Kann ich eine Abwesenheit ohne Enddatum erstellen?

Ja. Geben Sie nur das Startdatum an, wenn das Rückkehrdatum unbekannt ist. Sobald es feststeht, fügen Sie es hinzu – die blockierten Zeiten werden wieder freigegeben.

Unterstützt SmartBook unternehmensweite arbeitsfreie Tage?

Ja. Sie können Feiertage oder allgemeine Schließzeiten festlegen. An diesen Tagen sind alle Mitarbeiter nicht verfügbar.

Was passiert mit bestehenden Terminen, wenn ich eine Abwesenheit hinzufüge?

Neue Buchungen werden blockiert. Bestehende Termine bleiben bestehen; sie können verschoben oder storniert werden.

Sehen Kunden den Grund für die Abwesenheit eines Mitarbeiters?

Nein. Kunden sehen nur verfügbare Zeitfenster. Die Gründe sind nur intern sichtbar.

Kann ich kurze und lange Abwesenheiten erfassen?

Ja. Jede Dauer ist möglich – von Minuten bis Wochen. Nur der angegebene Zeitraum wird blockiert.

Wie schnell wird der Kalender nach Änderungen aktualisiert?

Änderungen werden sofort angewendet – der Kalender zeigt stets die aktuelle Verfügbarkeit.

Können wir Buchungen pausieren und später wieder aktivieren?

Ja. Legen Sie eine unternehmensweite Pause fest. Nach deren Ende entfernen Sie sie, um Buchungen wieder freizugeben.

Urlaubsplanung und Abwesenheitsverfolgung

Planung von Urlaub und Verschiedenen Abwesenheiten

Mit SmartBook können Sie Abwesenheitszeiträume von Mitarbeitern ganz einfach verwalten — sei es ein ganzer Urlaubswoche oder eine kurze Abwesenheit von nur wenigen Stunden. Geben Sie einfach das Startdatum und das Enddatum an oder nur das Startdatum, falls das Ende der Abwesenheit noch nicht bekannt ist, und das System blockiert automatisch alle entsprechenden Zeitfenster. Ändern sich die Pläne, können Sie die Daten jederzeit bearbeiten oder löschen. So erhalten Sie ein einziges Tool, das zahlreiche Situationen abdeckt: von regelmäßigen Jahresurlauben bis hin zu kurzen persönlichen Abwesenheiten.

Urlaubsplanung und Abwesenheitsverwaltung

Gemeinsame Freitage, Feiertage und Arbeitszeiten des Unternehmens

Neben den individuellen Zeitplänen der Mitarbeiter ermöglicht SmartBook die Einrichtung unternehmensweiter arbeitsfreier Zeiträume wie Feiertage, Firmenveranstaltungen und andere Anlässe. An diesen Tagen gelten alle Mitarbeiter als nicht verfügbar, und das System bietet sie nicht zur Buchung an. Dies ist praktisch, wenn Sie den Betrieb für alle schnell einstellen oder umgekehrt wieder aufnehmen möchten.

Unvorhergesehene Umstände und Offenes Enddatum

Manchmal ist es unmöglich, das genaue Enddatum einer Abwesenheit im Voraus anzugeben. Beispielsweise wenn ein Mitarbeiter erkrankt und nicht klar ist, wann er wieder arbeitsfähig sein wird, oder wenn im Unternehmen ein Notfall eintritt — eine Reparatur, ein Unfall oder ein anderes Ereignis, dessen Behebungsdauer noch unbekannt ist. In solchen Fällen:

Geben Sie nur das Startdatum der Abwesenheit an und lassen das Enddatum „offen“.
Sobald das tatsächliche Rückkehrdatum feststeht, können Sie es einfach im System eintragen, und alle zuvor blockierten Zeitfenster werden automatisch wieder zur Buchung freigegeben.

Transparenz für Manager, Komfort für Kunden

Eine der wichtigsten Funktionen von SmartBook ist die unterschiedliche Sichtbarkeit der Abwesenheitsgründe. Manager und Verantwortliche sehen alle Details: Wer ist nicht verfügbar, aus welchem Grund und wie lange. Kunden hingegen sehen bei der Online-Buchung nur die freien Zeitfenster und können keine gesperrten Slots auswählen, ohne Informationen zu den Gründen der Abwesenheit zu erhalten. Dadurch können Sie den Zeitplan im Unternehmen effektiv verwalten und gleichzeitig Komfort und eine positive Erfahrung für die Kunden gewährleisten.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Automatisierung und Zeitersparnis: Der Zeitplan wird sofort aktualisiert und erfordert keine manuellen Anpassungen, und die Mitarbeiter müssen keine Erklärungen abgeben.
Reduzierung von Fehlern: Das System blockiert nicht verfügbare Zeitfenster und verhindert so doppelte Buchungen.
Flexible Einstellungen: Die Dauer von Abwesenheiten ist nicht begrenzt — von wenigen Minuten bis zu mehreren Wochen oder sogar länger.
Komfort für Kunden: Sie sehen nur tatsächlich verfügbare Zeitfenster, was Vertrauen schafft und die Benutzererfahrung verbessert.

Fazit

Das Modul «Urlaubsplanung und Abwesenheitsverwaltung» in SmartBook ist ein universelles Werkzeug, das alle Situationen im Zusammenhang mit der Nichtverfügbarkeit von Mitarbeitern oder ganzen Abteilungen abdeckt. Damit behält Ihr Unternehmen stets einen klaren und übersichtlichen Zeitplan bei, und Ihre Kunden können nur dann buchen, wenn Ihre Fachkräfte tatsächlich verfügbar sind.

Häufig gestellte Fragen

Sie legen einen Abwesenheitszeitraum fest (Beginn und Ende oder nur Beginn). Das System blockiert automatisch die entsprechenden Zeitfenster und zeigt sie Kunden bei der Online-Buchung nicht an.

Ja. Geben Sie nur das Startdatum an, wenn das Rückkehrdatum unbekannt ist (z. B. Krankheit). Sobald das tatsächliche Rückkehrdatum feststeht, fügen Sie es hinzu – die zuvor blockierten Zeiten werden automatisch wieder verfügbar.

Ja. Sie können Feiertage oder betriebliche Schließtage festlegen. An diesen Tagen gelten alle Mitarbeiter als nicht verfügbar, und das System bietet keine Buchungen an.

Neue Buchungen werden für diesen Zeitraum blockiert. Bestehende Termine bleiben bestehen; ein Administrator kann sie bei Bedarf verschieben oder stornieren.

Nein. Kunden sehen nur verfügbare Zeitfenster. Abwesenheitsgründe sind nur für Manager und autorisierte Mitarbeiter sichtbar.

Ja. Die Dauer ist flexibel – von Minuten oder Stunden bis zu Wochen und mehr. Das System blockiert nur den angegebenen Zeitraum und lässt den Rest des Kalenders verfügbar.

Änderungen werden sofort angewendet – der Kalender zeigt immer die aktuelle Verfügbarkeit ohne manuelle Eingriffe.

Ja. Sie können eine unternehmensweite Schließzeit (z. B. Feiertag oder Wartung) festlegen. Nach deren Ende entfernen Sie sie einfach, und Buchungen werden wieder aktiviert.