Suivi des absences clients (No-show)

Un fauteuil vide à 18:30, ça ressemble à « bon, il n’est pas venu ». Sans statut, ce n’est qu’un trou dans le calendrier. Dans un mois, vous ne distinguerez plus une annulation anticipée d’une personne qui est passée silencieusement à côté. L’absence est un statut à part : le créneau est perdu, le client est connu, le chiffre se calcule.

Dans SmartBook, le rendez-vous est marqué comme absence. Il ne se fait pas passer pour une visite terminée et ne nourrit pas les rapports « comme si la prestation avait été réalisée ». Dans la paie, une telle visite n’entre pas dans la commission. Dans les finances, on la voit parmi les autres statuts, si vous filtrez.

Pourquoi un statut, et pas une suppression

Vous avez supprimé le rendez-vous — vous avez perdu le fait. Vous avez mis « annulé » après coup — vous avez faussé le tableau : une annulation hier soir et un silence ce matin, ce n’est pas la même chose. L’absence dit honnêtement : le temps était retenu, la personne n’était pas là.

• Le calendrier ne ment pas en faisant croire que le créneau « est simplement libre comme s’il n’avait jamais existé ».
• Dans la fiche client, l’historique s’accumule. Deux absences de suite — une raison de prendre un acompte ou de ne plus inscrire que après un appel.
• Les rapports de charge ne confondent pas les prestations réalisées avec les créneaux vides.

Comment travailler sans guerre avec les clients

La première fois — en douceur, rappeler les règles dans un message. La suivante — le dépôt. L’absentéisme répété — limiter la réservation en ligne, ne laisser que via l’administrateur. Le programme pose le statut, la politique, c’est vous qui la fixez.