In einer Tanzschule, einem Yogastudio oder einer Sprachschule funktioniert die Buchung anders als im Salon. Kunden buchen nicht eine freie Zeit bei einer Person, sondern einen Platz in einem bestimmten Kurs. Die Plätze sind begrenzt, der Plan wiederholt sich jede Woche, und viele kommen mit einer Zehnerkarte oder einem Abo.
Wer das alles in einer Tabelle und im Messenger organisiert, landet schnell im Chaos: Jemand bucht einen vollen Kurs, jemand kommt ohne Anmeldung, und Karten werden von Hand abgestrichen. So organisieren Sie die Kursbuchung sauber.
Was ein Kurs im Plan braucht
- Name und Niveau. „Salsa Anfänger“ und „Salsa Fortgeschrittene“ sind unterschiedliche Kurse.
- Trainer und Raum. Vor allem bei mehreren Räumen.
- Maximale Teilnehmerzahl. Sind alle Plätze vergeben, sollte die Anmeldung automatisch schließen.
- Wiederholung. Ein Kurs jeden Dienstag und Donnerstag um 19 Uhr muss nicht jede Woche neu angelegt werden.
In SmartBook richten Sie das unter Gruppenbuchungen ein: Kurse und Einzeltermine liegen im selben Kalender, sodass niemand gleichzeitig an zwei Orten eingeplant wird.
Wie Kunden buchen
Kunden öffnen die Buchungsseite, sehen den Wochenplan und die freien Plätze, wählen einen Kurs und melden sich an. Die Rezeption muss keine Listen führen: Sie sieht, wer zu welchem Kurs kommt.
Praktisch ist, wenn Kunden über den Link in der Erinnerung selbst absagen oder umbuchen können. Dann wird der Platz frei und kann nachbesetzt werden.
Karten und Abos statt Einzelzahlung
Für Kurse ist ein Paket das verständlichste Format: 8 Stunden im Monat, eine Zehnerkarte und so weiter. Die Restguthaben von Hand zu zählen, ist aber mühsam und fehleranfällig.
Besser wird die Stunde bei der Buchung automatisch abgezogen. In SmartBook läuft das über Kundenpakete: Ein Paket kann Kurse und normale Leistungen enthalten, zum Beispiel eine Einzelstunde.
Keine leeren Plätze durch Ausfälle
- Erinnerung am Tag vor dem Kurs;
- einfache Absage per Link;
- eine klare Studioregel, die alle vorab kennen: zum Beispiel gilt eine Absage weniger als 6 Stunden vorher als genutzte Stunde;
- Erfassung von Ausfällen, um zu sehen, wer regelmäßig fehlt.
Was Sie in den Auswertungen prüfen sollten
- Auslastung der Kurse. Ist ein Kurs dauerhaft nur zu 40 % belegt, lohnt sich eine andere Uhrzeit oder eine Zusammenlegung.
- Beliebte Zeiten. Vielleicht sind die Abendkurse überfüllt und ein zusätzlicher Kurs wäre sinnvoll.
- Auslastung der Trainer. Siehe Auslastungsanalyse.
Fazit
Für Studios mit Kursen zählen drei Dinge: ein Plan mit Platzlimit, Online-Anmeldung und automatische Abrechnung von Karten und Abos. Greift das ineinander, braucht die Rezeption keine Listen, und Kunden sehen jederzeit, ob noch Plätze frei sind. Testen Sie SmartBook kostenlos und legen Sie Ihren ersten Kurs in 10 Minuten an.
Häufige Fragen
Lassen sich Kurse und Einzelstunden kombinieren?
Ja. Beide liegen im selben Kalender, und das System verhindert, dass ein Trainer zur Kurszeit eine Einzelstunde bekommt.
Was passiert, wenn mehr Anmeldungen kommen, als Plätze da sind?
Ist das Limit erreicht, schließt die Online-Anmeldung für diesen Kurs automatisch.
Passt das auch für eine Sprachschule?
Ja, das Prinzip ist dasselbe: Gruppen nach Niveau, Stundenplan, Pakete und Einzelunterricht.
