Nu finns en ny kraftfull funktion i medarbetarens kalender — gruppbokning. Den gör det möjligt att inte bara hantera individuella tjänster, utan också skapa ett komplett schema för aktiviteter som hålls med flera kunder samtidigt. Detta är särskilt relevant för tränare, lärare, idrottsklubbar, skolor, studior och utbildningscenter.
Du kan i förväg skapa ett schema efter veckodagar eller månadsdatum. Till exempel varje onsdag kl. 19:00 starta en gruppträning i pilates eller varje lördag kl. 12:00 hålla en teckningsworkshop. Tack vare detta ser kunderna alla tillgängliga aktiviteter i en enda kalender och kan planera sitt deltagande i förväg.
För varje gruppaktivitet ställs nyckelparametrar in: max antal deltagare, pris, längd och schema. Detta hjälper till att hålla processen helt under kontroll: en kund kan inte boka om alla platser är upptagna, och du har alltid den exakta deltagarlistan.
Fördelar med detta tillvägagångssätt
- Flexibel arbetsorganisation. I en kalender kan du kombinera individuella tjänster och regelbundna grupphändelser utan risk för överlappningar.
- Transparens för kunderna. De ser inte bara lediga tider för personliga bokningar, utan också listan över tillgängliga gruppaktiviteter med antal kvarvarande platser.
- Belastningskontroll. Du kan när som helst se hur många som redan har anmält sig, vem som har bekräftat deltagandet och hur många platser som är kvar.
- Automatisering av rutinprocesser. En aktivitet kan ställas in som återkommande — den visas automatiskt varje vecka eller månad utan behov av manuella ändringar.
- Ekonomisk fördel. Gruppaktiviteter ökar intäkterna genom att arbeta med flera kunder samtidigt.
- Uppföljning och analys. Inbyggda rapporter visar närvaro, lönsamhet och beläggning för både individuella tjänster och gruppaktiviteter.
- Administrativ bekvämlighet. Medarbetare och administratörer ser hela schemat och kan snabbt hantera ändringar eller avbokningar.
- Ökad kundlojalitet. Människor uppskattar möjligheten att välja: delta i en individuell tjänst eller ansluta sig till en grupp vid en bekväm tidpunkt.
Dessutom gör systemet det möjligt att samtidigt planera både individuella bokningar och gruppaktiviteter i en och samma kalender. Det säkerställer automatiskt att bokningar inte överlappar varandra. Till exempel kan en kund på morgonen boka en personlig träning eller massage och på kvällen — en gruppträning. Allt detta visas i ett enda schema, vilket gör arbetet tydligt och transparent.
Alla bokningar är tillgängliga för kunden i hans eller hennes personliga konto. Vid en ny bokning visar systemet om kunden tidigare deltagit i samma aktivitet och hjälper därmed att undvika dubbelbokningar för samma evenemang. Detta är bekvämt både för kunden och för administratören.
Administratören kan flexibelt använda både vanliga bokningar och gruppaktiviteter, eller kombinera dem beroende på verksamhetens specifika behov. Detta tillvägagångssätt gör systemet till ett universellt verktyg för alla områden — från individuella konsultationer till stora evenemang.
Slutsats
På så sätt förvandlar funktionen för gruppbokning SmartBook till ett komplett ekosystem för schemaläggning. Den kombinerar individuella och gruppformat, automatiserar registrering, minskar risken för fel och ökar bekvämligheten för kunderna. För företag innebär detta fler tillväxtmöjligheter, högre beläggning för specialister och transparent analys som hjälper till att fatta rätt ledningsbeslut.