В танцевальной студии, студии йоги или языковой школе запись устроена иначе, чем в салоне. Клиент записывается не к мастеру на свободное время, а в группу на конкретное занятие. Места ограничены, расписание повторяется каждую неделю, а часть людей ходит по абонементу.
Если вести всё это в таблице и мессенджере, быстро начинается путаница: кто-то записался в полную группу, кто-то пришёл без записи, а абонементы считаются вручную. Разберём, как организовать запись на групповые занятия.
Что должно быть в расписании группового занятия
- Название и уровень. «Сальса, начинающие» и «Сальса, продолжающие» - разные занятия.
- Преподаватель и зал. Особенно если залов несколько.
- Максимум участников. Когда места заканчиваются, запись должна закрываться автоматически.
- Повторение. Занятие каждый вторник и четверг в 19:00 не нужно создавать заново каждую неделю.
В SmartBook это настраивается в разделе групповое бронирование: групповые занятия живут в одном календаре с индивидуальными записями, поэтому преподаватель не окажется в двух местах одновременно.
Как клиенты записываются
Клиент открывает страницу записи, видит расписание на неделю и количество свободных мест, выбирает занятие и записывается. Администратору не нужно вести списки: он видит, кто придёт на каждое занятие.
Удобно, когда клиент может сам отменить или перенести запись по ссылке из напоминания. Тогда место освобождается, и его может занять другой человек.
Абонементы вместо разовых оплат
Для групповых занятий абонемент - самый понятный формат: 8 занятий в месяц, 12 занятий за два месяца и так далее. Но считать остаток занятий вручную неудобно и легко ошибиться.
Лучше, когда занятие списывается с абонемента автоматически при записи. В SmartBook это работает через клиентские абонементы: в пакет можно включить и групповые занятия, и обычные услуги, например индивидуальный урок.
Как не терять места из-за неявок
Пустое место в группе, на которое кто-то записался и не пришёл, - это деньги и место, которое мог занять другой человек. Что помогает:
- напоминание за день до занятия;
- простая отмена по ссылке;
- понятное правило студии, которое клиенты знают заранее: например, при отмене позже чем за 6 часов занятие считается проведённым;
- учёт неявок, чтобы видеть, кто пропускает регулярно.
Что смотреть в отчётах
- Заполняемость групп. Если группа стабильно заполнена на 40%, её стоит перенести на другое время или объединить с другой.
- Популярное время. Возможно, вечерние группы переполнены, и стоит открыть ещё одну.
- Загрузку преподавателей. См. анализ загруженности.
Итог
Для студии с групповыми занятиями важны три вещи: расписание с лимитом мест, онлайн-запись и автоматический учёт абонементов. Когда они работают вместе, администратору не нужно вести списки, а клиенты всегда видят, есть ли места. Попробуйте SmartBook бесплатно и настройте первое групповое занятие за 10 минут.
Частые вопросы
Можно ли совмещать групповые и индивидуальные занятия?
Да. Они в одном календаре, и система не даст поставить преподавателю индивидуальный урок на время его группы.
Что если в группу записалось больше людей, чем мест?
Когда лимит достигнут, онлайн-запись на это занятие закрывается автоматически.
Подходит ли это для языковой школы?
Да, механика та же: группы по уровням, расписание, абонементы и индивидуальные уроки.
