SmartBook är ett praktiskt och flexibelt verktyg som gör det möjligt att effektivt organisera teamets arbete och kontrollera varje medarbetares arbetsbelastning. Systemet tillhandahåller verktyg för personalhantering: lägga till nya användare, tilldela roller och behörigheter samt övervaka varje anställds schema. Du kan se deras arbetsbelastning och planera skift för att förbättra teamets produktivitet.
Uppgifter som löses av ”Personalhantering”
- Centraliserar personaldata: anställdas profiler, kontakter, roller, färdigheter och åtkomster — allt på ett ställe.
- Synkroniserar scheman: skift, individuella scheman, semester/sjukfrånvaro med automatisk uteslutning av otillgängliga tider.
- Ökar beläggningen utan ”tomma luckor”: tjänsternas längd och tidsintervall beaktas automatiskt i bokningsrutnätet.
- Minskar manuella åtgärder: Telegram/SMS-aviseringar, snabba ändringar, ombokningar och massåtgärder.
- Ger en ledningsöversikt: intäkter, effektivitet, tjänsternas popularitet, återkommande besök — per anställd och period.
Vem det är särskilt användbart för
Skönhetssalonger och barbershops, gym och tränare, kliniker och privata mottagningar, bilverkstäder och mobila tekniker — överallt där det finns personal, scheman och tidsbokningar.
Skapa och konfigurera profiler
Lägg till det antal anställda du behöver och tilldela dem tjänster med individuella priser och tider. Även samma tjänst kan ta olika lång tid och kosta olika beroende på medarbetarens kompetensnivå. Baserat på dessa uppgifter genererar systemet automatiskt personliga bokningsintervall för varje anställd för att använda deras tid så effektivt som möjligt.
Differentierad åtkomst
Ge medarbetarna ett personligt inlogg och lösenord och tilldela en roll:
- Administratör — full åtkomst till alla inställningar och sektioner.
- Chef — hantering av bokningar, uppgifter och rapporter för hela teamet.
- Medarbetare — åtkomst till eget schema, möjlighet att boka kunder och ta emot aviseringar (inklusive via Telegram).
Roller och åtkomsträttigheter
| Åtgärd | Administratör | Chef | Medarbetare |
|---|---|---|---|
| Visa alla bokningar | Ja | Ja | Endast egna |
| Ändra scheman | Alla | Team | Egna (om tillåtet) |
| Tilldela tjänster/priser/tid | Ja | Ja (inom teamet) | Nej |
| Åtkomst till rapporter och analys | Fullständig | Teamnivå | Egen översikt |
| Telegram/SMS-aviseringar | Ja | Ja | Ja |
| Hantera åtkomst och roller | Ja | Nej | Nej |
Noggrann hantering av rättigheter hjälper till att upprätthålla principen om minsta nödvändiga åtkomst och ökar dataskyddet.
Individuellt schema
Varje medarbetare kan ha sitt eget schema — per veckodag, skift eller specifika datum. Systemet gör det också enkelt att planera semester och sjukfrånvaro: under dessa perioder blockeras bokningar automatiskt.
Omedelbara aviseringar
Medarbetaren hålls alltid uppdaterad om nya bokningar, ändringar eller avbokningar tack vare omedelbara aviseringar. Vid behov kan de själva justera sitt schema eller lägga till en bokning för en kund.
Analys och rapporter
Följ varje medarbetares effektivitet: antal bokningar, intäkter, tjänster och kunder. Statistik är tillgänglig för valfri period och kan segmenteras efter status, specifika tjänster eller kunder.
Praktiska användningsfall
- Skönhetssalong: frisören arbetar i två skift; färgning — 120 minuter, klippning — 45 minuter; rutnätet visar endast giltiga tider och eliminerar “tomma luckor”.
- Gym: tränaren håller gruppträningar enligt schema och individuella sessioner under ledig tid; semester blockerar automatiskt bokningar.
- Klinik: olika roller (admin/chef/läkare), Telegram-aviseringar till läkare, rapporter per tjänst och patient under vald period.
Hur man lägger till en anställd och tilldelar tjänster — steg för steg
- Öppna avsnittet Anställda → Lägg till anställd och fyll i kortet: namn, kontaktuppgifter, roll och inloggningsdata (valfritt).
- Tilldela de tjänster som ska utföras: ange pris, varaktighet och intervallregler.
- Konfigurera schemat: efter veckodagar, skift eller specifika datum. Markera semester eller sjukfrånvaro.
- Aktivera aviseringar (Telegram/SMS) så att den anställde snabbt får information om nya bokningar och ändringar.
- Spara — den anställde visas i schemat, och kunderna ser tillgängliga tider baserat på de angivna parametrarna.