У танцювальній студії, студії йоги чи мовній школі запис влаштований інакше, ніж у салоні. Клієнт записується не до майстра на вільний час, а в групу на конкретне заняття. Місць обмежено, розклад повторюється щотижня, а частина людей ходить за абонементом.
Якщо вести все це в таблиці та месенджері, швидко починається плутанина: хтось записався в повну групу, хтось прийшов без запису, а абонементи рахуються вручну. Розберемо, як організувати запис на групові заняття.
Що має бути в розкладі групового заняття
- Назва і рівень. «Сальса, початківці» і «Сальса, продовжуючі» - різні заняття.
- Викладач і зал. Особливо якщо залів кілька.
- Максимум учасників. Коли місця закінчуються, запис має закриватися автоматично.
- Повторення. Заняття щовівторка і щочетверга о 19:00 не потрібно створювати заново щотижня.
У SmartBook це налаштовується в розділі групове бронювання: групові заняття живуть в одному календарі з індивідуальними записами, тому викладач не опиниться у двох місцях одночасно.
Як клієнти записуються
Клієнт відкриває сторінку запису, бачить розклад на тиждень і кількість вільних місць, обирає заняття і записується. Адміністратору не потрібно вести списки: він бачить, хто прийде на кожне заняття.
Зручно, коли клієнт може сам скасувати або перенести запис за посиланням із нагадування. Тоді місце звільняється, і його може зайняти інша людина.
Абонементи замість разових оплат
Для групових занять абонемент - найзрозуміліший формат: 8 занять на місяць, 12 занять на два місяці і так далі. Але рахувати залишок занять вручну незручно і легко помилитися.
Краще, коли заняття списується з абонемента автоматично під час запису. У SmartBook це працює через клієнтські абонементи: у пакет можна включити і групові заняття, і звичайні послуги, наприклад індивідуальний урок.
Як не втрачати місця через неявки
Порожнє місце в групі, на яке хтось записався і не прийшов, - це гроші і місце, яке могла зайняти інша людина. Що допомагає:
- нагадування за день до заняття;
- просте скасування за посиланням;
- зрозуміле правило студії, яке клієнти знають заздалегідь: наприклад, у разі скасування пізніше ніж за 6 годин заняття вважається проведеним;
- облік неявок, щоб бачити, хто пропускає регулярно.
Що дивитися у звітах
- Заповнюваність груп. Якщо група стабільно заповнена на 40%, її варто перенести на інший час або об'єднати з іншою.
- Популярний час. Можливо, вечірні групи переповнені, і варто відкрити ще одну.
- Завантаженість викладачів. Див. аналіз завантаженості.
Підсумок
Для студії з груповими заняттями важливі три речі: розклад з лімітом місць, онлайн-запис і автоматичний облік абонементів. Коли вони працюють разом, адміністратору не потрібно вести списки, а клієнти завжди бачать, чи є місця. Спробуйте SmartBook безкоштовно і налаштуйте перше групове заняття за 10 хвилин.
Часті питання
Чи можна поєднувати групові та індивідуальні заняття?
Так. Вони в одному календарі, і система не дасть поставити викладачу індивідуальний урок на час його групи.
Що, якщо в групу записалося більше людей, ніж місць?
Коли ліміт досягнуто, онлайн-запис на це заняття закривається автоматично.
Чи підходить це для мовної школи?
Так, механіка та сама: групи за рівнями, розклад, абонементи та індивідуальні уроки.
