Forfaits clients (packs de visites)

Un forfait, c’est quand le client paie d’un coup plusieurs visites et obtient un prix plus bas que le tarif à l’unité. Pour vous — un prépaiement et un plan clair de visites répétées. Pour lui — ne plus se demander à chaque fois « combien ça coûte aujourd’hui ».

Dans SmartBook, le forfait commence par un modèle : nom, nombre de visites, prix, durée de validité, quelles prestations (et si besoin quels créneaux collectifs) y sont inclus. Vous vendez le modèle au client — un pack acheté apparaît dans la fiche, avec le reliquat. À la réservation suivante, une visite est débitée, l’argent de cette visite n’entre plus en caisse : il était déjà là au moment de la vente.

Des modèles, pas le chaos

Les packs types se créent une fois : « 10 colorations », « 8 collectifs », « 5 massages ». À la vente, on peut ajuster le prix si on a promis un autre montant à ce client — mais mieux vaut garder la composition des prestations dans le modèle, sinon d’ici un trimestre plus personne ne se souviendra de ce qui a été vendu exactement.

• Plusieurs prestations dans un même pack. Pas forcément « uniquement la coupe ». On peut assembler un ensemble de soins qui se prennent vraiment ensemble.
• Cours collectifs. Si vous vendez le yoga ou des cours en pack, les créneaux de groupe peuvent aussi entrer dans le forfait.
• Durée. Sans date limite ou jusqu’à une date. Un pack périmé ne s’appliquera pas sur une réservation.

Débit à la réservation

L’administrateur voit que le client a un pack qui convient, et coche le débit. Historique : quand on a débité, sur quelle réservation, combien il reste. On peut annuler un débit si le rendez-vous a été déplacé ou si le client a changé d’avis le jour même — le reliquat revient.

Sur la page publique, le client peut aussi solder une visite avec un forfait, si le pack est actif et que la prestation y entre. Pas besoin d’appeler l’administrateur pour « me débiter une séance ».

Paie et caisse — deux choses distinctes

La vente du forfait, c’est l’argent de l’entreprise. La prestation réalisée sur forfait, c’est le travail du praticien. Dans le rapport de paie, la visite est comptée au prix plein de la prestation, même si le client est venu avec un pack. Sinon le praticien chez qui viennent les clients « forfait » se retrouve sans commission, et le vendeur du pack empoche tout. Le détail est expliqué sur la page du calcul de la paie.