Nel calendario del dipendente è ora disponibile una nuova e potente funzionalità — la prenotazione di gruppo. Non solo consente di gestire i servizi individuali, ma anche di creare un programma completo per le attività che coinvolgono più clienti contemporaneamente. Questo è particolarmente utile per allenatori, insegnanti, club sportivi, scuole, studi e centri educativi.
È possibile creare in anticipo un programma per giorni della settimana o per date del mese. Ad esempio, ogni mercoledì alle 19:00 avviare un allenamento di pilates di gruppo oppure ogni sabato alle 12:00 organizzare un workshop di disegno. In questo modo i clienti vedranno tutte le attività disponibili in un unico calendario e potranno pianificare la loro partecipazione in anticipo.
Per ogni attività di gruppo vengono configurati parametri chiave: numero massimo di partecipanti, prezzo, durata e programmazione. Questo aiuta a mantenere il processo completamente sotto controllo: un cliente non potrà prenotare se tutti i posti sono occupati e avrete sempre l’elenco preciso dei partecipanti.
Vantaggi di questo approccio
- Organizzazione flessibile del lavoro. In un unico calendario si possono combinare servizi individuali ed eventi di gruppo regolari senza rischio di sovrapposizioni.
- Trasparenza per i clienti. Essi vedono non solo gli slot liberi per appuntamenti individuali, ma anche l’elenco delle attività di gruppo disponibili con il numero di posti rimasti.
- Controllo del carico di lavoro. In qualsiasi momento si può vedere quante persone si sono già iscritte, chi ha confermato la partecipazione e quanti posti sono ancora liberi.
- Automazione dei processi di routine. Un’attività può essere impostata come ricorrente — apparirà automaticamente ogni settimana o mese senza bisogno di modifiche manuali.
- Vantaggio finanziario. Le attività di gruppo permettono di aumentare i ricavi lavorando con più clienti contemporaneamente.
- Monitoraggio e analisi. I report integrati mostrano la frequenza, la redditività e il livello di occupazione sia dei servizi individuali che delle attività di gruppo.
- Comodità amministrativa. Dipendenti e amministratori vedono il quadro completo del programma e possono gestire rapidamente modifiche o cancellazioni.
- Aumento della fidelizzazione dei clienti. Le persone apprezzano la possibilità di scegliere: partecipare a un servizio individuale o unirsi a un gruppo in un orario conveniente.
Inoltre, il sistema consente di pianificare simultaneamente sia prenotazioni individuali che attività di gruppo in un unico calendario. Garantisce automaticamente che gli appuntamenti non si sovrappongano. Ad esempio, al mattino un cliente può prenotare un allenamento personale o un massaggio, e alla sera — un allenamento di gruppo. Tutto questo viene mostrato in un unico programma, rendendo il lavoro chiaro e trasparente.
Tutte le prenotazioni sono disponibili per il cliente nella sua area personale. Al momento di una nuova prenotazione, il sistema segnalerà se il cliente ha già partecipato a quell’attività, aiutando così a evitare doppie iscrizioni allo stesso evento. Questo è comodo sia per il cliente che per l’amministratore.
L’amministratore può utilizzare in modo flessibile sia le prenotazioni normali sia le attività di gruppo, oppure combinarle a seconda delle specificità del business. Questo approccio rende il sistema uno strumento universale per qualsiasi settore — dalle consulenze individuali agli eventi su larga scala.
Conclusione
Così, la funzionalità di prenotazione di gruppo trasforma SmartBook in un ecosistema completo per la gestione degli orari. Unisce formati individuali e di gruppo, automatizza la gestione, riduce il rischio di errori e aumenta la comodità per i clienti. Per le aziende questo significa più opportunità di crescita, maggiore occupazione degli specialisti e un’analisi trasparente che aiuta a prendere le giuste decisioni gestionali.