Im Kalender des Mitarbeiters steht nun eine neue leistungsstarke Funktion zur Verfügung — die Gruppenbuchung. Sie ermöglicht nicht nur die Verwaltung individueller Dienstleistungen, sondern auch die Erstellung eines vollständigen Zeitplans für Aktivitäten, an denen mehrere Kunden gleichzeitig teilnehmen. Dies ist besonders relevant für Trainer, Lehrer, Sportvereine, Schulen, Studios und Bildungszentren.
Sie können im Voraus einen Zeitplan nach Wochentagen oder Monatsdaten erstellen. Zum Beispiel jeden Mittwoch um 19:00 Uhr ein Gruppentraining in Pilates starten oder jeden Samstag um 12:00 Uhr einen Zeichenworkshop durchführen. Auf diese Weise sehen die Kunden alle verfügbaren Aktivitäten in einem Kalender und können ihre Teilnahme im Voraus planen.
Für jede Gruppenaktivität werden Schlüsselfaktoren festgelegt: maximale Teilnehmerzahl, Preis, Dauer und Zeitplan. Dies hilft, den Prozess vollständig unter Kontrolle zu halten: Ein Kunde kann sich nicht anmelden, wenn alle Plätze belegt sind, und Sie kennen jederzeit die genaue Teilnehmerliste.
Vorteile dieses Ansatzes
- Flexible Arbeitsorganisation. In einem Kalender können individuelle Dienstleistungen und regelmäßige Gruppenevents kombiniert werden, ohne dass Überschneidungen entstehen.
- Transparenz für die Kunden. Sie sehen nicht nur freie Zeitfenster für persönliche Termine, sondern auch die Liste der verfügbaren Gruppenaktivitäten mit der Anzahl freier Plätze.
- Auslastungskontrolle. Sie sehen jederzeit, wie viele Personen sich bereits angemeldet haben, wer die Teilnahme bestätigt hat und wie viele Plätze noch frei sind.
- Automatisierung von Routineprozessen. Eine Aktivität kann als wiederkehrend eingestellt werden — sie erscheint automatisch jede Woche oder jeden Monat, ohne dass manuelle Anpassungen erforderlich sind.
- Finanzieller Vorteil. Gruppenaktivitäten erhöhen die Einnahmen, da mit mehreren Kunden gleichzeitig gearbeitet wird.
- Erfassung und Analyse. Eingebaute Berichte zeigen Teilnahme, Rentabilität und Auslastung sowohl für individuelle Dienstleistungen als auch für Gruppenaktivitäten.
- Administrativer Komfort. Mitarbeiter und Administratoren sehen den vollständigen Zeitplan und können Änderungen oder Stornierungen schnell verwalten.
- Steigerung der Kundenbindung. Menschen schätzen die Möglichkeit, zu wählen: eine individuelle Dienstleistung in Anspruch zu nehmen oder sich zu einem passenden Zeitpunkt einer Gruppe anzuschließen.
Darüber hinaus ermöglicht das System, individuelle Buchungen und Gruppenaktivitäten gleichzeitig in einem einzigen Kalender zu planen. Es sorgt automatisch dafür, dass sich Termine nicht überschneiden. Zum Beispiel kann ein Kunde morgens ein Personal Training oder eine Massage buchen und abends an einem Gruppentraining teilnehmen. All dies wird in einem einzigen Zeitplan angezeigt, was die Arbeit klar und transparent macht.
Alle Buchungen sind für den Kunden in seinem persönlichen Bereich verfügbar. Bei einer neuen Buchung weist das System darauf hin, ob der Kunde bereits zuvor an dieser Aktivität teilgenommen hat, und hilft so, Doppelbuchungen für dasselbe Ereignis zu vermeiden. Dies ist sowohl für den Kunden als auch für den Administrator praktisch.
Der Administrator kann flexibel sowohl Standardbuchungen als auch Gruppenaktivitäten nutzen oder sie je nach Unternehmensspezifika kombinieren. Dieser Ansatz macht das System zu einem universellen Werkzeug für alle Bereiche — von individuellen Beratungen bis hin zu Großveranstaltungen.
Fazit
Damit verwandelt die Gruppenbuchungsfunktion SmartBook in ein vollständiges Ökosystem für die Terminverwaltung. Sie vereint individuelle und Gruppenformate, automatisiert die Erfassung, reduziert das Fehlerrisiko und erhöht den Komfort für die Kunden. Für Unternehmen bedeutet dies mehr Wachstumschancen, eine höhere Auslastung der Fachkräfte und eine transparente Analyse, die hilft, die richtigen Managemententscheidungen zu treffen.