Grafik pracy wpływa na wszystko: ilu klientów salon może przyjąć, jak bardzo męczą się pracownicy i w jakich godzinach fotele stoją puste. Mimo to w wielu salonach grafik nadal układa się na czacie lub na kartce, a potem ręcznie przepisuje do terminarza.
Omówimy popularne systemy pracy i to, jak ułożyć grafik wygodny zarówno dla pracowników, jak i dla klientów.
Popularne systemy pracy
Pięć dni w tygodniu
Klasyczny grafik z dwoma dniami wolnymi. Pasuje recepcji i specjalistom pracującym w stałym rytmie. Minus dla salonu: w weekendy, gdy popyt jest najwyższy, pracuje mniej osób.
2/2 lub 3/3
Dwa dni pracy, dwa dni wolne. Najpopularniejszy wariant w salonach z długim dniem pracy, na przykład od 9:00 do 21:00. Salon jest otwarty codziennie, a pracownicy mają czas na odpoczynek.
Grafik indywidualny
Specjalista pracuje w wybrane dni i godziny: na przykład tylko wieczorami w tygodniu i cały dzień w sobotę. Częste u osób, które łączą kilka miejsc pracy lub studiują.
Zmiany
Zmiana poranna i popołudniowa z przekazaniem w połowie dnia. Pozwala wydłużyć pracę salonu do 12-14 godzin bez nadgodzin.
Jak ułożyć grafik, który działa
- Sprawdź popyt. Ustal, w jakie dni i godziny klienci zapisują się najczęściej. Zwykle są to wieczory w tygodniu i sobota.
- Obsadź godziny szczytu. W tych godzinach powinno pracować najwięcej osób.
- Uwzględnij preferencje pracowników. Grafik, w którym nikt nie chce pracować, długo nie przetrwa.
- Zaplanuj urlopy z wyprzedzeniem. Żeby dwie kluczowe osoby nie poszły na urlop w tym samym czasie.
Dlaczego grafik powinien być w systemie rezerwacji
Jeśli grafik żyje osobno od rezerwacji, pojawiają się nakładki: klient zapisany do osoby, która ma wolne, albo rezerwacje online pokazują godziny, w których specjalista już nie pracuje.
Gdy grafik jest ustawiony bezpośrednio w systemie, rezerwacje online pokazują klientom tylko rzeczywiste wolne terminy. W SmartBook służą do tego:
- indywidualne grafiki - według dni tygodnia, zmian lub wybranych dat;
- planowanie urlopów i ewidencja nieobecności - zwolnienia i dni wolne od razu zamykają zapisy;
- wspólny kalendarz zespołu - widać, kto i kiedy pracuje.
Po czym poznać, że grafik jest nietrafiony
- w jednych godzinach brakuje specjalistów, a w innych siedzą bez klientów;
- pracownicy ciągle zamieniają się zmianami i proszą o przesunięcie dni wolnych;
- klienci skarżą się, że do ulubionego specjalisty „nigdy nie ma miejsc”.
Wszystko to widać w raporcie obłożenia: pokaże, gdzie dodać godziny, a gdzie je ograniczyć.
Podsumowanie
Dobry grafik wynika z popytu klientów i uwzględnia preferencje pracowników. A żeby nie rozjeżdżał się z rzeczywistością, warto prowadzić go w tym samym systemie, przez który idą rezerwacje. Wypróbuj SmartBook za darmo i ustaw grafiki zespołu w 20 minut.
Najczęstsze pytania
Czy można ustawić różny grafik na różne tygodnie?
Tak, grafik można ustawić według dni tygodnia, zmian lub konkretnych dat.
Co się dzieje z wizytami, gdy specjalista zachoruje?
Po oznaczeniu nieobecności zapisy online do tej osoby na te dni się zamkną. Istniejące wizyty trzeba będzie przenieść do innego specjalisty lub na inny termin.
Czy pracownicy widzą swój grafik?
Tak, każdy pracownik widzi swój grafik w swoim panelu.
