Ahora en el calendario del empleado está disponible una nueva y potente función: la reserva grupal. No solo permite gestionar servicios individuales, sino también crear un horario completo para actividades que se realizan con varios clientes al mismo tiempo. Esto es especialmente relevante para entrenadores, profesores, clubes deportivos, escuelas, estudios y centros educativos.
Puedes crear un horario con antelación por días de la semana o por fechas del mes. Por ejemplo, cada miércoles a las 19:00 iniciar una clase grupal de pilates o cada sábado a las 12:00 organizar un taller de dibujo. Gracias a esto, los clientes verán todas las actividades disponibles en un solo calendario y podrán planificar su participación con antelación.
Para cada actividad grupal se configuran parámetros clave: número máximo de participantes, precio, duración y horario. Esto ayuda a mantener el proceso completamente bajo control: el cliente no podrá reservar si todas las plazas están ocupadas, y tú siempre sabrás la lista exacta de participantes.
Ventajas de este enfoque
- Organización flexible del trabajo. En un solo calendario puedes combinar servicios individuales y eventos grupales regulares sin riesgo de solapamientos.
- Transparencia para los clientes. Ellos ven no solo los espacios libres para citas personales, sino también la lista de actividades grupales disponibles con el número de plazas restantes.
- Control de la ocupación. En cualquier momento puedes ver cuántas personas ya se han inscrito, quién ha confirmado y cuántas plazas quedan libres.
- Automatización de procesos rutinarios. Una actividad puede configurarse como recurrente — aparecerá automáticamente cada semana o mes sin necesidad de ajustes manuales.
- Beneficio financiero. Las actividades grupales aumentan los ingresos al trabajar con varios clientes al mismo tiempo.
- Registro y análisis. Los informes integrados muestran asistencia, rentabilidad y ocupación tanto de servicios individuales como de actividades grupales.
- Comodidad administrativa. Los empleados y administradores ven la imagen completa del horario y pueden gestionar rápidamente cambios o cancelaciones.
- Mayor fidelidad de los clientes. La gente valora la posibilidad de elegir: asistir a un servicio individual o unirse a un grupo en un horario conveniente.
Además, el sistema permite planificar simultáneamente reservas individuales y actividades grupales en un solo calendario. Supervisa automáticamente que las citas no se solapen. Por ejemplo, por la mañana un cliente puede reservar un entrenamiento personal o un masaje, y por la tarde — una clase grupal. Todo esto se muestra en un único horario, lo que hace que el trabajo sea claro y transparente.
Todas las reservas están disponibles para el cliente en su cuenta personal. Al realizar una nueva reserva, el sistema indicará si el cliente ya ha participado previamente en esta actividad, ayudando así a evitar inscripciones duplicadas para el mismo evento. Esto es conveniente tanto para el cliente como para el administrador.
El administrador puede usar de manera flexible tanto las reservas habituales como las actividades grupales, o combinarlas según las particularidades del negocio. Este enfoque convierte al sistema en una herramienta universal para cualquier ámbito — desde consultas individuales hasta eventos masivos.
Conclusión
De este modo, la función de reserva grupal convierte a SmartBook en un ecosistema completo para la gestión de horarios. Combina formatos individuales y grupales, automatiza el registro, reduce el riesgo de errores y aumenta la comodidad para los clientes. Y para el negocio significa más oportunidades de crecimiento, mayor ocupación de especialistas y una analítica transparente que ayuda a tomar las decisiones de gestión correctas.