Il database clienti è uno dei beni principali di un salone. Gli operatori possono andarsene, l'affitto può aumentare, ma se avete un database clienti con lo storico delle visite potete sempre farvi sentire e riportarli da voi. Il problema è che in molti saloni il database sono i contatti nel telefono della reception e le chat nelle app di messaggistica.
Vediamo cosa vale la pena registrare su ogni cliente e come gestire il database perché sia davvero utile.
Cosa registrare nella scheda cliente
Obbligatorio
- nome e telefono;
- storico delle visite: data, servizio, operatore, importo;
- consenso a ricevere promemoria e messaggi.
Utile
- note dell'operatore: formula del colore, tipo di taglio, allergie, preferenze;
- etichette: «abituale», «VIP», «sposta spesso», «solo mattina».
Le note dell'operatore sono particolarmente preziose. Quando il cliente va da un altro operatore o torna dopo sei mesi, non deve rispiegare cosa aveva fatto l'ultima volta.
Perché il database deve essere condiviso, e non nel telefono dell'operatore
Se i contatti dei clienti li ha solo l'operatore, quando l'operatore se ne va il salone perde anche i suoi clienti. Quando il database è gestito nel sistema:
- tutto lo storico resta al salone;
- la reception vede da chi e quando è stato il cliente;
- qualsiasi operatore può continuare a seguire il cliente, vedendone lo storico.
Allo stesso tempo gli accessi si possono separare: l'operatore vede i propri clienti e appuntamenti, il titolare tutto il database.
Come il database aiuta a guadagnare
- Recupero dei clienti. Dallo storico delle visite si vede chi non viene da tempo. Per questo ci sono i segmenti e il report RFM.
- Offerte personalizzate. A un cliente che fa il colore potete proporre un trattamento per i capelli, a un cliente abituale un pacchetto.
- Meno assenze. Le etichette e il registro delle assenze mostrano chi salta regolarmente gli appuntamenti.
- Fidelizzazione. Punti e storico degli acquisti stanno nella stessa scheda (programma fedeltà).
Come trovare rapidamente un cliente
Quando i clienti sono alcune centinaia, cercare in una rubrica è scomodo. In SmartBook c'è la ricerca globale: potete trovare un cliente per nome o numero di telefono da qualsiasi sezione dell'account.
Sui dati personali
Il database clienti contiene dati personali. Conservatelo in un sistema protetto, non in un foglio di calcolo condiviso a cui tutti hanno accesso. Non cedete il database a terzi e inviate messaggi solo a chi ha dato il consenso.
In sintesi
Un buon database clienti non è solo un elenco di numeri di telefono, ma la storia di ogni cliente: cosa ha fatto, con chi, quanto spesso e cosa è importante per lui. Un database così aiuta a far tornare i clienti e non dipende da quali operatori lavorano in quel momento. Prova SmartBook gratis e inizia a gestire il database nel modo giusto.
Domande frequenti
Come trasferire i clienti dal telefono o da un quaderno?
I clienti si possono aggiungere al database e da lì lo storico delle nuove visite si accumulerà automaticamente a ogni prenotazione.
Chi deve gestire il database in salone?
È meglio che le informazioni principali le compili il sistema al momento della prenotazione, mentre le note le aggiunge l'operatore dopo la visita.
Cosa fare se un cliente chiede di cancellare i suoi dati?
Eliminare la scheda del cliente dal database. La buona pratica è farlo alla prima richiesta.
