Désormais, une nouvelle fonctionnalité puissante est disponible dans le calendrier de l’employé — la réservation de groupe. Elle permet non seulement de gérer les services individuels, mais aussi de créer un planning complet pour des activités qui se déroulent avec plusieurs clients en même temps. Cela est particulièrement pertinent pour les entraîneurs, enseignants, clubs sportifs, écoles, studios et centres éducatifs.
Vous pouvez créer à l’avance un planning par jours de la semaine ou par dates du mois. Par exemple, chaque mercredi à 19h00 organiser une séance de Pilates en groupe, ou chaque samedi à 12h00 animer un atelier de dessin. Grâce à cela, les clients verront toutes les activités disponibles dans un seul calendrier et pourront planifier leur participation à l’avance.
Pour chaque activité de groupe, des paramètres clés sont définis : nombre maximum de participants, prix, durée et planning. Cela permet de garder le processus totalement sous contrôle : un client ne pourra pas réserver si toutes les places sont occupées, et vous connaîtrez toujours la liste exacte des participants.
Avantages de cette approche
- Organisation flexible du travail. Dans un seul calendrier, vous pouvez combiner des services individuels et des événements de groupe réguliers sans risque de chevauchement.
- Transparence pour les clients. Ils voient non seulement les créneaux libres pour des rendez-vous individuels, mais aussi la liste des activités de groupe disponibles avec le nombre de places restantes.
- Contrôle de la fréquentation. À tout moment, vous pouvez voir combien de personnes se sont inscrites, qui a confirmé sa participation et combien de places sont encore disponibles.
- Automatisation des processus routiniers. Une activité peut être configurée comme récurrente — elle apparaîtra automatiquement chaque semaine ou chaque mois sans nécessiter de modifications manuelles.
- Avantage financier. Les activités de groupe permettent d’augmenter les revenus en travaillant avec plusieurs clients en même temps.
- Suivi et analyse. Les rapports intégrés montrent la fréquentation, la rentabilité et le taux de remplissage aussi bien des services individuels que des activités de groupe.
- Commodité administrative. Les employés et administrateurs voient l’ensemble du planning et peuvent gérer rapidement les changements ou annulations.
- Amélioration de la fidélité des clients. Les gens apprécient la possibilité de choisir : participer à un service individuel ou rejoindre un groupe à un horaire qui leur convient.
De plus, le système permet de planifier simultanément des réservations individuelles et des activités de groupe dans un seul calendrier. Il veille automatiquement à ce que les rendez-vous ne se chevauchent pas. Par exemple, le matin un client peut réserver un entraînement personnel ou un massage, et le soir — une séance de groupe. Tout cela est affiché dans un planning unique, ce qui rend le travail clair et transparent.
Toutes les réservations sont accessibles au client dans son espace personnel. Lors d’une nouvelle réservation, le système indiquera si le client a déjà participé à cette activité, aidant ainsi à éviter les doublons pour le même événement. C’est pratique à la fois pour le client et pour l’administrateur.
L’administrateur peut utiliser de manière flexible aussi bien les réservations classiques que les activités de groupe, ou les combiner selon les spécificités de l’entreprise. Cette approche fait du système un outil universel pour tous les domaines — des consultations individuelles aux événements de grande envergure.
Conclusion
Ainsi, la fonctionnalité de réservation de groupe transforme SmartBook en un véritable écosystème de gestion des plannings. Elle réunit les formats individuels et collectifs, automatise le suivi, réduit le risque d’erreurs et améliore le confort des clients. Pour l’entreprise, cela signifie davantage d’opportunités de croissance, une meilleure occupation des spécialistes et une analyse transparente qui aide à prendre les bonnes décisions de gestion.