SmartBook é uma ferramenta prática e flexível que permite organizar eficazmente o trabalho da equipa e controlar a carga de cada colaborador. O sistema fornece ferramentas para a gestão de pessoal: adicionar novos utilizadores, atribuir funções e permissões de acesso, e controlar o horário de cada funcionário. Pode visualizar a carga de trabalho e planear os turnos para melhorar a produtividade da equipa.
Tarefas resolvidas pela “Gestão de funcionários”
- Centraliza os dados de recursos humanos: perfis de funcionários, contactos, funções, competências e acessos — tudo num só lugar.
- Sincroniza horários: turnos, agendas individuais, férias/licenças médicas com exclusão automática de períodos indisponíveis.
- Aumenta a ocupação sem “janelas vazias”: a duração dos serviços e os intervalos de tempo são automaticamente considerados na grelha de agendamentos.
- Reduz operações manuais: notificações via Telegram/SMS, alterações rápidas, reagendamentos e operações em massa.
- Fornece uma visão de gestão: receitas, eficiência, popularidade dos serviços, visitas repetidas — por funcionário e por período.
Para quem é especialmente útil
Salões de beleza e barbearias, ginásios e treinadores, clínicas e práticas privadas, oficinas automóveis e técnicos externos — em todos os lugares onde há pessoal, horários e marcações por tempo.
Criação e configuração de perfis
Adicione o número necessário de funcionários e atribua-lhes serviços com preços e durações individuais. Mesmo o mesmo serviço pode demorar tempos diferentes e ter preços diferentes, dependendo do nível de experiência do colaborador. Com base nesses dados, o sistema gera automaticamente intervalos personalizados para as marcações de cada funcionário, utilizando o seu tempo da forma mais eficiente.
Acesso diferenciado
Forneça aos funcionários um login e senha pessoais e atribua uma função:
- Administrador — acesso total a todas as configurações e secções.
- Gestor — gestão de reservas, tarefas e relatórios de toda a equipa.
- Funcionário — acesso ao seu horário pessoal, possibilidade de marcar clientes e receber notificações (incluindo via Telegram).
Funções e permissões de acesso
| Ação | Administrador | Gestor | Funcionário |
|---|---|---|---|
| Ver todas as reservas | Sim | Sim | Apenas as suas |
| Alterar horários | Todos | Equipa | Próprio (se permitido) |
| Atribuir serviços/preços/duração | Sim | Sim (dentro da equipa) | Não |
| Acesso a relatórios e análises | Total | Por equipa | Resumo pessoal |
| Notificações Telegram/SMS | Sim | Sim | Sim |
| Gestão de acessos e funções | Sim | Não | Não |
A configuração detalhada das permissões ajuda a seguir o princípio do acesso mínimo necessário e aumenta a segurança dos dados.
Horário individual
Cada funcionário pode ter o seu próprio horário — por dias da semana, turnos ou datas específicas. O sistema também facilita o planeamento de férias e baixas médicas: durante esses períodos, as marcações são automaticamente bloqueadas.
Notificações imediatas
O funcionário estará sempre informado sobre novas marcações, alterações ou cancelamentos graças às notificações instantâneas. Se necessário, pode ajustar o seu próprio horário ou adicionar uma marcação para um cliente.
Análises e relatórios
Acompanhe o desempenho de cada funcionário: número de marcações, receitas, serviços e clientes com os quais trabalha. Estão disponíveis estatísticas para qualquer período, com a possibilidade de segmentar os dados por estado da operação, serviços específicos ou clientes.
Cenários práticos
- Salão de beleza: o cabeleireiro trabalha em 2 turnos; coloração — 120 minutos, corte — 45 minutos; a grelha mostra apenas intervalos válidos, eliminando “janelas vazias”.
- Ginásio: o treinador conduz treinos em grupo de acordo com o horário e sessões individuais no tempo livre; as férias bloqueiam automaticamente as marcações.
- Clínica: diferentes funções (admin/gestor/médico), notificações via Telegram para os médicos, relatórios por serviços e pacientes num determinado período.
Como adicionar um funcionário e atribuir serviços — passo a passo
- Abra a seção Funcionários → Adicionar funcionário e preencha o perfil: nome, contatos, função e dados de acesso (opcional).
- Atribua os serviços prestados: indique o preço, a duração e as regras de intervalo.
- Configure a agenda: por dias da semana, turnos ou datas específicas. Marque férias ou licenças médicas.
- Ative as notificações (Telegram/SMS) para que o funcionário receba rapidamente novas marcações e alterações.
- Salve — o funcionário aparecerá na grade de horários e os clientes verão os horários disponíveis de acordo com os parâmetros definidos.