Baza klientów to jeden z najważniejszych zasobów salonu. Pracownicy mogą odejść, czynsz może wzrosnąć, ale jeśli masz bazę klientów z historią wizyt, zawsze możesz się przypomnieć i odzyskać ludzi. Problem w tym, że w wielu salonach baza to kontakty w telefonie recepcji i rozmowy w komunikatorach.
Zobaczmy, co warto zapisywać o kliencie i jak prowadzić bazę, żeby była przydatna.
Co zapisywać w karcie klienta
Obowiązkowo
- imię i numer telefonu;
- historię wizyt: data, usługa, specjalista, kwota;
- zgodę na otrzymywanie przypomnień i wiadomości.
Przydatne
- notatki specjalisty: receptura koloryzacji, kształt strzyżenia, alergie, preferencje;
- tagi: „stały klient”, „VIP”, „często przekłada”, „tylko rano”.
Notatki specjalisty są szczególnie cenne. Gdy klient przychodzi do innej osoby albo po pół roku, nie musi znowu tłumaczyć, co robił ostatnio.
Dlaczego baza powinna być wspólna, a nie w telefonie specjalisty
Jeśli kontakty klientów są tylko u pracowników, to gdy ktoś odchodzi, salon traci też jego klientów. Gdy baza jest prowadzona w systemie:
- cała historia zostaje w salonie;
- recepcja widzi, do kogo i kiedy chodził klient;
- każdy specjalista może kontynuować pracę z klientem, znając jego historię.
Dostęp można przy tym podzielić: specjalista widzi swoich klientów i wizyty, a właściciel całą bazę.
Jak baza pomaga zarabiać
- Odzyskiwanie klientów. Z historii wizyt widać, kto dawno nie przychodził. Służą do tego segmenty i raport RFM.
- Oferty dopasowane do klienta. Osobie po koloryzacji można zaproponować pielęgnację włosów, a stałemu klientowi karnet.
- Mniej nieobecności. Tagi i ewidencja nieobecności pokazują, kto regularnie opuszcza wizyty.
- Lojalność. Punkty i historia zakupów są w tej samej karcie (program lojalnościowy).
Jak szybko znaleźć klienta
Gdy klientów jest kilkaset, szukanie w notesie jest niewygodne. W SmartBook jest wyszukiwarka globalna: klienta znajdziesz po imieniu lub numerze telefonu z dowolnego miejsca w panelu.
O danych osobowych
Baza klientów to dane osobowe, które podlegają RODO. Przechowuj ją w zabezpieczonym systemie, a nie we wspólnym arkuszu, do którego wszyscy mają dostęp. Nie przekazuj bazy osobom trzecim i wysyłaj wiadomości tylko tym, którzy się na to zgodzili.
Podsumowanie
Dobra baza klientów to nie tylko lista numerów, ale historia każdego klienta: co robił, u kogo, jak często i co jest dla niego ważne. Taka baza pomaga odzyskiwać klientów i nie zależy od tego, kto z pracowników akurat pracuje. Wypróbuj SmartBook za darmo i zacznij prowadzić bazę jak należy.
Najczęstsze pytania
Jak przenieść klientów z telefonu lub zeszytu?
Klientów można dodać do bazy, a historia nowych wizyt będzie gromadzić się automatycznie przy każdej rezerwacji.
Kto w salonie powinien prowadzić bazę?
Najlepiej, gdy podstawowe dane uzupełnia system przy rezerwacji, a notatki dodaje specjalista po wizycie.
Co zrobić, gdy klient prosi o usunięcie danych?
Usunąć kartę klienta z bazy. Dobra praktyka to zrobić to przy pierwszej prośbie.
