Le système SmartBook vous permet de configurer un emploi du temps flexible et varié aussi bien pour l'ensemble de l'entreprise que pour chaque employé individuellement. Grâce à cela, les clients ne voient que les créneaux réellement disponibles pour la réservation, et les administrateurs peuvent facilement effectuer toute modification de l’horaire.

Configuration Flexible des Horaires

Horaire Unifié de l’Entreprise. Définissez les jours et horaires de travail de base pour tous, si votre entreprise dispose d’un horaire fixe. Ainsi, vous pourrez gérer de manière centralisée les créneaux disponibles pour les prises de rendez-vous.

Horaires Individuels pour les Employés. Chaque employé peut avoir ses propres jours et heures de travail, différents de l’horaire général de l’entreprise. C’est particulièrement utile si vous avez des spécialistes avec des rythmes de travail différents ou effectuant des services nécessitant des durées variées.

Trois Types d'Horaires

SmartBook propose trois options principales pour créer des plannings, que vous pouvez combiner et adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise.

1. Par Jours de la Semaine

Indiquez quels jours de la semaine chaque employé ou l'ensemble de l'entreprise travaille, puis configurez :

• Les heures de début et de fin de journée. Par exemple, du lundi au vendredi de 9h à 18h, le samedi — journée réduite, le dimanche — repos.
• La pause. Pour chaque jour travaillé, vous pouvez définir un créneau horaire pendant lequel le système n’offrira pas de rendez-vous.

2. Par Shifts (Tours)

Pour un planning par shifts, les paramètres suivants sont définis :

• Le nombre de jours travaillés et non travaillés dans le cycle. Par exemple, 2/2, 3/2, etc.
• Les intervalles de temps et, si nécessaire, une pause pour les jours travaillés. Chaque jour travaillé dans le shift peut être configuré indépendamment.

Cette approche est particulièrement pratique si l’entreprise ou les employés ont des périodes régulières de travail et de repos qui se répètent.

3. Par Jours Fixes

Le système propose un calendrier pour le mois choisi (ou une autre période), où vous indiquez manuellement :

• Les dates où un spécialiste ou l’entreprise travaille.
• Les horaires de travail et, si nécessaire, la pause pour chaque date sélectionnée.

Cette option convient si vous avez un emploi du temps irrégulier ou qui change souvent en fonction de la saison, de la charge de travail ou des circonstances personnelles des employés.

Gestion des Pauses

Lors de la configuration de l’un des types d’horaires mentionnés, vous pouvez indiquer une pause en définissant simplement son heure de début et de fin. Le système exclut automatiquement cette période des créneaux disponibles pour la réservation. De plus, la pause peut varier selon les jours ou être inexistante, offrant ainsi une grande flexibilité.

Exclusion Automatique des Absences

En plus de l’horaire standard, vous pouvez indiquer dans le système un nombre quelconque de périodes d’absence : courtes — par exemple quelques heures pour des affaires personnelles, et longues — comme des vacances. Dans ce cas, vous spécifiez la date et l’heure de début de l’absence, et vous pouvez ne pas indiquer l’heure de fin si la date exacte de retour n’est pas connue, par exemple en cas de congé maladie. Le système exclut automatiquement ces périodes des créneaux disponibles, et le calendrier affiche toujours un planning à jour, sans proposer aux clients de rendez-vous durant les créneaux indisponibles.

Avantages pour Votre Entreprise

• Commodité pour les Clients. Les visiteurs ne voient que les créneaux disponibles, ce qui réduit les risques de malentendus et de rendez-vous manqués.
• Gain de Temps. Plus besoin de gérer les horaires manuellement : le système bloque automatiquement les périodes indisponibles en tenant compte de tous les détails.
• Efficacité Accrue. Chaque employé optimise son temps de travail, car l’horaire est adapté individuellement à sa charge de travail.
• Ajustements Flexibles. Ajoutez ou modifiez facilement les jours, les horaires et les pauses en cas d’imprévus.

Avec SmartBook, vos clients ont toujours accès à des horaires à jour et précis, tandis que vous pouvez vous concentrer sur le développement de votre entreprise et la qualité de vos services.

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