Dans une école de danse, un studio de yoga ou une école de langues, la réservation fonctionne autrement que dans un salon. Le client ne réserve pas un créneau libre avec une personne, mais une place dans un cours précis. Les places sont limitées, le planning se répète chaque semaine, et beaucoup viennent avec un carnet de séances ou un abonnement.
Si vous gérez tout cela avec un tableur et des messageries, le chaos arrive vite : quelqu'un s'inscrit à un cours complet, quelqu'un vient sans inscription, et les carnets sont décomptés à la main. Voici comment bien organiser la réservation de cours.
Ce dont un cours a besoin dans le planning
- Nom et niveau. « Salsa débutants » et « Salsa avancés » sont deux cours différents.
- Professeur et salle. Surtout si vous avez plusieurs salles.
- Nombre maximal de participants. Une fois toutes les places prises, l'inscription doit se fermer automatiquement.
- Récurrence. Un cours tous les mardis et jeudis à 19 h ne devrait pas être recréé chaque semaine.
Dans SmartBook, cela se configure dans les réservations de groupe : cours collectifs et rendez-vous individuels partagent le même planning, personne n'est donc prévu à deux endroits en même temps.
Comment les clients réservent
Le client ouvre la page de réservation, voit le planning de la semaine et les places libres, choisit un cours et s'inscrit. L'accueil n'a pas besoin de tenir des listes : il voit qui vient à quel cours.
C'est pratique quand le client peut annuler ou reporter lui-même via le lien du rappel. La place se libère alors et peut être reprise par quelqu'un d'autre.
Carnets et abonnements plutôt que paiements à l'unité
Pour les cours, le format le plus clair est le forfait : 8 séances par mois, un carnet de 10 séances, etc. Mais compter les soldes à la main est fastidieux et source d'erreurs.
Mieux vaut que la séance soit déduite automatiquement à la réservation. Dans SmartBook, cela passe par les forfaits clients : un forfait peut inclure des cours et des prestations classiques, par exemple un cours particulier.
Pas de places vides à cause des absences
- un rappel la veille du cours ;
- une annulation simple via un lien ;
- une règle claire du studio que tout le monde connaît à l'avance : par exemple, une annulation moins de 6 heures avant compte comme une séance utilisée ;
- le suivi des absences pour voir qui manque régulièrement.
Ce qu'il faut vérifier dans les rapports
- Remplissage des cours. Si un cours n'est rempli qu'à 40 % de façon durable, pensez à changer l'horaire ou à le fusionner avec un autre.
- Horaires prisés. Peut-être que les cours du soir sont bondés et qu'un cours supplémentaire serait utile.
- Charge des professeurs. Voir l'analyse de l'occupation.
En résumé
Pour les studios proposant des cours, trois éléments comptent : un planning avec nombre de places limité, l'inscription en ligne et le décompte automatique des carnets et abonnements. Quand tout s'articule, l'accueil n'a plus besoin de listes, et les clients voient à tout moment s'il reste des places. Essayez SmartBook gratuitement et créez votre premier cours en 10 minutes.
Questions fréquentes
Peut-on combiner cours collectifs et cours particuliers ?
Oui. Les deux sont dans le même planning, et le système empêche qu'un professeur ait un cours particulier pendant un cours collectif.
Que se passe-t-il s'il y a plus d'inscriptions que de places ?
Une fois la limite atteinte, l'inscription en ligne à ce cours se ferme automatiquement.
Cela convient-il aussi à une école de langues ?
Oui, le principe est le même : groupes par niveau, emploi du temps, forfaits et cours particuliers.
