I en dansskola, en yogastudio eller en språkskola fungerar bokningen annorlunda än i en salong. Kunden bokar inte en ledig tid hos en person, utan en plats i ett visst pass. Platserna är begränsade, schemat upprepas varje vecka och många kommer med klippkort eller medlemskap.
Sköter du allt detta i ett kalkylark och via meddelanden blir det snabbt kaos: någon bokar ett fullt pass, någon dyker upp utan anmälan och klippkort stryks för hand. Så här organiserar du klassbokningen ordentligt.
Vad ett pass behöver i schemat
- Namn och nivå. "Salsa nybörjare" och "Salsa fortsättning" är olika pass.
- Instruktör och sal. Särskilt om du har flera salar.
- Max antal deltagare. När alla platser är tagna ska anmälan stängas automatiskt.
- Upprepning. Ett pass varje tisdag och torsdag kl. 19 ska inte behöva skapas på nytt varje vecka.
I SmartBook ställer du in det under gruppbokningar: pass och enskilda bokningar ligger i samma kalender, så ingen blir inplanerad på två ställen samtidigt.
Så bokar kunderna
Kunden öppnar bokningssidan, ser veckoschemat och lediga platser, väljer ett pass och anmäler sig. Receptionen behöver inte föra listor: den ser vem som kommer till vilket pass.
Det är praktiskt om kunden själv kan avboka eller boka om via länken i påminnelsen. Då frigörs platsen och kan fyllas igen.
Klippkort och medlemskap i stället för enstaka betalningar
För pass är paket det tydligaste formatet: 8 pass i månaden, ett 10-kort och så vidare. Men att räkna saldon för hand är mödosamt och lätt att göra fel.
Bättre är att passet dras automatiskt vid bokningen. I SmartBook sker det via kundpaket: ett paket kan innehålla både pass och vanliga tjänster, till exempel en privatlektion.
Inga tomma platser på grund av uteblivna besök
- påminnelse dagen före passet;
- enkel avbokning via länk;
- en tydlig regel i studion som alla känner till i förväg: till exempel räknas avbokning mindre än 6 timmar före som ett använt pass;
- registrering av uteblivna besök för att se vem som regelbundet uteblir.
Det här ska du kolla i rapporterna
- Beläggning per pass. Är ett pass hela tiden bara fyllt till 40 % kan det löna sig att byta tid eller slå ihop det med ett annat.
- Populära tider. Kanske är kvällspassen överfulla och ett extra pass vore motiverat.
- Instruktörernas beläggning. Se beläggningsanalys.
Sammanfattning
För studior med pass är tre saker viktiga: ett schema med platsbegränsning, onlineanmälan och automatisk hantering av klippkort och medlemskap. När det hänger ihop behöver receptionen inga listor, och kunderna ser alltid om det finns platser kvar. Prova SmartBook gratis och skapa ditt första pass på 10 minuter.
Vanliga frågor
Går det att kombinera grupppass och privatlektioner?
Ja. Båda ligger i samma kalender, och systemet förhindrar att en instruktör får en privatlektion under passtiden.
Vad händer om fler anmäler sig än det finns platser?
När gränsen är nådd stängs onlineanmälan till det passet automatiskt.
Passar det även för en språkskola?
Ja, principen är densamma: grupper efter nivå, schema, paket och privatlektioner.
