Systemet SmartBook gör det möjligt att skapa flexibla och varierade arbetsscheman både för hela företaget och för varje enskild medarbetare. På så sätt kan kunderna enbart se faktiska, tillgängliga tidsluckor för bokningar, och administratörer kan enkelt göra alla nödvändiga ändringar i schemat.

Flexibel schemaläggning

Enhetligt företagsschema. Ange grundläggande arbetsdagar och arbetstider för alla, om ditt företag har fasta tider. Då kan du centralt hantera de tillgängliga tidsintervallen för bokningar.

Individuella scheman för personal. Varje medarbetare kan ha egna arbetsdagar och arbetstider, som kan skilja sig från företagets övergripande schema. Det är särskilt användbart om du har specialister med olika scheman eller som utför tjänster av varierande längd.

Tre typer av scheman

SmartBook erbjuder tre huvudsakliga sätt att skapa scheman, som kan kombineras och anpassas efter ditt företags specifika behov.

1. Efter veckodagar

Ange vilka veckodagar varje medarbetare eller hela företaget arbetar och konfigurera därefter:

• Start- och sluttider för arbetet. Till exempel måndag–fredag 09:00–18:00, lördag – kort arbetsdag, söndag – ledig.
• Rast. För varje arbetsdag kan du ange ett tidsintervall då systemet inte erbjuder bokningar.

2. Efter skift

Vid skiftarbete anges följande parametrar:

• Antal arbetsdagar respektive lediga dagar i en cykel. Till exempel 2 på, 2 av eller 3 på, 2 av osv.
• Tidsintervall och vid behov rast för arbetsdagarna. Varje arbetsdag i skiftet kan konfigureras individuellt.

Detta är särskilt praktiskt om företaget eller medarbetarna regelbundet återkommer till samma perioder av arbete och vila.

3. Efter fasta datum

Systemet visar en kalender för en vald månad (eller annan period), där du manuellt markerar:

• Datum då en viss medarbetare eller företaget är tillgängligt.
• Arbetstider och vid behov rast för varje valt datum.

Det här alternativet passar bra om du har ett oregelbundet schema eller om det ofta ändras beroende på säsong, arbetsbelastning eller medarbetares personliga förutsättningar.

Hantering av rast och pauser

När du konfigurerar något av dessa schemaläggningsalternativ kan du ange en rast genom att ange start- och sluttid. Systemet utesluter då automatiskt dessa tider från de tillgängliga bokningsluckorna. På olika dagar kan rasterna variera eller saknas helt, vilket ger maximal flexibilitet i schemat.

Automatisk undantagshantering för frånvaro

Förutom det vanliga schemat kan du ange valfritt antal frånvaroperioder i systemet, både korta – till exempel några timmar för privata ärenden, och längre – en semester. Då anger du datum och starttid för frånvaron, och om det behövs kan du låta bli att ange sluttid om du inte vet exakt när medarbetaren kommer tillbaka, till exempel vid sjukfrånvaro. Systemet utesluter automatiskt dessa perioder från de tillgängliga tidsluckorna, och kalendern visar alltid bara ett aktuellt schema utan att erbjuda bokningar på otillgängliga tider.

Fördelar för ditt företag

• Bekvämt för kunderna. Besökarna ser bara lediga tidsluckor, vilket minskar risken för missförstånd eller uteblivna bokningar.
• Tidsbesparande. Du behöver inte hålla koll på scheman manuellt. Systemet blockerar automatiskt otillgängliga tider och tar hänsyn till alla detaljer.
• Ökad effektivitet. Varje medarbetare utnyttjar sin arbetstid maximalt eftersom schemat anpassas individuellt efter arbetsbelastningen.
• Flexibel justering. Det är enkelt att lägga till eller ändra dagar, tider och rasterna vid oförutsedda händelser.

Med SmartBook har dina kunder alltid tillgång till ett uppdaterat och korrekt schema, och du kan i stället fokusera på att utveckla företaget och höja kvaliteten på de tjänster ni erbjuder.

---