SmartBook to wygodne i elastyczne narzędzie, które pozwala skutecznie zorganizować pracę zespołu i kontrolować obciążenie każdego pracownika. System zapewnia narzędzia do zarządzania personelem: dodawanie nowych użytkowników, przypisywanie ról i uprawnień dostępu oraz kontrolę harmonogramu każdego pracownika. Możesz przeglądać ich obciążenie i planować zmiany, aby zwiększyć produktywność zespołu.
Zadania rozwiązywane przez „Zarządzanie pracownikami”
- Centralizuje dane kadrowe: karty pracowników, kontakty, role, umiejętności i dostępy — wszystko w jednym miejscu.
- Synchronizuje harmonogramy: zmiany, indywidualne grafiki, urlopy/zwolnienia lekarskie z automatycznym wykluczaniem niedostępnych przedziałów.
- Zwiększa wykorzystanie bez „pustych okien”: czas trwania usług i długość interwałów są automatycznie uwzględniane w siatce rezerwacji.
- Ogranicza operacje ręczne: powiadomienia Telegram/SMS, szybkie zmiany i przeniesienia, operacje masowe.
- Daje wgląd menedżerski: przychody, efektywność, popularność usług, powtarzalne wizyty — dla każdego pracownika i okresu.
Dla kogo szczególnie przydatne
Salony piękności i barber shopy, kluby fitness i trenerzy, kliniki i praktyki prywatne, warsztaty samochodowe i serwisanci mobilni — wszędzie tam, gdzie jest personel, harmonogramy i rezerwacje czasowe.
Tworzenie i konfiguracja profili
Dodaj wymaganą liczbę pracowników i przypisz im usługi z indywidualnymi cenami i czasem trwania. Nawet ta sama usługa może zajmować różną ilość czasu i kosztować inaczej, w zależności od poziomu kwalifikacji pracownika. Na podstawie tych danych system automatycznie generuje indywidualne przedziały czasowe dla rezerwacji każdego pracownika, aby jak najlepiej wykorzystać ich czas.
Zróżnicowany dostęp
Przydziel pracownikom osobisty login i hasło oraz przypisz rolę:
- Administrator — pełny dostęp do wszystkich ustawień i sekcji.
- Menedżer — zarządzanie rezerwacjami, zadaniami i raportami całego zespołu.
- Pracownik — dostęp do własnego harmonogramu, możliwość dodawania klientów i otrzymywania powiadomień (także przez Telegram).
Role i uprawnienia dostępu
| Akcja | Administrator | Menedżer | Pracownik |
|---|---|---|---|
| Podgląd wszystkich rezerwacji | Tak | Tak | Tylko własne |
| Zmiana harmonogramów | Wszystkie | Zespołu | Własny (jeśli dozwolone) |
| Przypisywanie usług/cen/czasu trwania | Tak | Tak (w ramach zespołu) | Nie |
| Dostęp do raportów i analityki | Pełny | Zespołowy | Podsumowanie własne |
| Powiadomienia Telegram/SMS | Tak | Tak | Tak |
| Zarządzanie dostępami i rolami | Tak | Nie | Nie |
Dokładna konfiguracja uprawnień pomaga utrzymać zasadę minimalnego dostępu i zwiększa bezpieczeństwo danych.
Indywidualny harmonogram
Dla każdego pracownika można ustalić własny harmonogram — według dni tygodnia, zmian lub konkretnych dat. System ułatwia również planowanie urlopów i zwolnień lekarskich: w tych okresach rezerwacje są automatycznie blokowane.
Powiadomienia w czasie rzeczywistym
Pracownik będzie zawsze na bieżąco z nowymi rezerwacjami, zmianami lub anulowaniami dzięki natychmiastowym powiadomieniom. W razie potrzeby może samodzielnie zmienić swój harmonogram lub dodać rezerwację dla klienta.
Analityka i raporty
Monitoruj efektywność każdego pracownika: liczba rezerwacji, przychody, usługi i klienci, z którymi współpracuje. Dla dowolnego okresu dostępne są statystyki z możliwością segmentacji danych według statusu operacji, konkretnych usług lub klientów.
Praktyczne scenariusze
- Salon piękności: fryzjer pracuje na 2 zmiany; koloryzacja — 120 minut, strzyżenie — 45 minut; siatka pokazuje tylko dostępne sloty, eliminując „puste okna”.
- Klub fitness: trener prowadzi zajęcia grupowe zgodnie z harmonogramem i indywidualne sesje w wolnym czasie; urlop automatycznie blokuje rezerwacje.
- Klinika: różne role (admin/menedżer/lekarz), powiadomienia Telegram dla lekarzy, raporty według usług i pacjentów w danym okresie.
Jak dodać pracownika i przypisać usługi — krok po kroku
- Otwórz sekcję Pracownicy → Dodaj pracownika i wypełnij kartę: imię, dane kontaktowe, rola i dane logowania (opcjonalnie).
- Przypisz oferowane usługi: podaj cenę, czas trwania i zasady odstępów czasowych.
- Skonfiguruj harmonogram: według dni tygodnia, zmian lub konkretnych dat. Zaznacz urlopy lub zwolnienia lekarskie.
- Włącz powiadomienia (Telegram/SMS), aby pracownik mógł na bieżąco otrzymywać informacje o nowych rezerwacjach i zmianach.
- Zapisz — pracownik pojawi się w siatce harmonogramu, a klienci zobaczą dostępne terminy zgodnie z ustalonymi parametrami.