Планування відпусток та різних відсутностей
SmartBook дозволяє легко керувати періодами відсутності співробітників — чи то повноцінна відпустка на тиждень, чи короткочасна відсутність на кілька годин. Достатньо вказати дату початку та дату закінчення або лише початок, якщо кінець відсутності ще невідомий, і система автоматично заблокує всі відповідні часові слоти. Якщо плани змінюються, дати можна відредагувати або видалити в будь-який момент. Таким чином, ви отримуєте єдиний інструмент, який охоплює найрізноманітніші випадки: від регулярних щорічних відпусток до коротких відсутностей з особистих причин.
Загальні вихідні, святкові дні та режим роботи компанії
Окрім індивідуальних графіків співробітників, SmartBook допомагає встановлювати загальні неробочі періоди для всієї організації: святкові дні, корпоративні заходи та інші випадки. Усі співробітники в ці дні вважаються недоступними, і система не пропонуватиме їх для бронювання. Це зручно, коли потрібно швидко припинити або, навпаки, відновити прийом для всіх одночасно.
Непередбачувані обставини та відкрита дата закінчення
Іноді неможливо заздалегідь вказати точну дату завершення відсутності. Наприклад, якщо співробітник захворів і невідомо, коли він зможе повернутися до роботи, або в компанії стався форс-мажор — ремонт, аварія чи інша подія, і терміни усунення проблеми поки що не визначені. У таких ситуаціях:
- Ви вказуєте лише дату початку відсутності, залишаючи дату закінчення «відкритою».
- Коли стає відомою реальна дата повернення, її легко внести в систему, і всі недоступні раніше слоти знову автоматично стають доступними для запису.
Прозорість для менеджерів, зручність для клієнтів
Одна з ключових особливостей SmartBook — розмежування видимості причин відсутності. Менеджери та відповідальні особи бачать повну картину: хто саме недоступний, з якої причини та на який період. Клієнти ж при онлайн-бронюванні бачать лише доступні часові проміжки і не можуть обрати заблоковані слоти, але подробиці про причину відсутності для них не відображаються. Це дає змогу грамотно управляти розкладом усередині компанії, зберігаючи при цьому комфорт і позитивний досвід для клієнтів.
Переваги для бізнесу
- Автоматизація й економія часу: розклад оновлюється миттєво й не потребує ручних правок, а співробітники не витрачають час на пояснення.
- Зменшення ризику помилок: система блокує недоступні слоти, унеможливлюючи ситуацію подвійного бронювання.
- Гнучкі налаштування: тривалість відсутностей не обмежена — від кількох хвилин до кількох тижнів чи навіть довше.
- Зручність для клієнтів: вони бачать лише справді доступні часові проміжки, що підвищує довіру й покращує користувацький досвід.
Висновок
Модуль «Планування відпусток та облік відсутностей» у SmartBook — це універсальний інструмент, що охоплює будь-які ситуації, пов’язані з недоступністю співробітників або цілих відділів. З його допомогою ваш бізнес зберігає чіткий і наочний розклад, а клієнти завжди можуть записатися лише на ті дати й час, коли ваші фахівці справді працюють.