Certificats cadeaux

Pour le 8 mars comme pour le Nouvel An, c’est toujours la même chose au salon : les gens veulent « quelque chose pour une coupe / un massage », mais ne savent pas chez quel praticien ira la personne qui recevra le cadeau. Un certificat d’un montant règle ça sans se battre avec des nominaux « pour une prestation précise que vous n’avez plus au tarif ».

Dans SmartBook, un certificat, c’est un code, un montant et une durée. L’acheteur et le destinataire sont notés dans la fiche, si vous les connaissez. On peut dicter le code au téléphone, l’envoyer dans un message ou l’imprimer. Lors de la visite, l’administrateur retrouve le certificat, voit le reliquat et débite la partie nécessaire. Si la coupe est moins chère que le nominal — le reliquat continue de vivre.

Émission

Le module s’active dans les paramètres de l’entreprise. Ensuite, dans la rubrique certificats, vous créez une émission : montant, durée (ou sans date limite), qui a acheté, à qui on offre. Le système invente le code tout seul — pas besoin de le tirer de votre tête.

• N’importe quel nominal. Il n’est pas lié à une prestation précise. Le destinataire choisit lui-même le praticien et le soin.
• Durée au choix. Sans date limite ou jusqu’à une date. Un code périmé, le système ne l’acceptera pas au débit.
• Annulation. Si le client se ravise avant utilisation, on peut annuler le certificat. Le remboursement d’argent — c’est déjà votre procédure interne, le programme ne le passe pas tout seul.

Débit sur la visite

Sur une réservation et sur un cours collectif, le certificat est débité du montant de la prestation ou du reliquat — le plus petit des deux. On ne peut pas passer dans le négatif. Si les prestations font 80 € et qu’il reste 50 sur le certificat, le client paie 30 de plus. Si c’est l’inverse — il reste une queue sur le certificat.

Dans les finances, la vente du certificat est une opération séparée. La visite elle-même, soldée par le certificat, n’est pas remise une seconde fois en caisse. Sinon, en fin de mois, le « chiffre d’affaires » gonfle, alors que l’argent dans le tiroir n’a pas augmenté.

Où voir les reliquats

La liste des certificats avec solde, statut et historique des débits — dans l’espace de travail. Dans la fiche client, on voit quels certificats lui sont rattachés. Si l’administrateur change selon les shifts, n’importe qui peut retrouver le code sans appeler celui qui « se souvenait du carnet ».