Report du rendez-vous par le client et le collaborateur

Un report n’est pas une annulation. La personne ne renonce pas à la prestation, le mardi ne lui convient simplement plus. Si on l’oblige à appeler aux heures d’ouverture, une partie ne viendra tout simplement pas. Un lien de report dans l’e-mail ou le message enlève cet appel.

Dans SmartBook, le client peut décaler son rendez-vous lui-même, tant que les règles de l’entreprise le permettent. Le collaborateur déplace le rendez-vous depuis le calendrier : l’ancienne fenêtre se libère, la nouvelle est vérifiée pour les chevauchements et le planning. Pas besoin de supprimer la fiche et d’en recréer une — l’historique client ne se casse pas.

Ce qui arrive au créneau

L’ancien horaire redevient disponible en ligne, s’il peut encore être donné. Le nouveau, le système ne le cédera pas si le praticien est en congé, si le créneau est pris ou si la prestation ne rentre pas dans la fenêtre restante. C’est la même vérification qu’à la première réservation — sans « je mets à l’œil ».

• Le client change la date et l’heure de son rendez-vous, pas celui d’un autre.
• L’administrateur voit le report dans l’historique, il ne devine pas pourquoi le mardi s’est vidé.
• Le commentaire et les données du client restent en place.

Quand mieux vaut ne pas laisser l’auto-report

Colorations complexes, deux praticiens à la suite, cabine sous appareil — parfois il faut un appel. Alors le report reste à l’administrateur. L’auto-report en ligne marche bien sur les prestations types à durée claire.