Automatisierung für Tanzstudios und Tanzschulen

SmartBook ist ein Cloud-System für Online-Buchung und Verwaltung von Tanzstudios jeder Größe – von einem einzelnen Saal bis zu mehreren Lehrkräften. Schüler melden sich über ein Web-Formular oder ihr persönliches Konto zu Gruppen- oder Privatstunden an, während Administratoren und Lehrkräfte einen einheitlichen Kalender, Anwesenheit, Zahlungen und Berichte sehen – alles an einem Ort.

Das System unterstützt präzise Einstellungen für Dauer und Preis der Stunden, Slot-Vielfache (30/45/60/90 Minuten), Zuordnung zu Räumen und Equipment, Trainingsstufen (Beginner/Intermediate/Advanced) sowie Altersgruppen. So werden Überschneidungen vermieden, die Raumbelegung optimiert und die Planung saisonaler Intensivkurse vereinfacht.

Warum Tanzstudios SmartBook wählen

Das System erhöht die Auslastung von Gruppen, reduziert Nichterscheinen und vereinfacht die Administration durch Automatisierung zentraler Abläufe:

• Online-Buchung 24/7: Es werden nur verfügbare Zeitfenster gemäß Stundendauer, Raum und Lehrkraft angezeigt.
• Gruppen- & Privatstunden: flexible Einschreiberegeln, Platzlimit, schnelles Schließen der Gruppe durch den Admin.
• Flexible Pläne: nach Wochentagen, Schichten oder festen Terminen für jeden Raum und jede Lehrkraft.
• Rollen & Zugriffe: Lehrkraft, Manager, Administrator – nur die nötigen Bereiche und Rechte.
• Erinnerungen: SMS- und Telegram-Benachrichtigungen für Bestätigungen, Umbuchungen und Vorab-Erinnerungen.
• Zahlungen: Einzelstunden, Kurse/Intensives, feste oder variable Preise.
• Berichte: Anwesenheit, Umsatz, erwartete Beträge, Lehrkraft-Effizienz und Raumbelegung.
• Schülerkarte: Anwesenheitshistorie, Level, Probestunden, offene Beträge und Notizen.

Dichter Kalender ohne Überschneidungen

SmartBook baut den Plan unter Einhaltung der Slot-Vielfache der Lehrkraft und der Raumverfügbarkeit. Dauert eine Stunde 90 Minuten, bietet das System nur passende Zeitfenster an und vermeidet 10–15-minütige Leerlauf-Lücken zwischen Kursen.

Alle Änderungen erfolgen in Echtzeit: Umbuchung, Stornierung, Verlängerung, Wechsel von Lehrkraft oder Raum – die Verfügbarkeit aktualisiert sich sofort und Schüler sowie Team werden benachrichtigt.

Für Gruppenstunden gibt es Platzlimits und ein schnelles Schließen der Anmeldung bei Vollbelegung. Für Privatstunden – Auswahl von Lehrkraft, Level und Raum unter Berücksichtigung von Auslastung und Pausen.

Flexibel für die Anforderungen Ihres Studios

SmartBook passt sich schnell an Ihre Abläufe und Ihren Zeitplan an:

• Ein Raum und eine Lehrkraft – Start in 15 Minuten.
• Mehrere Räume im Schichtbetrieb – gleichmäßige Auslastung ohne Konflikte.
• Gruppen nach Level und Alter – eigene Regeln und Preise.
• Kombination aus Gruppen- und Privatstunden je Lehrkraft: Stunden für Einzelunterricht reservieren und Blöcke für Gruppen freihalten.
• Workshops & Intensives – feste Termine, Zahlung pro Kurs oder pro Einheit.
• Raumvermietung – Verfügbarkeitskalender, Tarife für Residents und Gast-Trainer.

Urlaub, Krankheit und technische Pausen werden im Kalender berücksichtigt – Buchungen in diesen Zeiträumen sind automatisch gesperrt, was Fehler und Doppelbuchungen verhindert.

Vorteile für Inhaber und Administratoren

• Zugriff von jedem Gerät: Bereiche für Admin, Manager und Lehrkraft.
• Sichere Cloud-Speicherung, Aktivitätsprotokolle und rollenbasierte Zugriffe.
• Berichte nach Zeitraum: Anwesenheit, Umsatz, erwartete Beträge, Durchschnittsbon, Lehrkraft-Effizienz.
• Segmentierung: nach Lehrkraft, Raum, Stil, Gruppe, Schüler, Stundentyp und Status.
• Vorlagen für wiederkehrende Kurse und Schnellbuchungen für Stammgruppen.
• SMS- und Telegram-Erinnerungen – weniger Nichterscheinen und leere Plätze.
• Anwesenheitserfassung: Präsenz/Fehlzeiten markieren, Umbuchungen nach Studioregeln.

Alle Kennzahlen auf einen Blick: Raumbelegung, beliebte Stile und Lehrkräfte, Buchungsdynamik und Umsatzprognosen. Steuern Sie das Wachstum Ihres Studios mit minimalem Telefon- und Koordinationsaufwand.

Fertige Szenarien für Ihr Studio

• Gruppenkurse: feste Dauer, Platzlimit, Level und Alterskategorien.
• Privatstunden (Solo/Duo/Couple): eigene Slots, Preise und Lehrkraft-Auswahl.
• Probestunde: Sonder- bzw. Gratispreis, automatische Vorschläge der nächsten Slots.
• Workshops & Intensives: Zahlung pro Kurs oder pro Einheit (ohne Abonnements).
• Choreografie-/Hochzeitstanz-Vorbereitung: längere Sessions, Checklisten und Erinnerungen.
• Raumvermietung: Verfügbarkeitsplan, Tarife für Residents und externe Trainer.
• Teamproben: wiederkehrende Buchungen nach Wochentagen oder festen Daten.

Jedes Szenario lässt sich in Minuten konfigurieren: Preis, Dauer, Lehrkräfte, Räume und Slot-Regeln festlegen – der Plan bleibt auch zu Spitzenzeiten kompakt und planbar.