Planification des Vacances et Diverses Absences
SmartBook facilite la gestion des périodes d'absence des employés, qu'il s'agisse de vacances complètes d'une semaine ou d'une absence de quelques heures seulement. Il suffit d'indiquer la date de début et la date de fin, ou uniquement la date de début si la fin de l'absence n'est pas encore connue, et le système bloque automatiquement tous les créneaux horaires correspondants. Si les projets évoluent, vous pouvez modifier ou supprimer les dates à tout moment. Ainsi, vous disposez d'un outil unique qui couvre une grande variété de situations : des vacances annuelles régulières aux brèves absences pour raisons personnelles.
Jours Fériés, Congés Généraux et Horaires de l’Entreprise
En plus des plannings individuels des employés, SmartBook vous aide à définir des périodes non travaillées pour l’ensemble de l’organisation, comme les jours fériés, les événements d’entreprise ou d’autres occasions. Tous les employés sont considérés comme indisponibles à ces dates, et le système ne les proposera pas pour la réservation. C’est pratique lorsque vous devez rapidement interrompre ou, au contraire, reprendre les rendez-vous pour tout le monde en même temps.
Circonstances Imprévues et Date de Fin Ouverte
Il arrive parfois qu’il soit impossible de définir à l’avance la date exacte de fin d’une absence. Par exemple, si un employé est malade et qu’on ignore quand il pourra reprendre le travail, ou si l’entreprise subit un imprévu tel qu’une réparation, un accident ou un autre événement dont la durée reste inconnue. Dans de telles situations :
- Vous indiquez uniquement la date de début de l’absence, en laissant la date de fin « ouverte ».
- Quand la date réelle de retour est connue, il suffit de l’ajouter dans le système et tous les créneaux auparavant indisponibles redeviennent automatiquement réservables.
Transparence pour les Managers, Confort pour les Clients
L'une des fonctionnalités clés de SmartBook est la différenciation de la visibilité des raisons d'absence. Les managers et les personnes responsables ont une vue d'ensemble : qui est indisponible, pour quelle raison et pour combien de temps. Les clients, en revanche, ne voient que les créneaux disponibles lors de la réservation en ligne et ne peuvent pas sélectionner ceux qui sont bloqués. Ils n’ont pas accès aux détails de la raison de l’absence. Cela permet de gérer efficacement les plannings au sein de l’entreprise tout en maintenant le confort et une expérience positive pour les clients.
Avantages pour l’Entreprise
- Automatisation et gain de temps : Le planning se met à jour instantanément sans nécessiter de corrections manuelles, et les employés ne perdent pas de temps en explications.
- Réduction du risque d’erreurs : Le système bloque les créneaux indisponibles, évitant ainsi les doubles réservations.
- Paramètres flexibles : La durée des absences n’est pas limitée — cela peut aller de quelques minutes à plusieurs semaines, voire plus.
- Confort pour les clients : Ils ne voient que les créneaux réellement disponibles, ce qui renforce la confiance et améliore l’expérience utilisateur.
Conclusion
Le module « Planification des Vacances et Gestion des Absences » de SmartBook est un outil polyvalent qui couvre toutes les situations liées à l’indisponibilité des employés ou de départements entiers. Grâce à lui, votre entreprise dispose d’un planning clair et visuel, et vos clients peuvent toujours réserver uniquement les dates et créneaux horaires où vos spécialistes sont réellement disponibles.