W kalendarzu pracownika dostępna jest teraz nowa, potężna funkcja — rezerwacja grupowa. Umożliwia ona nie tylko zarządzanie usługami indywidualnymi, ale także tworzenie pełnego harmonogramu zajęć, w których uczestniczy kilku klientów jednocześnie. Jest to szczególnie istotne dla trenerów, nauczycieli, klubów sportowych, szkół, studiów i ośrodków edukacyjnych.
Możesz z wyprzedzeniem utworzyć harmonogram według dni tygodnia lub dat w miesiącu. Na przykład, w każdą środę o 19:00 uruchamiać grupowy trening pilates albo w każdą sobotę o 12:00 prowadzić warsztaty rysunku. Dzięki temu klienci zobaczą wszystkie dostępne zajęcia w jednym kalendarzu i będą mogli wcześniej zaplanować swój udział.
Dla każdych zajęć grupowych konfiguruje się kluczowe parametry: maksymalną liczbę uczestników, cenę, czas trwania i harmonogram. Pomaga to w pełni kontrolować proces: klient nie będzie mógł się zapisać, jeśli wszystkie miejsca są zajęte, a Ty zawsze będziesz znać dokładną listę uczestników.
Zalety takiego podejścia
- Elastyczna organizacja pracy. W jednym kalendarzu można łączyć usługi indywidualne i regularne wydarzenia grupowe bez ryzyka nakładania się terminów.
- Przejrzystość dla klientów. Widzą oni nie tylko wolne terminy na indywidualne wizyty, ale także listę dostępnych zajęć grupowych wraz z liczbą wolnych miejsc.
- Kontrola obciążenia. W każdej chwili można sprawdzić, ile osób się zapisało, kto potwierdził udział i ile miejsc pozostało wolnych.
- Automatyzacja rutynowych procesów. Zajęcia można ustawić jako cykliczne — będą one automatycznie pojawiać się co tydzień lub co miesiąc bez konieczności ręcznych zmian.
- Korzyść finansowa. Zajęcia grupowe pozwalają zwiększyć przychody dzięki pracy z kilkoma klientami jednocześnie.
- Ewidencja i analityka. Wbudowane raporty pokazują frekwencję, rentowność i obciążenie zarówno usług indywidualnych, jak i aktywności grupowych.
- Wygoda administracyjna. Pracownicy i administratorzy widzą pełny obraz harmonogramu i mogą szybko zarządzać zmianami lub odwołaniami.
- Zwiększenie lojalności klientów. Ludzie doceniają możliwość wyboru: skorzystania z usługi indywidualnej lub dołączenia do grupy w dogodnym czasie.
Dodatkowo system umożliwia jednoczesne planowanie zarówno rezerwacji indywidualnych, jak i zajęć grupowych w jednym kalendarzu. Automatycznie dba o to, aby terminy się nie nakładały. Na przykład rano klient może umówić się na trening personalny lub masaż, a wieczorem — na zajęcia grupowe. Wszystko to jest widoczne w jednym harmonogramie, co sprawia, że praca jest przejrzysta i zrozumiała.
Wszystkie rezerwacje są dostępne dla klienta w jego panelu osobistym. Przy nowej rezerwacji system podpowie, czy klient wcześniej uczestniczył w tych zajęciach, pomagając w ten sposób uniknąć podwójnych zapisów na to samo wydarzenie. Jest to wygodne zarówno dla klienta, jak i dla administratora.
Administrator może elastycznie korzystać zarówno ze standardowych rezerwacji, jak i zajęć grupowych, bądź łączyć je w zależności od specyfiki działalności. Takie podejście sprawia, że system jest uniwersalnym narzędziem dla każdej branży — od indywidualnych konsultacji po wydarzenia masowe.
Podsumowanie
W ten sposób funkcja rezerwacji grupowych przekształca SmartBook w pełny ekosystem do zarządzania harmonogramem. Łączy formaty indywidualne i grupowe, automatyzuje ewidencję, zmniejsza ryzyko błędów i zwiększa wygodę dla klientów. A dla biznesu oznacza to — więcej możliwości rozwoju, większe obciążenie specjalistów i przejrzystą analitykę, która pomaga podejmować właściwe decyzje zarządcze.