Vilka typer av scheman stöder SmartBook?

Tre format: per veckodagar, per skift (cykler X efter Y) och per fasta datum. Formaten kan kombineras för företaget och enskilda anställda.

Kan man ange ett individuellt schema för en anställd som skiljer sig från det allmänna?

Ja. En anställd kan ha egna arbetsdagar och arbetstider. Onlinebokningen tar hänsyn till individuell tillgänglighet och visar bara lediga tider.

Hur fungerar arbetet med skiftschema (t.ex. 2/2 eller 3/2)?

Ange cykelns längd (arbets-/lediga dagar) och arbetstider. Systemet upprepar automatiskt cykeln och tar bort lediga dagar från tillgänglighet.

Kan man ange raster under dagen och blockerar de bokningarna?

Ja. För varje arbetsdag kan man ange en eller flera raster. Dessa tider erbjuds inte för bokning.

Hur hanteras semester, sjukfrånvaro och andra frånvaroperioder?

Lägg till en frånvaroperiod med start och slut. Bokningar blockeras automatiskt; öppna frånvaroperioder stöds också.

Vad händer när schemat ändras?

Ändringar tillämpas omedelbart: systemet beräknar tillgängligheten på nytt och döljer otillgängliga tider. Befintliga bokningar behålls; vid konflikt flyttas de och kunden meddelas.

Kan man kombinera olika scheman?

Ja. Det går att kombinera ett veckobaserat schema med säsongsbaserade fasta datum och/eller skiftcykler för vissa anställda.

Individuella Scheman

Systemet SmartBook gör det möjligt att skapa flexibla och varierade arbetsscheman både för hela företaget och för varje enskild medarbetare. På så sätt kan kunderna enbart se faktiska, tillgängliga tidsluckor för bokningar, och administratörer kan enkelt göra alla nödvändiga ändringar i schemat.

Flexibel schemaläggning

Enhetligt företagsschema. Ange grundläggande arbetsdagar och arbetstider för alla, om ditt företag har fasta tider. Då kan du centralt hantera de tillgängliga tidsintervallen för bokningar.

Individuella scheman för personal. Varje medarbetare kan ha egna arbetsdagar och arbetstider, som kan skilja sig från företagets övergripande schema. Det är särskilt användbart om du har specialister med olika scheman eller som utför tjänster av varierande längd.

Relaterat

Individuella scheman blir ännu mer användbara när de kopplas samman med andra verktyg i SmartBook. Till exempel hjälper förståelsen av det verkliga arbetsflödet att arbeta mer exakt med belastningsanalys, samtidigt som korrekt uteslutning av otillgängliga perioder kompletteras av avsnittet hantering av frånvaro och semestrar. Om det är viktigt att följa hur individuella scheman påverkar affärsresultat är verktyget för vinstanalys användbart, och för att följa den övergripande bokningsdynamiken kan du använda bokningshistoriken. Dessutom påverkar schemainställningarna direkt vilka tidsintervall systemet kan erbjuda kunderna, därför hjälper avsnittet tillgängliga bokningstider dig att se helheten och göra schemat så bekvämt som möjligt för både teamet och kunderna.

Tre typer av scheman

SmartBook erbjuder tre huvudsakliga sätt att skapa scheman, som kan kombineras och anpassas efter ditt företags specifika behov.

1. Efter veckodagar

Ange vilka veckodagar varje medarbetare eller hela företaget arbetar och konfigurera därefter:

Start- och sluttider för arbetet. Till exempel måndag–fredag 09:00–18:00, lördag – kort arbetsdag, söndag – ledig.
Rast. För varje arbetsdag kan du ange ett tidsintervall då systemet inte erbjuder bokningar.

2. Efter skift

Vid skiftarbete anges följande parametrar:

Antal arbetsdagar respektive lediga dagar i en cykel. Till exempel 2 på, 2 av eller 3 på, 2 av osv.
Tidsintervall och vid behov rast för arbetsdagarna. Varje arbetsdag i skiftet kan konfigureras individuellt.

