SmartBook för dansstudior: onlinebokning, scheman och rapporter på ett ställe

Organisera grupp- och individuella lektioner, justera längd och kostnad för lektionerna, hantera scheman för lärare och salar, skicka påminnelser via SMS och Telegram och följ studions nyckeltal utan onödiga samtal och tabeller.

Automatisering för dansstudior och dansskolor

Automatisering för dansstudior och dansskolor

SmartBook är ett molnbaserat system för onlinebokning och administration för dansstudior i alla storlekar — från en enda sal till flera instruktörer. Elever anmäler sig till grupp- eller privatlektioner via ett formulär på webbplatsen eller via sin personliga sida, medan administratörer och instruktörer ser en enhetlig kalender, närvaro, betalningar och rapporter — allt på ett ställe.

Systemet stöder exakta inställningar för lektionstid och prissättning, slot-multiplar (30/45/60/90 minuter), koppling till specifika salar och utrustning, nivåer (Beginner/Intermediate/Advanced) samt åldersgrupper. Det förhindrar schema­krockar, balanserar salarnas beläggning och förenklar planeringen av säsongsintensiver.

Varför dansstudior väljer SmartBook

Varför dansstudior väljer SmartBook

Systemet ökar gruppbeläggningen, minskar uteblivanden och förenklar administrationen genom att automatisera nyckelprocesser:

  • Onlinebokning dygnet runt: visar endast lediga tider enligt lektionslängd, sal och instruktör.
  • Grupp- och privatlektioner: flexibla antagningsregler, platsbegränsning och snabb stängning av anmälan av administratör.
  • Flexibla scheman: per veckodag, skift eller fasta datum för varje sal och instruktör.
  • Roller och behörigheter: instruktör, manager, administratör — endast relevanta avsnitt och rättigheter.
  • Påminnelser: SMS- och Telegram-notiser för bekräftelser, ombokningar och lektionspåminnelser.
  • Betalningar: enstaka pass, kurser/intensiver, fasta eller rörliga priser.
  • Rapportering: närvaro, intäkter, förväntade belopp, instruktörseffektivitet och salarnas beläggning.
  • Elevkort: närvarohistorik, nivå, provlektioner, skulder och anteckningar.
Tydlig beläggning av salar och instruktörer

Tätt schema utan överlapp

SmartBook bygger schemat med respekt för instruktörens slot-multiplar och salens tillgänglighet. Om en lektion är 90 minuter erbjuds endast passande tidsfönster — utan “hängande” luckor på 10–15 minuter mellan lektioner.

Alla ändringar sker i realtid: ombokning, avbokning, förlängning samt byte av instruktör eller sal uppdaterar tillgängligheten direkt och meddelar elever och personal.

För grupplektioner finns platsbegränsning och snabb stängning vid full grupp. För privatlektioner — val av instruktör, nivå och sal utifrån aktuell tillgänglighet och pauser.

Flexibilitet för alla typer av dansverksamhet

Flexibilitet för din studios behov

SmartBook anpassar sig enkelt till dina processer och ditt schema:

  • En sal och en instruktör — igång på 15 minuter.
  • Flera salar i skift — jämn belastning utan konflikter.
  • Grupper efter nivå och ålder — separata regler och prissättning.
  • Kombination av grupp- och privatlektioner per instruktör: reservera timmar för privat och lämna block för grupp.
  • Workshops och intensiver — fasta datum, betalning per kurs eller per pass.
  • Salsuthyrning — tillgänglighetskalender, priser för residenter och gästinstruktörer.

Semestrar, sjukfrånvaro och tekniska pauser hanteras i kalendern — bokningar under dessa perioder är automatiskt blockerade, vilket förhindrar fel och dubbelbokningar.

Fördelar för ägare och administratörer av dansstudio

Fördelar för ägare och administratörer

  • Åtkomst från alla enheter: paneler för admin, manager och instruktör.
  • Säker molnlagring, loggning av åtgärder och rollbaserad åtkomstkontroll.
  • Rapporter per period: närvaro, intäkter, förväntat belopp, snittköp, instruktörseffektivitet.
  • Segmentering: efter instruktör, sal, stil, grupp, elev, lektions­typ och status.
  • Mallar för återkommande klasser och snabba bokningar för ordinarie grupper.
  • SMS- och Telegram-påminnelser — färre uteblivanden och tomma platser.
  • Närvarohantering: markera närvaro/frånvaro, ombokningar enligt studions regler.

Alla nyckeltal på ett ställe: salbeläggning, populära stilar och instruktörer, bokningstrender och intäktsprognoser. Styr studions tillväxt med minimalt antal samtal och manuell samordning.

Användningsfall för dansstudior

Färdiga scenarier för din studio

  • Grupplektioner: fast längd, platsbegränsning, nivåer och ålderskategorier.
  • Privatlektioner (Solo/Duo/Couple): egna slots, priser och val av instruktör.
  • Prova-på-lektion: special-/gratispris, automatisk förslag på närmaste tider.
  • Workshops och intensiver: betalning per kurs eller per pass (utan abonnemang).
  • Förberedelse av koreografier/bröllopsdans: längre pass, checklistor och påminnelser.
  • Salsuthyrning: schema för tillgänglighet, priser för residenter och externa tränare.
  • Teamrepetitioner: återkommande bokningar per veckodag eller fasta datum.

Varje scenario konfigureras på några minuter: ange pris, längd, instruktörer, salar och slot-regler — schemat förblir kompakt och förutsägbart även under högsäsong.

Vanliga frågor

Ja. I SmartBook kan du skapa separata lektioner och grupper (t.ex. “Hip-Hop Beginner 10–13”, “Salsa Intermediate 18+”), ange priser, längder och platsbegränsningar. Eleven ser endast relevanta alternativ och bokar lediga tider.

Varje sal och instruktör kan ha ett individuellt eller delat schema — veckovis, skiftbaserat eller med fasta datum. Pauser, semestrar och sjukfrånvaro markeras i kalendern — bokning är otillgänglig under dessa perioder och tillgängligheten uppdateras i realtid.

Ja. Tilldela rollerna Instruktör, Manager eller Administratör. Instruktören ser sina egna lektioner, bokningar och rapporter. Managern arbetar med alla scheman och rapporter. Administratören hanterar hela systemet.

Ja. SMS- och Telegram-notiser finns: bokningsbekräftelse, ombokning, avbokning och påminnelser före lektion. Detta minskar uteblivanden; systemet registrerar närvaro och hjälper till att analysera gruppers effektivitet.

Rapporter per anställd, sal och period: antal bokningar och besök, elevlista, intäkter, förväntat belopp (framtida bokningar), snittköp och instruktörseffektivitet. Filter finns per stil, grupp, elev och status.

Ja. Bokningsformuläret kan bäddas in via widget (script/iframe) eller användas som direktlänk — perfekt för Instagram*, Facebook*, meddelandeappar och QR-affischer i studion. UTM-taggar stöds för att spåra källor samt separata länkar för grupper och intensiver. *Beroende på respektive plattforms policys.

Redo att lyckas?

Prova gratis och känn skillnaden från dag ett

Starta gratis