Planung von Urlaub und Verschiedenen Abwesenheiten

Mit SmartBook können Sie Abwesenheitszeiträume von Mitarbeitern ganz einfach verwalten — sei es ein ganzer Urlaubs­woche oder eine kurze Abwesenheit von nur wenigen Stunden. Geben Sie einfach das Startdatum und das Enddatum an oder nur das Startdatum, falls das Ende der Abwesenheit noch nicht bekannt ist, und das System blockiert automatisch alle entsprechenden Zeitfenster. Ändern sich die Pläne, können Sie die Daten jederzeit bearbeiten oder löschen. So erhalten Sie ein einziges Tool, das zahlreiche Situationen abdeckt: von regelmäßigen Jahres­urlauben bis hin zu kurzen persönlichen Abwesenheiten.

Gemeinsame Freitage, Feiertage und Arbeitszeiten des Unternehmens

Neben den individuellen Zeitplänen der Mitarbeiter ermöglicht SmartBook die Einrichtung unternehmensweiter arbeitsfreier Zeiträume wie Feiertage, Firmenveranstaltungen und andere Anlässe. An diesen Tagen gelten alle Mitarbeiter als nicht verfügbar, und das System bietet sie nicht zur Buchung an. Dies ist praktisch, wenn Sie den Betrieb für alle schnell einstellen oder umgekehrt wieder aufnehmen möchten.

Unvorhergesehene Umstände und Offenes Enddatum

Manchmal ist es unmöglich, das genaue Enddatum einer Abwesenheit im Voraus anzugeben. Beispielsweise wenn ein Mitarbeiter erkrankt und nicht klar ist, wann er wieder arbeitsfähig sein wird, oder wenn im Unternehmen ein Notfall eintritt — eine Reparatur, ein Unfall oder ein anderes Ereignis, dessen Behebungsdauer noch unbekannt ist. In solchen Fällen:

• Geben Sie nur das Startdatum der Abwesenheit an und lassen das Enddatum „offen“.
• Sobald das tatsächliche Rückkehrdatum feststeht, können Sie es einfach im System eintragen, und alle zuvor blockierten Zeitfenster werden automatisch wieder zur Buchung freigegeben.

Transparenz für Manager, Komfort für Kunden

Eine der wichtigsten Funktionen von SmartBook ist die unterschiedliche Sichtbarkeit der Abwesenheitsgründe. Manager und Verantwortliche sehen alle Details: Wer ist nicht verfügbar, aus welchem Grund und wie lange. Kunden hingegen sehen bei der Online-Buchung nur die freien Zeitfenster und können keine gesperrten Slots auswählen, ohne Informationen zu den Gründen der Abwesenheit zu erhalten. Dadurch können Sie den Zeitplan im Unternehmen effektiv verwalten und gleichzeitig Komfort und eine positive Erfahrung für die Kunden gewährleisten.

Vorteile für Ihr Unternehmen

• Automatisierung und Zeitersparnis: Der Zeitplan wird sofort aktualisiert und erfordert keine manuellen Anpassungen, und die Mitarbeiter müssen keine Erklärungen abgeben.
• Reduzierung von Fehlern: Das System blockiert nicht verfügbare Zeitfenster und verhindert so doppelte Buchungen.
• Flexible Einstellungen: Die Dauer von Abwesenheiten ist nicht begrenzt — von wenigen Minuten bis zu mehreren Wochen oder sogar länger.
• Komfort für Kunden: Sie sehen nur tatsächlich verfügbare Zeitfenster, was Vertrauen schafft und die Benutzererfahrung verbessert.

Fazit

Das Modul «Urlaubsplanung und Abwesenheitsverwaltung» in SmartBook ist ein universelles Werkzeug, das alle Situationen im Zusammenhang mit der Nichtverfügbarkeit von Mitarbeitern oder ganzen Abteilungen abdeckt. Damit behält Ihr Unternehmen stets einen klaren und übersichtlichen Zeitplan bei, und Ihre Kunden können nur dann buchen, wenn Ihre Fachkräfte tatsächlich verfügbar sind.

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