Gli orari di lavoro degli operatori influenzano tutto: quanti clienti il salone può accogliere, quanto si stanca il personale e in quali ore le postazioni restano vuote. Eppure in molti saloni gli orari si decidono ancora in chat o su carta, e poi vengono ricopiati a mano nell'agenda delle prenotazioni.
Vediamo i formati di orario più diffusi e come organizzare i turni in modo comodo sia per gli operatori sia per i clienti.
Formati di orario più diffusi
Settimana di cinque giorni
L'orario classico con due giorni di riposo. Adatto alla reception e agli operatori con un ritmo stabile. Lo svantaggio per il salone: nel fine settimana, quando la domanda è più alta, lavorano meno persone.
2 su 2 o 3 su 3
Due giorni di lavoro e due di riposo. È l'opzione più diffusa nei saloni con una giornata lavorativa lunga, per esempio dalle 9:00 alle 21:00. Il salone è aperto tutti i giorni e gli operatori riescono a riposare.
Orario individuale
L'operatore lavora nei giorni e negli orari che sceglie: per esempio solo la sera nei giorni feriali e tutto il giorno il sabato. È frequente tra chi lavora in più posti o studia.
Turni
Turno del mattino e turno del pomeriggio, con cambio a metà giornata. Permette di estendere l'apertura del salone a 12-14 ore senza straordinari.
Come organizzare orari che funzionino
- Guardate la domanda. Scoprite in quali giorni e orari i clienti prenotano di più. Di solito sono le sere dei giorni feriali e il sabato.
- Coprite le ore di punta. In quelle ore deve lavorare il maggior numero possibile di operatori.
- Tenete conto delle preferenze del team. Un orario in cui nessuno vuole lavorare non dura a lungo.
- Pianificate le ferie in anticipo. Così due operatori chiave non andranno in ferie nello stesso momento.
Perché gli orari devono stare nel sistema di prenotazione
Se gli orari sono separati dalle prenotazioni, nascono conflitti: un cliente viene prenotato con un operatore che è di riposo, oppure la prenotazione online mostra orari in cui l'operatore non lavora più.
Quando gli orari sono impostati direttamente nel sistema, la prenotazione online mostra ai clienti solo gli spazi davvero liberi. In SmartBook ci sono:
- orari individuali: per giorno della settimana, a turni o per date specifiche;
- pianificazione delle ferie e gestione delle assenze: malattie e permessi chiudono subito le prenotazioni;
- calendario comune del team: si vede chi lavora e quando.
Come capire che gli orari non funzionano
- in certe ore mancano operatori per i clienti, in altre gli operatori restano senza appuntamenti;
- gli operatori si scambiano continuamente i turni e chiedono di spostare i giorni di riposo;
- i clienti si lamentano che dal loro operatore preferito «non c'è mai posto».
Tutto questo si vede nel report sul carico di lavoro: permette di capire dove aggiungere ore e dove ridurle.
In sintesi
Un buon orario parte dalla domanda dei clienti e tiene conto delle preferenze degli operatori. E per non discostarsi dalla realtà, va gestito nello stesso sistema da cui passano le prenotazioni. Prova SmartBook gratis e imposta gli orari del team in 20 minuti.
Domande frequenti
Si possono impostare orari diversi per settimane diverse?
Sì, l'orario si può impostare per giorno della settimana, a turni o per date specifiche.
Cosa succede agli appuntamenti se un operatore si ammala?
Dopo aver registrato l'assenza, la prenotazione online con quell'operatore si chiude per quei giorni. Gli appuntamenti già esistenti andranno spostati a un altro operatore o in un altro orario.
Gli operatori vedono il proprio orario?
Sì, ogni collaboratore vede la propria agenda nell'area personale.
