Agora está disponível no calendário do colaborador uma nova e poderosa funcionalidade — a reserva em grupo. Ela não só permite gerir serviços individuais, como também criar um horário completo para atividades que envolvem vários clientes ao mesmo tempo. Isto é especialmente relevante para treinadores, professores, clubes desportivos, escolas, estúdios e centros educacionais.
Pode criar previamente um horário por dias da semana ou por datas do mês. Por exemplo, todas as quartas-feiras às 19h00 iniciar uma aula de pilates em grupo ou todos os sábados às 12h00 realizar um workshop de desenho. Graças a isto, os clientes verão todas as atividades disponíveis num único calendário e poderão planear a sua participação com antecedência.
Para cada atividade em grupo configuram-se parâmetros-chave: número máximo de participantes, preço, duração e horário. Isto ajuda a manter o processo totalmente sob controlo: o cliente não poderá reservar se todas as vagas estiverem ocupadas, e você terá sempre a lista exata de participantes.
Vantagens desta abordagem
- Organização flexível do trabalho. Num único calendário pode combinar serviços individuais e eventos regulares em grupo sem risco de sobreposição.
- Transparência para os clientes. Eles veem não apenas horários livres para marcações individuais, mas também a lista de atividades em grupo disponíveis com o número de vagas restantes.
- Controlo da ocupação. A qualquer momento pode ver quantas pessoas já se inscreveram, quem confirmou a participação e quantas vagas ainda restam.
- Automatização de processos rotineiros. Uma atividade pode ser configurada como recorrente — aparecerá automaticamente todas as semanas ou meses sem necessidade de ajustes manuais.
- Benefício financeiro. As atividades em grupo aumentam a receita ao trabalhar com vários clientes em simultâneo.
- Registo e análise. Relatórios integrados mostram assiduidade, rentabilidade e ocupação tanto de serviços individuais quanto de atividades em grupo.
- Comodidade administrativa. Colaboradores e administradores veem a visão completa do horário e podem gerir rapidamente alterações ou cancelamentos.
- Maior fidelização dos clientes. As pessoas valorizam a possibilidade de escolher: usufruir de um serviço individual ou juntar-se a um grupo no horário conveniente.
Além disso, o sistema permite planear simultaneamente reservas individuais e atividades em grupo num único calendário. Ele garante automaticamente que as marcações não se sobreponham. Por exemplo, de manhã o cliente pode reservar um treino pessoal ou uma massagem e, à noite, uma aula em grupo. Tudo isto é exibido num único horário, tornando o trabalho claro e transparente.
Todas as reservas estão disponíveis para o cliente na sua área pessoal. Ao fazer uma nova reserva, o sistema indicará se o cliente já participou anteriormente nessa atividade, ajudando assim a evitar inscrições duplicadas para o mesmo evento. Isto é conveniente tanto para o cliente como para o administrador.
O administrador pode usar de forma flexível tanto as reservas normais como as atividades em grupo, ou combiná-las conforme as especificidades do negócio. Esta abordagem torna o sistema uma ferramenta universal para qualquer setor — desde consultas individuais até eventos de grande escala.
Conclusão
Desta forma, a funcionalidade de reserva em grupo transforma o SmartBook num ecossistema completo de gestão de horários. Ela une formatos individuais e de grupo, automatiza o registo, reduz o risco de erros e aumenta a comodidade para os clientes. Para o negócio, isso significa mais oportunidades de crescimento, maior ocupação dos especialistas e uma análise transparente que ajuda a tomar as decisões de gestão corretas.