Detta är särskilt praktiskt om företaget eller medarbetarna regelbundet återkommer till samma perioder av arbete och vila.

3. Efter fasta datum

Systemet visar en kalender för en vald månad (eller annan period), där du manuellt markerar:

Datum då en viss medarbetare eller företaget är tillgängligt.
Arbetstider och vid behov rast för varje valt datum.

Det här alternativet passar bra om du har ett oregelbundet schema eller om det ofta ändras beroende på säsong, arbetsbelastning eller medarbetares personliga förutsättningar.

Hantering av rast och pauser

När du konfigurerar något av dessa schemaläggningsalternativ kan du ange en rast genom att ange start- och sluttid. Systemet utesluter då automatiskt dessa tider från de tillgängliga bokningsluckorna. På olika dagar kan rasterna variera eller saknas helt, vilket ger maximal flexibilitet i schemat.

Automatisk undantagshantering för frånvaro

Förutom det vanliga schemat kan du ange valfritt antal frånvaroperioder i systemet, både korta – till exempel några timmar för privata ärenden, och längre – en semester. Då anger du datum och starttid för frånvaron, och om det behövs kan du låta bli att ange sluttid om du inte vet exakt när medarbetaren kommer tillbaka, till exempel vid sjukfrånvaro. Systemet utesluter automatiskt dessa perioder från de tillgängliga tidsluckorna, och kalendern visar alltid bara ett aktuellt schema utan att erbjuda bokningar på otillgängliga tider.

Fördelar för ditt företag

Bekvämt för kunderna. Besökarna ser bara lediga tidsluckor, vilket minskar risken för missförstånd eller uteblivna bokningar.
Tidsbesparande. Du behöver inte hålla koll på scheman manuellt. Systemet blockerar automatiskt otillgängliga tider och tar hänsyn till alla detaljer.
Ökad effektivitet. Varje medarbetare utnyttjar sin arbetstid maximalt eftersom schemat anpassas individuellt efter arbetsbelastningen.
Flexibel justering. Det är enkelt att lägga till eller ändra dagar, tider och rasterna vid oförutsedda händelser.

Med SmartBook har dina kunder alltid tillgång till ett uppdaterat och korrekt schema, och du kan i stället fokusera på att utveckla företaget och höja kvaliteten på de tjänster ni erbjuder.

Vanliga frågor

Systemet stöder tre format: per veckodagar (återkommande schema), per skift (cykler ”X efter Y” med egna intervaller) och per fasta datum (manuell markering av arbetsdagar och tider i kalendern). Formaten kan kombineras för företaget och enskilda anställda.

Ja. Varje anställd kan ha egna arbetsdagar och arbetstider som skiljer sig från företagets grundschema. Individuella inställningar beaktas vid onlinebokning – kunden ser endast verkligt lediga tider för den specifika specialisten.

Ange cykelns längd (antal arbetsdagar och lediga dagar) samt arbetstider för arbetsdagarna. SmartBook upprepar automatiskt cykeln och tar bort lediga dagar från tillgängliga bokningstider.

Ja. För varje arbetsdag kan man lägga till en eller flera raster. Dessa tidsintervall exkluderas automatiskt från tillgänglig tid, så kunder kan inte boka under pauser eller tekniska fönster.

Ange frånvaroperiod med start- och (vid behov) slutdatum/tid. Bokningar blockeras automatiskt under dessa perioder. Man kan även ange en öppen frånvaro utan slutdatum – kalendern visar inga tider förrän den anställde är tillbaka.

Alla ändringar tillämpas i realtid: systemet beräknar om tillgängligheten omedelbart och döljer otillgängliga tider. Befintliga bokningar behålls; vid konflikt kan administratören flytta bokningen och meddela kunden via standardkanaler (SMS/Telegram).

Ja. Formaten kan kombineras och ändras flexibelt. Till exempel kan man skapa ett grundschema ”per veckodagar”, lägga till ett säsongsblock ”per fasta datum” och täcka vissa dagar med ett skiftschema för en specifik anställd.