Das SmartBook-System ermöglicht es Ihnen, einen flexiblen und vielfältigen Arbeitsplan sowohl für das gesamte Unternehmen als auch für jeden einzelnen Mitarbeiter einzurichten. Dadurch sehen die Kunden nur tatsächlich verfügbare Zeitfenster für Terminbuchungen, und Administratoren können den Plan problemlos anpassen.

Flexible Planungskonfiguration

Einheitlicher Unternehmensplan. Legen Sie grundlegende Arbeitstage und Arbeitszeiten für alle fest, falls Ihr Unternehmen einen festen Zeitplan hat. So können Sie zentral verwaltete Zeitfenster für Termine steuern.

Individuelle Pläne für Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter kann eigene Arbeitstage und -zeiten haben, die vom allgemeinen Unternehmensplan abweichen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Fachkräfte mit unterschiedlichen Arbeitsrhythmen haben oder Leistungen anbieten, die verschiedene Dauer erfordern.

Drei Arten von Zeitplänen

SmartBook bietet drei Hauptoptionen zur Erstellung von Zeitplänen, die Sie nach den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens kombinieren und anpassen können.

1. Nach Wochentagen

Geben Sie an, an welchen Wochentagen jeder Mitarbeiter oder das gesamte Unternehmen arbeitet, und richten Sie Folgendes ein:

• Anfangs- und Endzeiten. Zum Beispiel Montag–Freitag von 09:00 bis 18:00, Samstag — verkürzter Arbeitstag, Sonntag — frei.
• Eine Pause. Für jeden Arbeitstag können Sie ein Zeitintervall angeben, in dem das System keine Termine anbietet.

2. Nach Schichten

Bei einem Schichtplan werden folgende Parameter festgelegt:

• Die Anzahl der Arbeits- und Freitage im Zyklus. Zum Beispiel 2 Tage Arbeit, 2 Tage frei, 3/2 usw.
• Zeitintervalle und bei Bedarf eine Pause für die Arbeitstage. Jeder Arbeitstag in der Schicht kann individuell konfiguriert werden.

Diese Methode ist besonders praktisch, wenn das Unternehmen oder die Mitarbeiter regelmäßig wiederkehrende Arbeits- und Ruhephasen haben.

3. An festen Tagen

Das System bietet einen Kalender für den ausgewählten Monat (oder einen anderen Zeitraum), in dem Sie manuell markieren:

• Die Daten, an denen ein Spezialist oder das Unternehmen arbeitet.
• Die Arbeitszeiten und bei Bedarf eine Pause für jedes ausgewählte Datum.

Diese Option eignet sich, wenn Sie einen unregelmäßigen Zeitplan haben oder sich dieser häufig ändert, etwa aufgrund von saisonalen Schwankungen, Arbeitsbelastung oder persönlichen Umständen der Mitarbeiter.

Verwaltung von Pausen

Bei der Konfiguration einer der genannten Zeitplanarten können Sie eine Pause angeben, indem Sie einfach Beginn und Ende definieren. Das System schließt diese Zeit dann automatisch aus den verfügbaren Terminslots aus. Zudem kann die Pause an verschiedenen Tagen unterschiedlich sein oder ganz entfallen, was maximale Flexibilität bietet.

Automatischer Ausschluss von Abwesenheiten

Zusätzlich zum Standardplan können Sie im System beliebig viele Abwesenheitszeiträume eintragen: kurze — zum Beispiel ein paar Stunden für persönliche Angelegenheiten, und längere — wie Urlaub. In diesem Fall legen Sie das Datum und die Uhrzeit des Beginns der Abwesenheit fest und können die Endzeit weglassen, wenn das genaue Rückkehrdatum noch nicht feststeht, beispielsweise bei Krankheit. Das System schließt diese Zeiträume automatisch aus den verfügbaren Slots aus, und der Kalender zeigt stets nur den aktuellen Zeitplan an, ohne Kunden Termine in nicht verfügbaren Zeiträumen anzubieten.

Vorteile für Ihr Unternehmen

• Bequemlichkeit für die Kunden. Besucher sehen nur die freien Zeitfenster, was das Risiko von Missverständnissen und verpassten Terminen verringert.
• Zeitersparnis. Es ist nicht nötig, die Zeitpläne manuell zu verwalten: Das System blockiert automatisch nicht verfügbare Zeiträume und berücksichtigt alle Details.
• Erhöhte Effizienz. Jeder Mitarbeiter nutzt seine Arbeitszeit optimal, da der Zeitplan individuell an seine Arbeitsauslastung angepasst wird.
• Flexible Anpassungen. Fügen Sie bei Bedarf einfach Tage, Zeiten und Pausen hinzu oder ändern diese, wenn unvorhergesehene Umstände eintreten.

Mit SmartBook haben Ihre Kunden stets Zugriff auf aktuelle und präzise Zeitpläne, während Sie sich auf die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens und die Qualität Ihrer Dienstleistungen konzentrieren können.

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