Inscription en ligne, horaires et rapports pour les écoles de musique — tout en un seul endroit.

Pour les écoles de musique : horaires, réservations en ligne et rapports — tout en un seul endroit

SmartBook est un système cloud pour les écoles de musique, studios et centres d’enseignement privés. Les élèves réservent des cours individuels ou collectifs d’instruments (piano, guitare, violon, chant, etc.) via un formulaire sur le site ou depuis leur espace personnel. Les professeurs et les administrateurs voient un calendrier unifié, l’état des présences, les paiements et les rapports — sans feuilles de calcul éparpillées ni échanges interminables de messages.

Le système permet de configurer précisément la durée et le tarif des cours, les règles de créneaux (15/30/45/60/90 minutes), la gestion des salles et instruments (classe, salle, studio, salle avec piano), les niveaux (Débutant/Intermédiaire/Avancé) et les groupes d’âge. Cela évite les conflits d’horaires, équilibre la charge des professeurs et des salles et facilite la planification des examens et des concerts.

Pourquoi les écoles de musique choisissent SmartBook

SmartBook augmente le taux d’occupation, réduit les absences et fait gagner du temps aux administrateurs grâce à l’automatisation des processus clés :

• Réservation en ligne 24/7 : seuls les créneaux disponibles selon la durée, la salle, l’instrument et le professeur sont affichés.
• Cours individuels et collectifs : limites de places, niveaux, âges, inscriptions et clôtures rapides des groupes.
• Horaires flexibles : par jour de la semaine, par équipe ou par dates fixes — pour chaque professeur et salle.
• Rôles et accès : professeur, gestionnaire, administrateur — accès uniquement aux sections nécessaires.
• Rappels : notifications SMS et Telegram pour les réservations, modifications et rappels avant le cours.
• Rapports : assiduité, revenus, montant attendu, efficacité des professeurs et occupation des salles.
• Fiche élève : historique des cours, essais, instrument/niveau choisi, dettes et remarques.

Un planning sans chevauchements ni créneaux perdus

SmartBook gère automatiquement les créneaux selon la disponibilité du professeur et de la salle. Si un cours de chant dure 45 minutes, le système proposera uniquement les créneaux valides et évitera les pauses inutiles entre les leçons. Pour les instruments acoustiques, la disponibilité d’une salle spécifique (par ex. salle avec piano) est prise en compte.

Toutes les modifications sont mises à jour en temps réel : report, prolongation, remplacement de professeur ou de salle — et les notifications sont envoyées instantanément aux élèves et au personnel.

Les groupes ont des limites de places et des clôtures rapides ; pour les cours individuels, le choix du professeur, de l’instrument et du niveau tient compte des disponibilités et des pauses.

Flexibilité pour tout format d’enseignement musical

SmartBook s’adapte facilement aux processus de votre école :

• Une salle et un professeur — configuration en 15 minutes.
• Plusieurs salles et équipes — répartition équilibrée sans conflits d’horaires.
• Groupes par niveau et âge — règles et tarifs distincts.
• Combinaison de cours individuels et collectifs pour chaque professeur : réservez des créneaux pour les cours particuliers et d’autres pour les ensembles ou la théorie.
• Stages, masterclasses et préparation aux examens — dates fixes et paiements par cours ou par session.
• Salles de répétition — disponibilité, tarifs spécifiques et réservations pour ensembles.

Les congés, maladies, concerts et entretiens d’instruments sont pris en compte dans le calendrier — les réservations pendant ces périodes sont automatiquement désactivées, éliminant les erreurs humaines et les doubles réservations.

Avantages pour les directeurs et administrateurs

• Accès depuis n’importe où : interfaces d’administrateur, de gestionnaire et de professeur.
• Stockage sécurisé dans le cloud, journalisation des actions et contrôle d’accès par rôles.
• Rapports par période : réservations, présences, montant attendu, revenus, ticket moyen, efficacité des professeurs.
• Segmentation : par professeur, instrument, groupe, élève, type de cours et statut.
• Modèles pour cours récurrents et réservations rapides.
• Notifications (SMS, Telegram) — moins d’absences et d’annulations de dernière minute.
• Suivi de présence : présences/absences, reports selon les règles de l’école.

Les indicateurs clés toujours à portée de main : occupation des salles et des professeurs, instruments les plus demandés, dynamique des réservations et prévisions de revenus. Gérez la croissance de votre école tout en réduisant le travail manuel et le temps perdu.

Scénarios prêts à l’emploi pour votre école de musique

• Cours individuels : durée flexible (30/45/60/90 min), tarifs personnalisés, choix du professeur et de la salle.
• Cours collectifs de théorie, solfège et ensemble : limites de places, niveaux et âges.
• Cours d’essai : gratuit ou à tarif réduit, proposition automatique du prochain créneau libre.
• Préparation aux examens et concours : créneaux longs, checklists et suivi des progrès.
• Stages et masterclasses : dates fixes, paiement par cours ou par programme.
• Répétitions d’ensembles et de chœurs : réservations récurrentes par jours de la semaine ou dates fixes.
• Location de salles et studios : disponibilité et tarifs distincts pour musiciens externes.

Chaque scénario se configure en quelques minutes : définissez le prix, la durée, les professeurs, les salles et les règles de créneaux — votre emploi du temps restera organisé même pendant les périodes d’examens et de concerts.