Die Kundenkartei gehört zu den wertvollsten Dingen, die ein Salon hat. Mitarbeiter können gehen, die Miete kann steigen, aber mit einer Kartei samt Besuchshistorie können Sie sich jederzeit in Erinnerung bringen und Kunden zurückholen. Nur besteht die Kartei in vielen Salons aus Kontakten im Handy der Rezeption und Chatverläufen im Messenger.
Was Sie über Kunden speichern sollten und wie Sie die Kartei so führen, dass sie Ihnen wirklich nützt.
Was in die Kundenkarte gehört
Pflicht
- Name und Telefonnummer;
- Besuchshistorie: Datum, Leistung, Mitarbeiter, Betrag;
- Einwilligung in Terminerinnerungen und Nachrichten.
Nützlich
- Notizen der Mitarbeiterin: Farbrezeptur, Schnittform, Allergien, Vorlieben;
- Tags: „Stammkunde“, „VIP“, „verschiebt oft“, „nur vormittags“.
Besonders wertvoll sind die Notizen. Kommt die Kundin zu jemand anderem oder nach einem halben Jahr wieder, muss sie nicht erneut erklären, was beim letzten Mal gemacht wurde.
Warum die Kartei dem Salon gehören sollte
Liegen die Kontakte nur bei den Mitarbeitern, verliert der Salon mit jedem Weggang auch deren Kunden. Wird die Kartei im System geführt:
- bleibt die gesamte Historie im Salon;
- sieht die Rezeption, wann jemand bei wem war;
- kann jede Mitarbeiterin mit der Kundin weiterarbeiten, weil sie den Verlauf kennt.
Der Zugriff lässt sich dabei aufteilen: Mitarbeiter sehen ihre eigenen Kunden und Termine, die Inhaberin die gesamte Kartei.
Wie die Kartei Umsatz bringt
- Kunden zurückgewinnen. Die Historie zeigt, wer lange nicht da war. Dafür gibt es Segmente und RFM-Analyse.
- Passende Angebote. Wer färben lässt, interessiert sich vielleicht für eine Pflegebehandlung, Stammkunden für ein Paket.
- Weniger Ausfälle. Tags und die Erfassung von Terminausfällen zeigen, wer regelmäßig fehlt.
- Kundenbindung. Punkte und Kaufhistorie liegen in derselben Karte (Bonusprogramm).
Kunden schnell finden
Bei mehreren Hundert Kunden ist das Suchen im Adressbuch mühsam. SmartBook hat eine globale Suche: Kunden finden Sie nach Name oder Telefonnummer aus jedem Bereich des Kontos.
Datenschutz
Die Kundenkartei enthält personenbezogene Daten und unterliegt der DSGVO. Speichern Sie sie in einem geschützten System und nicht in einer offenen Tabelle, auf die alle Zugriff haben. Geben Sie die Daten nicht an Dritte weiter und schicken Sie Nachrichten nur an Kunden, die eingewilligt haben.
Fazit
Eine gute Kundenkartei ist mehr als eine Liste von Telefonnummern: Sie ist die Geschichte jeder Kundin - was sie hatte, bei wem, wie oft und was ihr wichtig ist. So eine Kartei hilft, Kunden zurückzuholen, und hängt nicht davon ab, wer gerade im Team ist. Testen Sie SmartBook kostenlos und führen Sie Ihre Kartei von Anfang an richtig.
Häufige Fragen
Wie übernehme ich Kunden aus Handy oder Terminbuch?
Kunden lassen sich im System anlegen, und die Historie neuer Besuche entsteht automatisch mit jeder Buchung.
Wer im Salon sollte die Kartei pflegen?
Am besten füllt das System die Grunddaten bei der Buchung aus, und die Mitarbeiterin ergänzt nach dem Termin ihre Notizen.
Was tun, wenn jemand die Löschung seiner Daten verlangt?
Die Kundenkarte löschen. Nach DSGVO haben Kunden ein Recht darauf, und es ist gute Praxis, der Bitte sofort nachzukommen.
