W szkole tańca, studiu jogi czy szkole językowej zapisy wyglądają inaczej niż w salonie. Klient nie zapisuje się do specjalisty na wolną godzinę, tylko do grupy na konkretne zajęcia. Miejsc jest ograniczona liczba, grafik powtarza się co tydzień, a część osób chodzi na karnet.
Jeśli prowadzisz to wszystko w arkuszu i komunikatorze, szybko robi się chaos: ktoś zapisał się do pełnej grupy, ktoś przyszedł bez zapisu, a karnety liczy się ręcznie. Zobaczmy, jak zorganizować zapisy na zajęcia grupowe.
Co powinno zawierać zajęcie w grafiku
- Nazwa i poziom. „Salsa, początkujący” i „Salsa, średniozaawansowani” to różne zajęcia.
- Instruktor i sala. Zwłaszcza jeśli sal jest kilka.
- Maksymalna liczba uczestników. Gdy miejsca się kończą, zapisy powinny zamykać się automatycznie.
- Powtarzanie. Zajęć we wtorki i czwartki o 19:00 nie trzeba tworzyć od nowa co tydzień.
W SmartBook ustawisz to w sekcji rezerwacje grupowe: zajęcia grupowe są w jednym kalendarzu z wizytami indywidualnymi, więc instruktor nie znajdzie się w dwóch miejscach naraz.
Jak zapisują się klienci
Klient otwiera stronę rezerwacji, widzi grafik na tydzień i liczbę wolnych miejsc, wybiera zajęcia i się zapisuje. Recepcja nie musi prowadzić list: widzi, kto przyjdzie na każde zajęcia.
Wygodnie, gdy klient może sam odwołać lub przełożyć zapis przez link z przypomnienia. Wtedy miejsce się zwalnia i może je zająć ktoś inny.
Karnety zamiast jednorazowych płatności
Przy zajęciach grupowych karnet to najbardziej zrozumiały format: 8 zajęć w miesiącu, 12 zajęć na dwa miesiące i tak dalej. Ale liczenie pozostałych wejść ręcznie jest niewygodne i łatwo o błąd.
Lepiej, gdy zajęcia odliczają się z karnetu automatycznie przy zapisie. W SmartBook działa to dzięki karnetom klientów: do pakietu można dodać zarówno zajęcia grupowe, jak i zwykłe usługi, na przykład lekcję indywidualną.
Jak nie tracić miejsc przez nieobecności
- przypomnienie dzień przed zajęciami;
- proste odwołanie przez link;
- jasna zasada studia, którą klienci znają z góry: na przykład przy odwołaniu później niż 6 godzin przed zajęciami wejście przepada;
- ewidencja nieobecności, żeby widzieć, kto opuszcza zajęcia regularnie.
Co sprawdzać w raportach
- Obłożenie grup. Jeśli grupa jest stale zapełniona w 40%, warto przenieść ją na inną godzinę albo połączyć z inną.
- Popularne godziny. Może wieczorne grupy są przepełnione i warto otworzyć kolejną.
- Obciążenie instruktorów. Zobacz analiza obłożenia.
Podsumowanie
Dla studia z zajęciami grupowymi liczą się trzy rzeczy: grafik z limitem miejsc, zapisy online i automatyczne rozliczanie karnetów. Gdy działają razem, recepcja nie prowadzi list, a klienci zawsze widzą, czy są wolne miejsca. Wypróbuj SmartBook za darmo i ustaw pierwsze zajęcia grupowe w 10 minut.
Najczęstsze pytania
Czy można łączyć zajęcia grupowe i indywidualne?
Tak. Są w jednym kalendarzu, a system nie pozwoli zaplanować instruktorowi lekcji indywidualnej w czasie jego grupy.
Co jeśli do grupy zapisze się więcej osób, niż jest miejsc?
Po osiągnięciu limitu zapisy online na te zajęcia zamykają się automatycznie.
Czy to sprawdzi się w szkole językowej?
Tak, zasada jest ta sama: grupy według poziomów, grafik, karnety i lekcje indywidualne.
