SmartBook è uno strumento pratico e flessibile che ti consente di organizzare efficacemente il lavoro del team e controllare il carico di ciascun dipendente. Il sistema fornisce strumenti per la gestione del personale: aggiungere nuovi utenti, assegnare ruoli e diritti di accesso e monitorare l’orario di ogni dipendente. Puoi visualizzare il loro carico di lavoro e pianificare i turni per migliorare la produttività del team.
Compiti risolti da “Gestione del personale”
- Centralizza i dati del personale: schede dipendenti, contatti, ruoli, competenze e accessi — tutto in un unico posto.
- Sincronizza gli orari: turni, orari individuali, ferie/malattie con esclusione automatica degli intervalli non disponibili.
- Aumenta l’efficienza senza “buchi vuoti”: la durata dei servizi e la frequenza degli intervalli vengono automaticamente considerate nella griglia di prenotazione.
- Riduce le operazioni manuali: notifiche Telegram/SMS, modifiche rapide, spostamenti e operazioni di massa.
- Offre una visione gestionale: entrate, efficienza, popolarità dei servizi, visite ripetute — per ogni dipendente e periodo.
Per chi è particolarmente utile
Saloni di bellezza e barber shop, palestre e istruttori, cliniche e studi privati, officine auto e tecnici a domicilio — ovunque ci sia personale, orari e prenotazioni a tempo.
Creazione e configurazione dei profili
Aggiungi il numero necessario di dipendenti e assegna loro servizi con prezzi e durate individuali. Anche lo stesso servizio può richiedere tempi e costi diversi a seconda del livello di competenza del dipendente. In base a questi dati, il sistema genera automaticamente intervalli personalizzati di prenotazione per ogni dipendente, ottimizzando l’uso del loro tempo.
Accesso differenziato
Fornisci ai dipendenti un login e una password personali e assegna un ruolo:
- Amministratore — accesso completo a tutte le impostazioni e sezioni.
- Manager — gestione delle prenotazioni, dei compiti e dei rapporti per l’intero team.
- Dipendente — accesso al proprio orario, possibilità di registrare clienti e ricevere notifiche (anche tramite Telegram).
Ruoli e diritti di accesso
| Azione | Amministratore | Manager | Dipendente |
|---|---|---|---|
| Visualizzare tutte le prenotazioni | Sì | Sì | Solo le proprie |
| Modificare orari | Tutti | Team | Proprio (se consentito) |
| Assegnare servizi/prezzi/durata | Sì | Sì (all’interno del team) | No |
| Accesso a report e analisi | Completo | Del team | Riepilogo personale |
| Notifiche Telegram/SMS | Sì | Sì | Sì |
| Gestione accessi e ruoli | Sì | No | No |
La configurazione dettagliata dei permessi aiuta a mantenere il principio del minimo accesso necessario e aumenta la sicurezza dei dati.
Orario individuale
Ogni dipendente può avere il proprio orario — per giorni della settimana, turni o date specifiche. Il sistema consente anche di pianificare facilmente ferie e malattie: in questi periodi, la prenotazione viene automaticamente bloccata.
Notifiche istantanee
Il dipendente sarà sempre informato di nuove prenotazioni, modifiche o cancellazioni grazie alle notifiche istantanee. Se necessario, può modificare il proprio orario o aggiungere una prenotazione per un cliente.
Analisi e report
Monitora l’efficienza di ogni dipendente: numero di prenotazioni, entrate, servizi e clienti con cui lavora. Le statistiche sono disponibili per qualsiasi periodo, con la possibilità di segmentare i dati per stato, servizio o cliente.
Casi pratici
- Salone di bellezza: il parrucchiere lavora su 2 turni; colorazione — 120 minuti, taglio — 45 minuti; la griglia mostra solo slot validi, eliminando i “buchi vuoti”.
- Palestra: l’istruttore conduce corsi di gruppo secondo l’orario e sessioni individuali nel tempo libero; le ferie bloccano automaticamente le prenotazioni.
- Clinica: diversi ruoli (admin/manager/medico), notifiche Telegram per i medici, report su servizi e pazienti per periodo.
Come aggiungere un dipendente e assegnare i servizi — passo dopo passo
- Apri la sezione Dipendenti → Aggiungi dipendente e compila la scheda: nome, contatti, ruolo e dati di accesso (facoltativi).
- Assegna i servizi offerti: specifica il prezzo, la durata e le regole degli intervalli.
- Configura l’orario: per giorni della settimana, turni o date specifiche. Segna ferie o assenze per malattia.
- Attiva le notifiche (Telegram/SMS) affinché il dipendente riceva tempestivamente nuove prenotazioni e modifiche.
- Salva — il dipendente apparirà nella griglia degli orari e i clienti vedranno le fasce orarie disponibili in base ai parametri impostati.