Online-Anmeldung, Zeitpläne und Berichte für Musikschulen – alles an einem Ort

Für Musikschulen: Stundenpläne, Online-Buchung und Berichte — alles an einem Ort

SmartBook ist ein Cloud-System für Musikschulen, Studios und private Bildungszentren. Schüler buchen Einzel- und Gruppenunterricht für Instrumente (Klavier, Gitarre, Violine, Gesang usw.) über ein Formular auf der Website oder über ihr persönliches Konto. Lehrer und Administratoren sehen einen einheitlichen Kalender, Anwesenheitsstatus, Zahlungen und Berichte — ohne verstreute Tabellen oder endlose Nachrichten.

Das System ermöglicht präzise Einstellungen der Dauer und Kosten des Unterrichts, Regeln für Zeitfenster (15/30/45/60/90 Minuten), Verwaltung von Räumen und Instrumenten (Klassenzimmer, Studio, Raum mit Klavier), Levels (Anfänger/Mittelstufe/Fortgeschritten) und Altersgruppen. So werden Terminüberschneidungen vermieden, Lehrer und Räume gleichmäßig ausgelastet und die Planung von Prüfungen und Konzerten vereinfacht.

Warum Musikschulen SmartBook wählen

SmartBook erhöht die Auslastung, reduziert Fehlzeiten und spart Zeit für Administratoren durch die Automatisierung wichtiger Prozesse:

• Online-Buchung 24/7: Es werden nur verfügbare Zeitfenster angezeigt, die zur Dauer, dem Raum, dem Instrument und dem Lehrer passen.
• Einzel- und Gruppenunterricht: Platzbegrenzungen, Levels, Altersgruppen, schnelle Gruppenerstellung und -schließung.
• Flexible Zeitpläne: Nach Wochentagen, Schichten oder festen Terminen — individuell für jeden Lehrer und Raum.
• Rollen und Zugänge: Lehrer, Manager, Administrator — nur die notwendigen Bereiche und Funktionen.
• Erinnerungen: SMS- und Telegram-Benachrichtigungen für Buchungen, Änderungen und Unterrichtserinnerungen.
• Berichte: Anwesenheit, Einnahmen, erwartete Summe, Lehrereffizienz und Raumauslastung.
• Schülerakte: Unterrichtshistorie, Probestunden, gewähltes Instrument/Level, Schulden und Notizen.

Ein Stundenplan ohne Lücken oder Überschneidungen

SmartBook sorgt automatisch für passende Zeitfenster entsprechend der Lehrerverfügbarkeit und Raumbelegung. Wenn ein Gesangsunterricht 45 Minuten dauert, zeigt das System nur passende Slots an und vermeidet 10–15-minütige Leerlaufzeiten zwischen Stunden. Für akustische Instrumente wird die Verfügbarkeit spezieller Räume (z. B. mit Klavier) berücksichtigt.

Alle Änderungen erfolgen in Echtzeit: Verschiebungen, Verlängerungen, Raum- oder Lehrerwechsel — die Verfügbarkeit wird sofort aktualisiert, und Benachrichtigungen werden an Schüler und Mitarbeiter gesendet.

Gruppen haben Teilnehmerlimits und können schnell geschlossen werden; Einzelunterricht erlaubt die Wahl von Lehrer, Instrument und Raum basierend auf der Verfügbarkeit.

Flexibilität für jede Art von Musikunterricht

SmartBook lässt sich leicht an die Abläufe Ihrer Schule anpassen:

• Ein Raum und ein Lehrer – Start in 15 Minuten.
• Mehrere Räume und Schichten – ausgewogene Auslastung ohne Terminkonflikte.
• Gruppen nach Level und Alter – eigene Regeln und Preise.
• Kombination von Gruppen- und Einzelunterricht für jeden Lehrer: feste Zeitfenster für Einzelstunden, freie Blöcke für Theorie oder Ensemble.
• Intensivkurse, Workshops und Prüfungsvorbereitung – feste Termine und Zahlung pro Kurs oder Unterricht.
• Proberäume – Verfügbarkeitskalender, eigene Tarife und Buchungen für Ensembles.

Urlaub, Krankheit, Konzerte und Wartung von Instrumenten werden im Kalender berücksichtigt – Buchungen in diesen Zeiten sind automatisch deaktiviert, um Doppelbuchungen und Fehler zu vermeiden.

Vorteile für Schulleitung und Verwaltung

• Zugang von überall: Administrator-, Manager- und Lehrerbereiche.
• Sichere Cloud-Speicherung, Protokollierung von Aktionen und rollenbasierte Zugriffssteuerung.
• Berichte nach Zeitraum: Buchungen, Anwesenheit, erwartete Summe, Einnahmen, Durchschnittspreis, Lehrereffizienz.
• Segmentierung: nach Lehrer, Instrument, Gruppe, Schüler, Unterrichtstyp und Status.
• Vorlagen für wiederkehrende Unterrichtseinheiten und schnelle Buchungen.
• Benachrichtigungen (SMS, Telegram) – weniger Fehlzeiten und kurzfristige Absagen.
• Anwesenheitskontrolle: Markierung von Anwesenheit/Fehlzeiten, Verschiebungen nach Schulregeln.

Alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick: Raumauslastung, beliebte Instrumente, Buchungstrends und Umsatzprognosen. Steuern Sie das Wachstum Ihrer Schule mit minimalem manuellem Aufwand.

Anwendungsbeispiele für Ihre Musikschule

• Einzelunterricht: flexible Dauer (30/45/60/90 Min), eigene Tarife, Wahl von Lehrer und Raum.
• Gruppenunterricht (Theorie, Solfeggio, Ensemble): Platzbegrenzung, Levels, Altersgruppen.
• Probestunde: kostenlos oder vergünstigt, automatischer Vorschlag des nächsten freien Slots.
• Prüfungsvorbereitung und Wettbewerbe: längere Slots, Checklisten, Fortschrittsverfolgung.
• Workshops und Intensivkurse: feste Termine, Bezahlung pro Kurs oder Unterricht.
• Proben für Chöre und Ensembles: wiederkehrende Buchungen nach Wochentagen oder festen Terminen.
• Raum- und Studiovermietung: Verfügbarkeitskalender, spezielle Tarife für externe Musiker.

Jedes Szenario lässt sich in wenigen Minuten konfigurieren: Preis, Dauer, verantwortliche Lehrer, Räume und Zeitregeln — Ihr Stundenplan bleibt auch in Prüfungszeiten übersichtlich.