Система управління бронюваннями дозволяє організувати весь процес онлайн-бронювання ваших послуг. Ви можете легко переглядати та редагувати розклад, підтверджувати або скасовувати заявки клієнтів, а також автоматично надсилати сповіщення про статус бронювання. Це чудовий спосіб мінімізувати помилки та підвищити задоволеність клієнтів.
Автоматизація запису та усунення помилок
- Підбір вільних слотів. Система в режимі реального часу показує доступні інтервали для запису з урахуванням розкладу компанії, зайнятості співробітників і особливостей кожної послуги. Це усуває проблему дублювання або перетину записів.
- Урахування типу та тривалості послуг. Для кожної послуги можна задати її тривалість, а також обрати співробітників, компетентних у її виконанні. Таким чином, система автоматично підбирає оптимальний час, щоб клієнту не довелося чекати, а спеціаліст не залишався без роботи.
- Фіксація даних клієнта. Під час бронювання зберігаються контактні та особисті дані клієнта. Це спрощує повторні записи та допомагає швидко знаходити інформацію про історію взаємодії.
Оптимізація розкладу та контроль завантаженості
- Планування роботи співробітників. Ви можете задати індивідуальний графік для кожного спеціаліста, а система автоматично розподілятиме записи, враховуючи доступний час і бажане завантаження.
- Звіти про завантаженість. Для аналізу ефективності та планування розширення штату доступні наочні звіти про кількість бронювань, зайнятість співробітників і популярність послуг.
- Зменшення адміністративного навантаження. Співробітники та адміністратори витрачають менше часу на ручний облік записів і дзвінки. Завдяки цьому звільняються ресурси для більш продуктивної діяльності.
Робота з клієнтами: історія та вподобання
- Збереження історії замовлень. Вся історія звернень клієнта — які послуги він замовляв, коли відвідував, до якого співробітника записувався — зберігається в системі. Це допомагає формувати індивідуальний підхід до кожного клієнта.
- Аналіз вподобань. Знаючи вподобання клієнтів, ви зможете пропонувати їм релевантні акції та додаткові послуги, тим самим підвищуючи лояльність і збільшуючи продажі.
- Швидкий пошук і повторні записи. Спрощуйте процес повторного бронювання: система «пам’ятає» дані клієнта, тому повторний запис займає лічені секунди.
Сповіщення та нагадування
- Сповіщення співробітників. Спеціалісти отримують автоматичні сповіщення про нові бронювання та зміни в розкладі. Це усуває ризик пропущених записів і дублювання бронювань.
- Нагадування клієнтам. Система надсилає клієнтам SMS-нагадування про майбутні візити. Завдяки цьому зменшується кількість запізнень і скасувань в останній момент.
- Гнучкі налаштування. Ви можете налаштувати час і частоту надсилання сповіщень, а також обрати канали для нагадувань і підтвердження записів.
Чому онлайн-формат підвищує ефективність
- Доступність 24/7. Ваші клієнти можуть записатися на послугу у будь-який зручний час, навіть коли офіс вже зачинено.
- Залучення нових клієнтів. Зручність онлайн-запису стає важливою конкурентною перевагою, допомагаючи розширити клієнтську базу.
- Зменшення навантаження на персонал. У співробітників і адміністраторів звільняється час: вони можуть зосередитися на обслуговуванні клієнтів, а не на рутинному веденні паперових журналів.
Управління бронюванням автоматизує рутинні процеси, допомагає контролювати завантаженість компанії та забезпечує зручність запису для клієнтів. Це лише одна з можливостей системи SmartBook, яка дозволяє оптимізувати вашу діяльність і підвищити якість обслуговування. Завдяки їй ви економите час, уникаєте помилок при плануванні та створюєте умови для зростання лояльності клієнтів.
Часті запитання
У картці заявки доступні дії «Підтвердити» та «Скасувати». Після зміни статусу система одразу оновлює розклад і надсилає клієнту сповіщення про результат.
Так. Запис можна перенести перетягуванням у календарі або через дію «Змінити». Історія повністю зберігається, а клієнту автоматично надсилається сповіщення про зміну.
SmartBook у реальному часі перевіряє зайнятість працівників, робочі години та тривалість послуг. У разі перетину слот блокується, і пропонуються доступні альтернативи.
Працівники отримують сповіщення про нові та змінені записи, клієнти — підтвердження і нагадування про візити. Канали та час відправлення налаштовуються, підтримуються нагадування за певну кількість годин або днів.
Так. Можна задати, за скільки днів наперед доступний запис, мінімальний час до візиту та буфери до/після послуги. Це допомагає вирівняти навантаження та уникнути накладок.
У звітах доступні показники за кількістю бронювань, завантаженістю працівників, популярністю послуг і рівнем неявок. Дані можна експортувати у формати Excel, PDF і CSV для подальшого аналізу.