
Заключение
Модуль «Планирование отпусков и учёт отсутствий» в SmartBook — это универсальный инструмент, который охватывает любые ситуации, связанные с недоступностью сотрудников или целых отделов. С его помощью ваш бизнес сохраняет чёткое и наглядное расписание, а клиенты всегда смогут записаться только на те даты и время, когда ваши специалисты действительно работают.