System SmartBook pozwala na elastyczne i zróżnicowane planowanie godzin pracy zarówno całej firmy, jak i poszczególnych pracowników. Dzięki temu klienci widzą wyłącznie rzeczywiste, dostępne przedziały czasowe, a administratorzy z łatwością wprowadzają dowolne zmiany w grafiku.

Elastyczne tworzenie harmonogramów

Jednolity harmonogram dla firmy. Ustal podstawowe dni robocze oraz godziny pracy dla wszystkich, jeśli w twojej firmie obowiązuje stały grafik. Dzięki temu możesz centralnie zarządzać dostępnymi terminami rezerwacji.

Indywidualne harmonogramy dla pracowników. Każdy pracownik może mieć własne dni i godziny pracy, inne niż ogólny harmonogram firmy. Jest to szczególnie przydatne, gdy w firmie pracują specjaliści z różnymi grafikami lub wykonują usługi o zróżnicowanym czasie trwania.

Trzy rodzaje harmonogramów

SmartBook oferuje trzy główne sposoby tworzenia harmonogramów, które można łączyć i dostosowywać do konkretnych potrzeb twojej firmy.

1. Według dni tygodnia

Określ, w jakie dni tygodnia pracują poszczególni pracownicy lub cała firma, a następnie skonfiguruj:

• Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Przykładowo, od poniedziałku do piątku w godzinach 09:00–18:00, sobota – skrócony dzień pracy, niedziela – wolne.
• Przerwa. Dla każdego dnia roboczego można wyznaczyć przedział czasowy, w którym system nie będzie proponować rezerwacji.

2. Według zmian

W przypadku pracy zmianowej ustala się następujące parametry:

• Liczbę dni roboczych oraz wolnych w cyklu. Na przykład 2 na 2, 3 na 2 itp.
• Przedziały czasowe oraz w razie potrzeby przerwę dla dni roboczych. Każdy dzień roboczy w zmianie może zostać skonfigurowany indywidualnie.

Takie rozwiązanie jest szczególnie wygodne, jeśli w firmie lub u pracowników regularnie powtarzają się takie same okresy pracy i odpoczynku.

3. Według ustalonych dat

System udostępnia kalendarz na wybrany miesiąc (lub inny okres), w którym ręcznie zaznaczasz:

• Daty, w których pracuje specjalista lub cała firma.
• Godziny pracy oraz w razie potrzeby przerwę dla każdej wybranej daty.

Ta opcja sprawdzi się, jeśli masz nieregularny grafik lub często ulega on zmianie w zależności od sezonu, obciążenia pracą czy spraw osobistych pracowników.

Uwzględnianie przerwy i pauz

Przy konfiguracji każdego z wymienionych rodzajów harmonogramów można ustawić przerwę, wystarczy podać jej początek i koniec – system automatycznie wykluczy ten czas z dostępnych terminów. W różnych dniach przerwa może się różnić lub w ogóle nie występować, co zapewnia pełną elastyczność grafiku.

Automatyczne wykluczanie nieobecności

Oprócz standardowego harmonogramu można w systemie ustawiać dowolną liczbę okresów nieobecności: krótkich – na przykład kilku godzin na załatwienie spraw osobistych, oraz dłuższych – urlop. Określasz datę i godzinę rozpoczęcia nieobecności, a w razie potrzeby możesz nie podawać godziny zakończenia, jeśli nie wiadomo dokładnie, kiedy pracownik wróci do pracy, na przykład w przypadku zwolnienia lekarskiego. System automatycznie wyklucza te okresy z dostępnych przedziałów czasowych, dzięki czemu kalendarz zawsze pokazuje tylko aktualne godziny pracy i nie proponuje rezerwacji w niedostępnych terminach.

Zalety dla Twojego biznesu

• Wygoda dla klientów. Użytkownicy widzą tylko wolne przedziały czasowe, co zmniejsza ryzyko nieporozumień i nieodbytych wizyt.
• Oszczędność czasu. Nie musisz ręcznie śledzić grafików – system sam blokuje niedostępne terminy, uwzględniając wszelkie szczegóły.
• Większa efektywność. Każdy pracownik maksymalnie wykorzystuje swój czas pracy, ponieważ harmonogram jest dostosowany indywidualnie do jego obciążenia.
• Elastyczna korekta. Łatwo dodasz lub zmienisz dni, godziny czy przerwy w razie nieprzewidzianych sytuacji.

Dzięki SmartBook klienci zawsze mają dostęp do aktualnych i precyzyjnych harmonogramów, a Ty możesz skupić się na rozwoju firmy i jakości świadczonych usług.

---