Num estúdio de dança, de yoga ou numa escola de línguas, as marcações funcionam de forma diferente de um salão. O cliente não marca com um profissional num horário livre, mas numa turma, para uma aula concreta. As vagas são limitadas, o horário repete-se todas as semanas e parte das pessoas frequenta com pacote.
Se gerir tudo isto numa folha de cálculo e por mensagens, a confusão começa depressa: alguém marca numa turma cheia, alguém aparece sem marcação e os pacotes são contados à mão. Vejamos como organizar as marcações em aulas de grupo.
O que deve constar no horário de uma aula de grupo
- Nome e nível. «Salsa, iniciação» e «Salsa, intermédio» são aulas diferentes.
- Professor e sala. Sobretudo se houver várias salas.
- Número máximo de participantes. Quando as vagas acabam, a marcação deve fechar automaticamente.
- Repetição. Uma aula todas as terças e quintas às 19:00 não deve ter de ser criada de novo todas as semanas.
No SmartBook, isto configura-se na secção marcações de grupo: as aulas de grupo estão no mesmo calendário que as marcações individuais, por isso o professor nunca fica em dois sítios ao mesmo tempo.
Como os clientes marcam
O cliente abre a página de marcação, vê o horário da semana e o número de vagas livres, escolhe a aula e marca. O rececionista não precisa de gerir listas: vê quem vem a cada aula.
É prático quando o cliente pode cancelar ou reagendar sozinho através do link do lembrete. Assim a vaga fica livre e outra pessoa pode ocupá-la.
Pacotes em vez de pagamentos avulsos
Para aulas de grupo, o pacote é o formato mais claro: 8 aulas por mês, 12 aulas em dois meses, e assim por diante. Mas contar à mão as aulas que restam é pouco prático e é fácil enganar-se.
É melhor quando a aula é descontada do pacote automaticamente no momento da marcação. No SmartBook isto funciona através dos pacotes de clientes: um pacote pode incluir aulas de grupo e também serviços normais, como uma aula individual.
Como não perder vagas por causa das faltas
Um lugar vazio numa turma, reservado por alguém que não apareceu, é dinheiro perdido e uma vaga que outra pessoa poderia ter ocupado. O que ajuda:
- um lembrete na véspera da aula;
- cancelamento simples por link;
- uma regra clara do estúdio, que os clientes conhecem de antemão: por exemplo, um cancelamento com menos de 6 horas de antecedência conta como aula dada;
- o registo de faltas, para ver quem falta regularmente.
O que ver nos relatórios
- Taxa de ocupação das turmas. Se uma turma está sempre a 40%, vale a pena mudá-la de horário ou juntá-la a outra.
- Horários populares. Talvez as turmas ao fim do dia estejam lotadas e compense abrir mais uma.
- Ocupação dos professores. Veja análise de ocupação.
Conclusão
Para um estúdio com aulas de grupo, três coisas são essenciais: um horário com limite de vagas, marcação online e controlo automático dos pacotes. Quando funcionam em conjunto, o rececionista não precisa de gerir listas e os clientes veem sempre se há vagas. Experimente o SmartBook grátis e configure a primeira aula de grupo em 10 minutos.
Perguntas frequentes
Posso combinar aulas de grupo e individuais?
Sim. Estão no mesmo calendário, e o sistema não deixa marcar uma aula individual para um professor no horário da sua turma.
E se se inscreverem mais pessoas do que há vagas?
Quando o limite é atingido, a marcação online para essa aula fecha automaticamente.
Serve para uma escola de línguas?
Sim, o funcionamento é o mesmo: turmas por nível, horário, pacotes e aulas individuais.
