La base de clientes es uno de los activos más valiosos de un salón. El personal puede irse, el alquiler puede subir, pero con una base de datos que incluya el historial de visitas siempre podrás volver a contactar y recuperar clientes. Sin embargo, en muchos salones la «base» son los contactos del móvil de recepción y los historiales de chat.
Qué guardar sobre los clientes y cómo llevar la base de datos para que te sea útil de verdad.
Qué debe incluir la ficha del cliente
Imprescindible
- nombre y teléfono;
- historial de visitas: fecha, servicio, profesional, importe;
- consentimiento para recordatorios de citas y mensajes.
Útil
- notas de la profesional: fórmula de color, tipo de corte, alergias, preferencias;
- etiquetas: «habitual», «VIP», «cambia a menudo la cita», «solo por las mañanas».
Las notas son especialmente valiosas. Si la clienta va con otra persona o vuelve al cabo de medio año, no tiene que explicar de nuevo qué se le hizo la última vez.
Por qué la base de datos debe ser del salón
Si los contactos solo los tiene el personal, el salón pierde a sus clientes cada vez que alguien se va. Si la base se lleva en el sistema:
- todo el historial se queda en el salón;
- recepción ve cuándo vino alguien y con quién;
- cualquier profesional puede seguir atendiendo a la clienta porque conoce su historial.
Además, el acceso se puede repartir: el personal ve sus propios clientes y citas, y la propietaria, toda la base.
Cómo la base de datos genera ingresos
- Recuperar clientes. El historial muestra quién lleva tiempo sin venir. Para eso están los segmentos y el análisis RFM.
- Ofertas adecuadas. A quien se tiñe quizá le interese un tratamiento de cuidado; a los habituales, un bono.
- Menos ausencias. Las etiquetas y el control de ausencias muestran quién falta con regularidad.
- Fidelización. Los puntos y el historial de compras están en la misma ficha (programa de fidelización).
Encontrar clientes rápidamente
Con varios cientos de clientes, buscar en la agenda de contactos es un engorro. SmartBook tiene una búsqueda global: encuentras clientes por nombre o teléfono desde cualquier sección de la cuenta.
Protección de datos
La base de clientes contiene datos personales y está sujeta al RGPD. Guárdala en un sistema protegido y no en una hoja de cálculo abierta a la que todos tengan acceso. No cedas los datos a terceros y envía mensajes solo a los clientes que hayan dado su consentimiento.
Conclusión
Una buena base de clientes es más que una lista de teléfonos: es la historia de cada clienta, qué se hizo, con quién, con qué frecuencia y qué le importa. Una base así ayuda a recuperar clientes y no depende de quién forme parte del equipo en cada momento. Prueba SmartBook gratis y lleva tu base de datos bien desde el principio.
Preguntas frecuentes
¿Cómo paso los clientes del móvil o de la agenda?
Puedes añadir los clientes al sistema, y el historial de nuevas visitas se genera automáticamente con cada reserva.
¿Quién debe mantener la base de datos en el salón?
Lo ideal es que el sistema rellene los datos básicos al reservar y que la profesional añada sus notas después de la cita.
¿Qué hacer si alguien pide que se borren sus datos?
Eliminar la ficha del cliente. Según el RGPD los clientes tienen ese derecho, y es buena práctica atender la petición de inmediato.
